Многие работодатели поощряют работников коллективно — целыми отделами или всем штатом сразу. Рассмотрим, каким документом можно оформить награждение одновременно нескольких сотрудников и приведем его образец.
Что лучше: форма Т-11 или Т-11а?
При награждении сотрудников работодатель может использовать унифицированные формы приказов о поощрении: Т-11 и Т-11а. Если по каким-то причинам типовой бланк не подходит, можно разработать свой — закон это не запрещает.
Во избежание возможных ошибок лучше использовать унифицированную форму приказа о поощрении, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Различие между формами Т-11 и Т-11а в том, что первая используется для поощрения одного сотрудника, а вторая — для награждения нескольких. В остальном оба этих бланка идентичны.
Особенности применения формы Т-11а
Использование формы Т-11а имеет и свои нюансы. Рассмотрим их.
Применение одного типа поощрения ко всем сотрудникам
Бланк формы Т-11а предусматривает возможность награждения всех сотрудников одним или несколькими типами поощрения. То есть в приказе прописывается вид мотивации персонала, например, премия и всем сотрудникам, указанным в документе, она назначаются.
Если поощрения для каждого сотрудника разные, то нужно либо изменить бланк, добавив в таблицу с перечнем работников графу «вид поощрения», либо использовать форму Т-11 отдельно по каждому работнику.
Заполнение всех реквизитов документа
Если какие-либо строки не заполнены (особенно те, в которых указывается мотив и основание поощрения), налоговики могут признать расходы на выплату поощрения необоснованными. Это же касается и графы 6, содержащей сведения об ознакомлении работников с приказом.
Ознакомление работников с приказом
Самый простой способ ознакомления — обход всех поощряемых сотрудников и сбор их подписей. Но он несет риски, так как связан с распространением персональных данных. Размер премии — разновидность этих данных, и работник может предъявить претензии из-за того, что его коллеги узнали эту информацию.
Чтобы этого не допустить можно поступить следующим образом:
- закрыть ФИО других работников бумагой;
- дать сотруднику на подпись не сам приказ, а лист ознакомления.
Оба варианта законны. Но первый по многим причинам неэтичен, не всегда комфортен для представителя кадровой службы.
Второй основан на устном объявлении текста приказа — по аналогии с объявлением приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). То, что «объявление» должно производиться под роспись, не означает, что роспись должна проставляться на «объявляемом» документе: ее работодатель может принять и на отдельный лист — об ознакомлении с приказом.
Роструд или ФНС смогут без труда установить взаимосвязь между приказом и листом об ознакомлении, поскольку второй документ будет выступать приложением к первому. В листе ознакомления нужно отразить:
- перечень поощряемых работников (ФИО и должности);
- дату ознакомления каждого работника с документом;
- реквизиты приказа.
Правомерность использования листов ознакомления с внутренними документами организации подтверждают и суды (Определение Липецкого облсуда от 17.01.2011 № 33-62/2011, Решение Северского горсуда Томской области от 13.12.2013 № 2-1293).
Отказ работника от ознакомления с приказом оформляется актом
Работник может отказаться от подписания приказа (листа ознакомления с ним). Если налоговая узнает об этом, она скорее всего откажет во включении затрат на поощрение в расходы по налогу на прибыль.
Чтобы снизить риск возникновения такой ситуации, нужно составить акт об отказе сотрудника подписать приказ о поощрении (лист ознакомления с ним). В акте указывается:
- дата объявления работнику приказа о поощрении;
- реквизиты приказа;
- ФИО и должность поощряемого сотрудника;
- ФИО и должности лиц, в чьем присутствии объявлен приказ;
- факт отказа работника от письменного ознакомления с приказом;
- подписи лиц, удостоверивших факт отказа.
Если работник отказывается подписать акт, об этом также делается пометка в документе.
Образец приказа Т-11а
Основанием составления этого документа выступает представление о поощрении, ходатайство или служебная записка. В ней непосредственный руководитель объясняет причины, по которым считает необходимым премировать сотрудников своего отдела (подразделения).
В приказ нужно внести следующие сведения:
- наименование организации;
- реквизиты документа;
- мотив (причину) поощрения;
- вид поощрения (премия, ценный подарок, благодарность);
- полные ФИО сотрудников;
- должность и структурное подразделение;
- размер премии;
- основание для поощрения (представление, служебная записка, ходатайство).
После составления приказ подписывается руководителем и доводится до сведения всех сотрудников, указанных в нем. Данные о поощрении вносятся в личные карточки работников и трудовые книжки (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Подводим итоги
- Унифицированная форма приказа используется, когда нужно наградить нескольких сотрудников.
- Подпись об ознакомлении с документом сотрудник может поставить в самом приказе или на отдельном листе.
- Если работник отказывается от подписи, подтверждающей ознакомление, лучше составить соответствующий акт.
- Данные о награждении нужно внести в личную карточку и трудовую книжку каждого из поощренных сотрудников.