Вкладыш к трудовой книжке является бланком строгой отчетности и выдается он в особом порядке — по заявке работника, ответственного за ведение трудовых книжек. До 01.09.2021 выданные вкладыши работодателю нужно было регистрировать в книге утвержденной формы. Но постановление Минтруда, которым была утверждена форма книги, с указанной даты утратило силу. Расскажем, где и как работодателям теперь регистрировать вкладыши к трудовым книжкам.
Что изменилось в порядке регистрации вкладышей в трудовые книжки после 1 сентября 2021
С 01.09.2021 вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил, утв. Приказом № 320н).
Желательно вместе с формой разработать и инструкцию по заполнению журнала учета, чтобы он заполнялся по единым правилам вне зависимости от того, кто назначен ответственным по его оформлению в разные периоды работы компании (об этом — далее).
Форма журнала регистрации вкладышей к трудовым книжкам
Для регистрации вкладышей отдельный учетный документ не заводится. Необходимые сведения включаются в единый журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
При разработке формы журнала и инструкции по его заполнению работодателю следует учесть немногочисленные разъяснения по этому вопросу из Приказа № 320н:
- в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей указываются трудовые книжки, принятые от работников при их поступлении на работу, также трудовые книжки и вкладыши, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;
- книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании/ИП, печатью (при наличии).
Новый порядок не требует с 01.09.2021 скреплять учетный регистр сургучной печатью или пломбировать.
Если работодателя устраивает применявшаяся ранее форма журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей в них из Приложения 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69, закон не запрещает взять ее за основу при разработке своей формы. В нее можно добавить нужные графы или удалить лишние, заменить формулировку граф.
Вот как выглядит один из вариантов такой самостоятельно разработанной формы журнала по учету трудовых книжек и вкладышей к ним:
Форма журнала учета Скачать
Инструкция по регистрации вкладышей
Инструкцию по регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель тоже разрабатывает сам, как и форму журнала по учету их выдачи. В качестве примера приведем общие правила заполнения журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним:
- на титульном листе укажите название компании и дату начала ведения книги;
- страницы журнала пронумеруйте сквозным образом, прошнуруйте и заверьте подписью руководителя и печатью (при ее наличии);
- графы журнала заполняйте вручную чернилами синего или черного цвета;
- при необходимости исправить неверную запись, в следующей строке (под ошибочной записью) сделайте надпись «Запись за № ___ считать недействительной». Верную запись внесите в следующую строку журнала со следующим номером в хронологическом порядке, заверив подписью ответственного лица. Не применяйте для исправления зачеркивание и корректирующую жидкость.
Если решено сохранить неизменной общую структуру журнала по учету движения трудовых книжек и вкладышей к ним (уточнив отдельные формулировки в названии граф), можно предложить следующую инструкцию по заполнению:
| Графа книги (журнала) | Порядок заполнения |
| Графа 1 «Номер п/п» | Укажите порядковый номер вкладыша или трудовой книжки в хронологическом порядке.
Если новый вкладыш выдается работнику при приеме на работу, запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа |
| Графы 2-4 «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее» | Запишите арабскими цифрами дату (число/месяц/год) трудоустройства работника из приказа о приеме на работу в формате: 00 (день) 00 (месяц) 0000 (год) |
| Графа 5 «Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки» | Укажите фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений |
| Графа 6 «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее» | Перепишите из бланка серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее.
Для бланков, изданных в 1938-1973 годах (без номеров), в этой графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных позднее указывается двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер |
| Графа 7 «Должность работника — владельца трудовой книжки или вкладыша в нее» | Укажите должность принятого сотрудника в формулировке, указанной в штатном расписании |
| Графа 8 «Наименование места работы, куда принят работник» | Внесите название отдела или подразделения по штатному расписанию, куда принимается работник |
| Графа 9 «Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу» | Отразите календарную дату и регистрационный номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (о приеме на работу, выдаче новой трудовой книжки или вкладыша) |
| Графа 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку или новый вкладыш» | Графа предназначена для проставления подписи ответственным работником, подтверждающая принятие или заполнение им трудовой книжки книжки/вкладыша |
| Графа 11 «Сумма (в рублях)» | Графа предназначена для отражения полученных от работников денежных средств за выдачу бланков трудовых книжек или вкладышей в них.
Заполните эту графу только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных новых вкладышей. В остальных случаях проставьте прочерк |
| Графа 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении» | Впишите дату выдачу на руки трудовой книжки, если работник уволился |
| Графа 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» | Графа предназначена для проставления работником личной подписи при получении трудовой книжки при увольнении |
Чтобы журналу учета придать официальный характер, работодателю следует утвердить его форму и инструкцию по заполнению отдельным распоряжением, а затем ознакомить с ним причастных работников.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите образец заполнения книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей к ним (доступ бесплатный).
Что не прописали в новых правилах регистрации вкладышей
Правила обновили, но не прописали в них детально, как работодателю регистрировать вкладыш к трудовой книжке в разных ситуациях, когда:
- работодатель заводит новый вкладыш к трудовой книжке и сам вшивает его в книжку;
- работник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку с уже вшитым в нее вкладышем.
С первой ситуацией понятно: работодатель должен зарегистрировать вкладыш в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Порядка, утв. Приказом № 320н). Регистрируется вкладыш в журнале учета отдельной строкой (ответ экспертов сайта Онлайнинспекция.рф).
Вторая ситуация не так однозначна и среди практикующих кадровиков мнения расходятся, как регистрировать в журнале учета такие вкладыши. Часть кадровиков считают, что, если вкладыш уже вшит в книжку прежним работодателем, регистрировать его отдельной строкой в журнале учета у нового работодателя при приеме на работу нет оснований. Их вывод основан на следующем: на бланке вкладыша отмечено, что без трудовой книжки он не действителен и в п. 32 нового Порядка (утв. Приказом № 320н) указано, что вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. В связи с этим в журнале учета при приеме сотрудника на работу достаточно зарегистрировать только трудовую книжку.
Другие кадровики считают, что нужно заносить в журнал учета серию и номер вшитого в книжку вкладыша, размещая эти сведения в одной строке с серией и номером трудовой книжки.
Специалисты портала Онлайнинспекция.рф в разное время высказывали возможность применения обоих вариантов:
- регистрировать в книге учета только трудовую книжку (ответ на вопрос № 89296).
- регистрировать в книге учета серию и номер трудовой книжки, а также серию и номер вкладыша, вшитого в него (ответ на вопрос № 95052).
Получается любой вариант допустим в условиях отсутствия официального порядка, закрепленного нормативным документом. Порядок регистрации вкладышей работодатель прописывает в самостоятельно разработанной и утвержденной инструкции по заполнению журнала учета.
Подводим итоги
- Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он начал действовать с 01.09.2021.
- Вкладыши к трудовым книжкам, выданные работодателями, по-прежнему нужно регистрировать в отдельном журнале (книге) движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форму книги учета работодатель разрабатывает самостоятельно с учетом требований Приказа № 320н.