Когда нужно издать приказ о предоставлении учебного отпуска
Статьями 173, 177 ТК РФ предусмотрены дополнительные гарантии тем, кто учится параллельно с работой, например, повышает уровень своего образования. Оплачиваемый учебный отпуск — одна из таких гарантий, позволяющая работающим студентам в срок сдавать зачеты и экзамены, а также защищать дипломные и курсовые работы на разных этапах учебного процесса.
Оформляют отпуск приказом. Форма приказа на учебный отпуск — свободная, но можно использовать унифицированный бланк формы №Т-6. На основании приказа бухгалтерия предприятия начисляет средний заработок за отпускной период, а кадровая служба вносит в табель учета рабочего времени данные об отсутствии работника.
Согласно ТК, оплачиваемый учебный отпуск положен сотруднику, который получает образования впервые. Например, тому, у которого уже есть среднее специальное образование, и он получает высшее. Или тому, кто закончил бакалавриат и обучается в магистратуре. Учебный отпуск, но неоплачиваемый, по закону работодатель обязан предоставить и при получении второго образования одного и того же уровня. Гарантировать оплату и этой категории работников-студентов работодатель вправе своим локальным нормативным актом.
Работодатель обязан предоставить и оплатить отпуск:
- получающим среднее или высшее профессиональное образование по заочной или очно-заочной форме обучения — для сдачи всех переходных сессий и государственных аттестаций;
- получающим основное или среднее образование по очно-заочной форме обучения в заведениях общего назначения — только для итоговых государственных аттестаций;
- стажерам-заочникам, аспирантам, ординаторам — для получения научных степеней и защиты диссертаций + 30 оплачиваемых дней отпуска в течение рабочего года.
Длительность отпуска определяется принадлежностью к определенной академической категории.
На время учебного отпуска за сотрудником, который получает данный уровень образования впервые, обязательно сохраняют место работы и средний заработок. При расчёте этого показателя учитывайте не только установленный по должности оклад, но и виды премий, предусмотренные системой оплаты труда.
Если сотрудник одновременно учится в двух и более учебных заведениях, получить предусмотренные трудовым законодательством гарантии он вправе только по одному из мест учебы по своему выбору.
На каком основании составляют приказ о предоставлении ученического отпуска
Приказ на учебный отпуск издают на основании заявления сотрудника и справки-вызова из учебного заведения, в котором он обучается. Заявление составляют в свободной или предложенной работодателем форме. Нужно указать точные даты начала и окончания учебного отпуска, общую его продолжительность в календарных днях, а также полное наименование вуза, техникума или иного учебного заведения, в котором заявитель будет проходить аттестацию, защиту дипломной работы и т.д.
Справку-вызов прикладывают к заявлению. Это стандартный документ, выданный деканатом или секретариатом образовательной организации. Справка подтверждает, что студент допущен к сдаче экзаменов или другому отчетному этапу в процессе обучения. Внимательно ознакомившись с ней и убедившись, что у работника действительно есть право на оплачиваемые выходные дни для решения академических вопросов, переходите к разработке соответствующего приказа.
Как оформить и заверить приказ на учебный отпуск: образец
Как и другие «отпускные» распоряжения, приказ на учебный отпуск с сохранением заработной платы образец чаще всего оформляют на унифицированном бланке №Т-6. Но, если организация отказалась от применения бланков Госкомстата в кадровой практике, используйте форму, утвержденную работодателем. Каким бы ни был выбранный подход, и приказ по самостоятельной форме, и приказ на учебный отпуск форма Т-6, образец должен содержать обязательные реквизиты по ГОСТ:
- ФИО сотрудника;
- структурное подразделение;
- должность;
- вид отпуска;
- количество календарных дней отпуска;
- даты, заверительные подписи.
Приказ на учебный отпуск нужно оформить, как минимум, за три календарных дня до его начала — сотрудник должен успеть получить отпускные.
Заполните «шапку». Укажите наименование организации-работодателя, коды ОКУД и ОКПО, дату составления документа и присвоенный ему регистрационный номер.
Укажите сведения о сотруднике, которому предоставляется отпуск: фамилию, имя и отчество, табельный номер, занимаемую должность и структурное подразделение.
Укажите тип предоставляемого отпуска. Раздел «А» формы №Т-6, предназначенный только для сведений о ежегодных оплачиваемых отпусках, оставьте незаполненным и сразу переходите к заполнению раздела «Б». Напишите, что работнику предоставляется дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, а в скобках уточните, что речь идет именно о целевом учебном отпуске. Ниже отразите даты его начала и завершения, а также общую продолжительность в календарных (не рабочих!) днях. Даты вносятся исходя из предоставленной сотрудником справки-вызова.
Прежде чем перенести данные из справки и заявления в приказ, сверьте их с предельной длительностью оплачиваемого учебного отпуска (статьи 173, 174 и 176 ТК РФ). Если в заявлении и справке указано большее количество календарных дней, чем положено сотруднику за текущий учебный год, все дни, выходящие за пределы нормы, предоставьте без сохранения зарплаты и не забудьте отразить это в документе.
Заполните итоговый раздел «В». Здесь указывается общее количество отпускных дней, предоставленных сотруднику, дата ухода в отпуск и дата его окончания.
Заверьте приказ подписью руководителя организации (или иного должностного лица, уполномоченного подписывать распорядительные документы). Если компания использует печать в работе, добавьте ее к числу заверительных реквизитов.
Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись. Рядом проставьте дату ознакомления. Так вы сможете доказать, что в срок отреагировали на полученное заявление и предоставили отпуск по всем правилам.
Срок хранения приказа на отпуск
После того, как сотрудник ознакомится с приказом на учебный отпуск, подшейте его в дело с приказами, а по завершении календарного года передайте в архив. Для приказов на учебный отпуск срок хранения составляет 5 лет. Отсчет срока начинается с 1 января года, следующего за годом издания распоряжения. В случае, когда работнику был оформлен административный отпуск, то такой приказ, изданный в 2022 году, нужно хранить 50 лет.
Подводим итоги
Учебный отпуск предоставляют работникам, совмещающим работу и учебу, на основании письменного заявления с приложенной справкой-вызовом, выданной образовательным учреждением. Именно справка подтверждает необходимость освобождения от работы на время сдачи переходных экзаменов или зачетов, защиты дипломной работы, государственной аттестации. Чтобы предоставить отпуск по всем правилам и подтвердить, что отсутствие сотрудника на рабочем месте не расценивается работодателем как прогул, издайте приказ по форме №Т-6 или на бланке, применяемом локально.