Оплата такси для служебных целей — привычный расход в отдельных компаниях. Без этого сложно обойтись командировочным сотрудникам, а иногда невозможно организовать производственные процессы. Востребованы услуги такси и в коронавирусный период. Но налоговики стремятся снять подобные расходы под предлогом их экономической неоправданности или недостаточной документальной подтвержденности. Как отразить эти расходы в учете и отстоять перед контролерами, узнайте из нашего материала.
Что не так с расходами на такси?
К расходам на такси налоговые инспекторы относятся настороженно. Дело в том, что в п. 26 ст. 270 НК РФ озвучено общее правило — в «прибыльных» расходах издержки работодателя на проезд работников к месту работы и обратно не учитываются.
Сложность признания таких издержек состоит и в том, что напрямую они не поименованы в списке разрешенных расходов, которые прописаны для ОСНО в гл. 25 НК РФ, а для доходно-расходной упрощенки в гл. 26 НК РФ.
Про большинство остальных спецрежимников (применяющих УСН с базой «доходы», ЕНВД, ПСН) речь вообще не ведется — они могут перевозить сотрудников на такси исключительно за свой счет.
Налоговики считают расходы на такси излишеством. Хотя тот же п. 26 ст. 270 НК РФ имеет существенную оговорку — расходы на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно не запрещено учитывать в налоговом учете (НУ), если необходимость такой перевозки:
- продиктована технологическими особенностями производства;
- оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре.
В 2020 году расходы на такси стали возникать чаще — работодатели столкнулись с необходимостью персональных перевозок сотрудников на такси к месту работы и обратно в связи с пандемией коронавируса. Можно ли эти расходы признать в НУ? Законодательство прямого ответа не дает. Но не торопитесь исключать их из списка налоговых расходов, пока не прочтете наш материал.
Три обязательных условия для признания расходов на такси в налоговом учете
Эти условия прописаны в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Условие 1. Обоснуйте расходы на такси
Запастись грамотным экономическим обоснованием расходов на такси желательно еще до прихода контролеров, а именно:
- оформить приказ/распоряжение или иной локальный акт, где привести список сотрудников, которым разрешены поездки на такси, а также перечислить причины, по которым допустимо использовать такси в служебных целях;
- ввести в компании обязательный порядок заполнения специального журнала поездок сотрудников на такси, в котором фиксируется цель поездки и маршрут передвижения.
Обосновать расходы помогут и такие документы, как описание специфики производства, при котором перемещение сотрудников возможно только на такси, оценка степени географического, климатического, санитарно-гигиенического или иного влияния на необходимость применения именно этого вида транспорта для доставки сотрудников.
Условие 2. Соберите подтверждающие документы
Их набор зависит от разных факторов:
- способа заказа такси, формы оплаты за услуги (безналичной со счета работника или работодателя, наличными средствами, по договору работодателя с транспортной компанией);
- вида платежного документа (бумажные или электронные кассовые чеки, квитанции об оплате);
- и др.
Вместе с документом об оплате услуг такси сотруднику необходимо представить работодателю служебную записку с описанием служебного характера поездки, маршрута следования с пунктами отправления и назначения, а также суммой и временем поездки, которые совпадают с данными электронного кассового чека — это косвенно подтвердит экономическую обоснованность расхода.
Если расходы на такси произошли в командировке, в качестве подтверждающих бумаг выступают авансовый отчет сотрудника с приложением платежных и иных документов.
Условие 3. Подтвердите, что расходы на такси связаны с деятельностью, направленной на получение дохода
Здесь снова понадобятся документы. Это могут быть приказы о направлении сотрудников в служебную командировку, графики работы сотрудников (если причина их доставки в компанию связана с режимом ее работы или спецификой технологических процессов), иные доказательства.
Упрощенцы с базой «доходы минус расходы» при признании расходов на такси также обязаны соблюдать указанные условия (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Минфин и ФНС о расходах на такси
Чиновники финансового ведомства регулярно высказываются о порядке учета расходов на оплату услуг такси для проезда сотрудников в служебных целях.
Их рекомендации по учету расходов на такси:
- расходы на такси в НУ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ, письма Минфина от 25.03.2020 № 03-03-07/23568, от 20.10.2017 № 03-03-06/1/68839 и др.);
- НДФЛ и страховыми взносами такие суммы не облагаются (п. 2 ст. 422 НК РФ, письма Минфина от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@).
Позиция Минфина не всегда совпадает с мнением контролеров, которые норовят исключить расходы на такси из налоговых расходов вне зависимости от наличия или отсутствия соответствующих формулировок в трудовом или коллективном договоре (письма УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976, от 27.01.2006 № 20-12/5434).
Следует также учесть, что суммы, потраченные на оплату такси не в служебных, а в личных целях сотрудника, подлежат обложению НДФЛ — как доход, полученный им в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письма Минфина от 20.03.2017 № 03-04-06/15815, ФНС от 15.05.2019 № БС-4-11/9002).
Грамотно обосновать расходы на такси поможет материал, размещенный в системе Консультант+.
Бухгалтерский учет расходов на такси
Расходы на такси отражаются в бухучете как расходы по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).
Записи на счетах бухучета производятся на основании документов (авансовых отчетов, служебных записок сотрудников с приложенными маршрутами передвижений, чеков, квитанций и т. д.).
Корреспонденция счетов:
| Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 20 (26, 44) | 60 | Признаны расходы на служебные поездки сотрудников на такси, когда договор с службой такси заключает компания |
| 20 (26, 44) | 71 | Отражены расходы на такси, осуществленные сотрудником в командировке или в иных целях (в качестве представительских расходов, в связи с выполнением служебных обязанностей и т. д.) |
Расходы на такси и коронавирус
Расходы на оплату услуг такси для доставки сотрудников в офис и обратно востребованы и оправданы в условиях пандемии коронавируса. Такой способ передвижения позволяет минимизировать многочисленные контакты, которые неизбежны в общественном транспорте и потенциально представляют угрозу для здоровья сотрудников.
Казалось бы, целесообразность таких расходов во время эпидемии очевидна. При этом есть одно «но» — Правительство РФ не включило такой вид издержек работодателя в разрешенные «коронавирусные» расходы, как это было сделано с расходами на дезинфекцию помещений, покупку для сотрудников спецодежды и СИЗ, приборов и лабораторного оборудования (п. 2, п. 3 ст. 1 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ «О внесении изменений…»).
Главный аргумент — применение такси позволяет работодателям выполнить предписания органов власти в условиях распространения инфекции (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Постановление Главного государственного врача РФ от 18.03.2020 № 7).
Нелишне и издание приказа (распоряжения, положения) о введении в компании профилактических мер по COVID-19, где будут перечислены все проводимые в вашей организации мероприятия, включая доставку сотрудников на такси до места работы и обратно.
Что касается НДФЛ и страховых взносов с сумм компенсаций работникам оплаты проезда в такси — в такой ситуации безопаснее их начислить (письма Минфина от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414). Дело в том, что НК РФ не освобождает подобные суммы от подоходного налога и взносов (ст. 217, 422 НК РФ). А строгого запрета на использование общественного транспорта в период коронавируса нет, то есть сотрудники могут добираться до работы любым доступным способом и без участия такси.
Узнайте, какие льготы может получить любая компания или ИП
Оформите доступ на 2 дняПодводим итоги
Расходы на такси:
- разрешается признавать в учете, если необходимость перевозки сотрудников данным видом транспорта продиктована технологическими особенностями производства или оговорена в трудовом договоре с конкретным работником и/или в коллективном договоре (п. 26 ст. 270 НК РФ);
- признаются в учете при одновременном выполнении 3 обязательных условий: экономической обоснованности, документальной подтвержденности и направленности на получении дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
- в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), в бухучете — к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
- могут вызывать претензии налоговых инспекторов, поэтому требуют кропотливости при разработке соответствующих локальных актов и сбору необходимых документальных подтверждений, в том числе дополнительных обоснований при использовании такси в период коронавируса.