Каждый человек, трудящийся в крупной и средней организации, имеет свой уникальный цифровой код. Расскажем о том, как присвоить табельный номер новому сотруднику.
Что такое табельный номер
Впервые о табельном номере было упомянуто в Письме Госкомтруда СССР № 75-АБ от 27.04.1973. В действующих НПА в трудовой сфере нет конкретного определения табельному номеру. Из самого термина понятно, что это цифровой код — специальный, индивидуальный.
Оформление работника в штат компании сопровождается присвоением ему уникального числового кода — табельного номера. По нему легко идентифицировать работника в штате.
Обязан ли работодатель присваивать табельные номера?
Обязанность работодателей по ведению кадрового учета с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена. Маленькие компании не всегда ведут учет работников с закреплением табельных номеров, в средних и крупных — без него не обойтись. А в компаниях с многотысячным коллективом обязанность по присвоению и закреплению за трудящимися уникальных номеров может быть возложена на отдельного работника, например, табельщика.
Ведение кадрового делопроизводства с присвоением уникальных номеров работникам имеет свои плюсы:
- проще поиск информации о работнике (явках, отсутствиях, больничных, зарплате и т. д.);
- бухгалтеру легче обрабатывать и фиксировать сведения о перемещениях работников;
- дополнительная идентификация сотрудников с одинаковой фамилией.
Как присваивается табельный номер
Требования к табельной нумерации трудовым законодательством не установлены. Процедура нумерации может быть разработана, утверждена и зафиксирована работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ). Единого порядка табельной нумерации нет, и в разных компаниях он может различаться.
Создание, регистрация и закрепление табельных номеров осуществляется в отношении всех работников, чьи трудовые книжки хранятся у работодателя, вне зависимости от того, является ли эта работа основной или совмещаемой, на полный рабочий день или нет. В отношении трудящихся по договорам ГПХ табельные номера не заводятся.
Начинается отсчет табельных номеров со значения «1» и увеличивается по мере набора персонала в организацию. Для обозначения и написания номеров никакие другие символы, кроме арабских цифр, не допускаются.
Для недопущения ошибок при присвоении табельных номеров следует соблюдать ряд рекомендаций:
- назначьте ответственного за табельную нумерацию;
- закрепите за новым сотрудником табельный номер в момент его трудоустройства или в первый рабочий день;
- пропишите табельный номер в приказе о приеме на работу;
- соблюдайте последовательность и хронологический порядок;
- не допускайте пропуска номеров;
- уведомите работника о его табельном номере.
В компаниях, ведущих кадровый учет в специальных программах, нумерация работников происходит автоматически при введении и сохранении данных нового сотрудника. При переходе на новое программное обеспечение изменение табельных номеров недопустимо.
Процедура регистрации номера:
- Шаг 1: при оформлении в штат новобранца запросите у ответственного сотрудника свободный цифровой код.
- Шаг 2: внесите присвоенный номер в приказ и личную карточку.
- Шаг 3: внесите в журнал учета табельных номеров информацию о новом сотруднике и соответствующем табельном номере.
Табельный номер при повторном приеме на работу
На протяжении всей трудовой деятельности в компании табельный номер работника остается неизменным. Не рекомендуется его занимать и в течение 1-2 лет после увольнения сотрудника.
Если уволившийся человек возвращается в компанию, работодатель вправе самостоятельно решить присвоить ему новый номер или оставить присвоенный первоначально. На практике работодатели выбирают первый вариант: это позволяет бухгалтерам при расчете зарплаты, а также при ведении персонифицированного учета не путать информацию о работниках в разные периоды его работы в компании.
Подводим итоги
- Табельный номер — присваиваемая работнику уникальная комбинация арабских цифр.
- Законодательного определения и порядка учета табельных номеров нет. Компании утверждают этот порядок самостоятельно.
- Обязанность работодателей по ведению кадрового делопроизводства с использованием табельной нумерации законодательно не закреплена, но это существенно упрощает идентификацию работников.
- Обязательно отразите табельный номер в приказе о приеме на работу.
- При вторичном трудоустройстве в компанию одного и того же лица табельный номер может быть сохранен прежним или присвоен заново.