Кадровое делопроизводство

Порядок присвоения табельного номера работнику

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Каждый человек, трудящийся в крупной и средней организации, имеет свой уникальный цифровой код. Расскажем о том, как присвоить табельный номер новому сотруднику.

Что такое табельный номер

Впервые о табельном номере было упомянуто в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ от 27.04.1973. В действующих НПА в трудовой сфере нет конкретного определения табельному номеру. Из самого термина понятно, что это цифровой код — специальный, индивидуальный.

Оформление работника в штат компании сопровождается присвоением ему уникального числового кода — табельного номера. По нему легко идентифицировать работника в штате.

Этот реквизит является внутренним кодом сотрудника и указывается во всех кадровых документах, составленных по унифицированным формам (в приказе о приеме на работу, графике отпусков, личной карточке и т. д.). Он не повторяется, сопровождает сотрудника и остается неизменным до его увольнения.

Обязан ли работодатель присваивать табельные номера?

Обязанность работодателей по ведению кадрового учета с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена. Маленькие компании не всегда ведут учет работников с закреплением табельных номеров, в средних и крупных — без него не обойтись. А в компаниях с многотысячным коллективом обязанность по присвоению и закреплению за трудящимися уникальных номеров может быть возложена на отдельного работника, например, табельщика.

Ведение кадрового делопроизводства с присвоением уникальных номеров работникам имеет свои плюсы:

  • проще поиск информации о работнике (явках, отсутствиях, больничных, зарплате и т. д.);
  • бухгалтеру легче обрабатывать и фиксировать сведения о перемещениях работников;
  • дополнительная идентификация сотрудников с одинаковой фамилией.
Читайте также:  Табель учета рабочего времени (форма Т-13): образец

Как присваивается табельный номер

Требования к табельной нумерации трудовым законодательством не установлены. Процедура нумерации может быть разработана, утверждена и зафиксирована работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ). Единого порядка табельной нумерации нет, и в разных компаниях он может различаться.

Создание, регистрация и закрепление табельных номеров осуществляется в отношении всех работников, чьи трудовые книжки хранятся у работодателя, вне зависимости от того, является ли эта работа основной или совмещаемой, на полный рабочий день или нет. В отношении трудящихся по договорам ГПХ табельные номера не заводятся.

Начинается отсчет табельных номеров со значения «1» и увеличивается по мере набора персонала в организацию. Для обозначения и написания номеров никакие другие символы, кроме арабских цифр, не допускаются.

Для недопущения ошибок при присвоении табельных номеров следует соблюдать ряд рекомендаций:

  • назначьте ответственного за табельную нумерацию;
  • закрепите за новым сотрудником табельный номер в момент его трудоустройства или в первый рабочий день;
  • пропишите табельный номер в приказе о приеме на работу;
  • соблюдайте последовательность и хронологический порядок;
  • не допускайте пропуска номеров;
  • уведомите работника о его табельном номере.
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

В компаниях, ведущих кадровый учет в специальных программах, нумерация работников происходит автоматически при введении и сохранении данных нового сотрудника. При переходе на новое программное обеспечение изменение табельных номеров недопустимо.

Читайте также:  Бланки штатного расписания: excel и ворд

Процедура регистрации номера:

  • Шаг 1: при оформлении в штат новобранца запросите у ответственного сотрудника свободный цифровой код.
  • Шаг 2: внесите присвоенный номер в приказ и личную карточку.
  • Шаг 3: внесите в журнал учета табельных номеров информацию о новом сотруднике и соответствующем табельном номере.

Табельный номер при повторном приеме на работу

На протяжении всей трудовой деятельности в компании табельный номер работника остается неизменным. Не рекомендуется его занимать и в течение 1-2 лет после увольнения сотрудника.

Если уволившийся человек возвращается в компанию, работодатель вправе самостоятельно решить присвоить ему новый номер или оставить присвоенный первоначально. На практике работодатели выбирают первый вариант: это позволяет бухгалтерам при расчете зарплаты, а также при ведении персонифицированного учета не путать информацию о работниках в разные периоды его работы в компании.

Подводим итоги

  • Табельный номер — присваиваемая работнику уникальная комбинация арабских цифр.
  • Законодательного определения и порядка учета табельных номеров нет. Компании утверждают этот порядок самостоятельно.
  • Обязанность работодателей по ведению кадрового делопроизводства с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена, но это существенно упрощает идентификацию работников.
  • Обязательно отразите табельный номер в приказе о приеме на работу.
  • При вторичном трудоустройстве в компанию одного и того же лица табельный номер может быть сохранен прежним или присвоен заново.
Теги: #прием на работу #табель #табельный номер

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии