Регистрация вкладышей в трудовые книжки после 1 сентября 2021

Вкладыш к трудовой книжке является бланком строгой отчетности и выдается он в особом порядке — по заявке работника, ответственного за ведение трудовых книжек. До 01.09.2021 выданные вкладыши работодателю нужно было регистрировать в книге утвержденной формы. Но постановление Минтруда, которым была утверждена форма книги, с указанной даты утратило силу. Расскажем, где и как работодателям теперь регистрировать вкладыши к трудовым книжкам.

Что изменилось в порядке регистрации вкладышей в трудовые книжки после 1 сентября 2021

С 01.09.2021 вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил, утв. Приказом № 320н).

Таким образом, работодателю по-прежнему нужно регистрировать трудовые книжки и вкладыши в отдельном журнале (книге). Причем форму такого журнала ему нужно разработать самому (п. 40 Правил, утв. Приказом № 320н).

Желательно вместе с формой разработать и инструкцию по заполнению журнала учета, чтобы он заполнялся по единым правилам вне зависимости от того, кто назначен ответственным по его оформлению в разные периоды работы компании (об этом — далее).

Форма журнала регистрации вкладышей к трудовым книжкам

Для регистрации вкладышей отдельный учетный документ не заводится. Необходимые сведения включаются в единый журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При разработке формы журнала и инструкции по его заполнению работодателю следует учесть немногочисленные разъяснения по этому вопросу из Приказа № 320н:

  • в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей указываются трудовые книжки, принятые от работников при их поступлении на работу, также трудовые книжки и вкладыши, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;
  • книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании/ИП, печатью (при наличии).

Новый порядок не требует с 01.09.2021 скреплять учетный регистр сургучной печатью или пломбировать.

Если работодателя устраивает применявшаяся ранее форма журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей в них из Приложения 3 к Постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69, закон не запрещает взять ее за основу при разработке своей формы. В нее можно добавить нужные графы или удалить лишние, заменить формулировку граф.

Вот как выглядит один из вариантов такой самостоятельно разработанной формы журнала по учету трудовых книжек и вкладышей к ним:

Форма журнала учета Скачать

Инструкция по регистрации вкладышей

Инструкцию по регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель тоже разрабатывает сам, как и форму журнала по учету их выдачи. В качестве примера приведем общие правила заполнения журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним:

  • на титульном листе укажите название компании и дату начала ведения книги;
  • страницы журнала пронумеруйте сквозным образом, прошнуруйте и заверьте подписью руководителя и печатью (при ее наличии);
  • графы журнала заполняйте вручную чернилами синего или черного цвета;
  • при необходимости исправить неверную запись, в следующей строке (под ошибочной записью) сделайте надпись «Запись за № ___ считать недействительной». Верную запись внесите в следующую строку журнала со следующим номером в хронологическом порядке, заверив подписью ответственного лица. Не применяйте для исправления зачеркивание и корректирующую жидкость.

Если решено сохранить неизменной общую структуру журнала по учету движения трудовых книжек и вкладышей к ним (уточнив отдельные формулировки в названии граф), можно предложить следующую инструкцию по заполнению:

Графа книги (журнала) Порядок заполнения
Графа 1 «Номер п/п» Укажите порядковый номер вкладыша или трудовой книжки в хронологическом порядке.

Если новый вкладыш выдается работнику при приеме на работу, запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа

Графы 2-4 «Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее» Запишите арабскими цифрами дату (число/месяц/год) трудоустройства работника из приказа о приеме на работу в формате: 00 (день) 00 (месяц) 0000 (год)
Графа 5 «Фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки» Укажите фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений
Графа 6 «Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее» Перепишите из бланка серию и номер трудовой книжки или вкладыша в нее.

Для бланков, изданных в 1938-1973 годах (без номеров), в этой графе проставляется прочерк.

В документах, выпущенных позднее указывается двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер

Графа 7 «Должность работника — владельца трудовой книжки или вкладыша в нее» Укажите должность принятого сотрудника в формулировке, указанной в штатном расписании
Графа 8 «Наименование места работы, куда принят работник» Внесите название отдела или подразделения по штатному расписанию, куда принимается работник
Графа 9 «Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу» Отразите календарную дату и регистрационный номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (о приеме на работу, выдаче новой трудовой книжки или вкладыша)
Графа 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку или новый вкладыш» Графа предназначена для проставления подписи ответственным работником, подтверждающая принятие или заполнение им трудовой книжки книжки/вкладыша
Графа 11 «Сумма (в рублях)» Графа предназначена для отражения полученных от работников денежных средств за выдачу бланков трудовых книжек или вкладышей в них.

Заполните эту графу только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных новых вкладышей. В остальных случаях проставьте прочерк

Графа 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении» Впишите дату выдачу на руки трудовой книжки, если работник уволился
Графа 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» Графа предназначена для проставления работником личной подписи при получении трудовой книжки при увольнении

Чтобы журналу учета придать официальный характер, работодателю следует утвердить его форму и инструкцию по заполнению отдельным распоряжением, а затем ознакомить с ним причастных работников.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите образец заполнения книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей к ним (доступ бесплатный).

Что не прописали в новых правилах регистрации вкладышей

Правила обновили, но не прописали в них детально, как работодателю регистрировать вкладыш к трудовой книжке в разных ситуациях, когда:

  • работодатель заводит новый вкладыш к трудовой книжке и сам вшивает его в книжку;
  • работник при приеме на работу предъявляет трудовую книжку с уже вшитым в нее вкладышем.

С первой ситуацией понятно: работодатель должен зарегистрировать вкладыш в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Порядка, утв. Приказом № 320н). Регистрируется вкладыш в журнале учета отдельной строкой (ответ экспертов сайта Онлайнинспекция.рф).

Вторая ситуация не так однозначна и среди практикующих кадровиков мнения расходятся, как регистрировать в журнале учета такие вкладыши. Часть кадровиков считают, что, если вкладыш уже вшит в книжку прежним работодателем, регистрировать его отдельной строкой в журнале учета у нового работодателя при приеме на работу нет оснований. Их вывод основан на следующем: на бланке вкладыша отмечено, что без трудовой книжки он не действителен и в п. 32 нового Порядка (утв. Приказом № 320н) указано, что вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. В связи с этим в журнале учета при приеме сотрудника на работу достаточно зарегистрировать только трудовую книжку.

Другие кадровики считают, что нужно заносить в журнал учета серию и номер вшитого в книжку вкладыша, размещая эти сведения в одной строке с серией и номером трудовой книжки.

Специалисты портала Онлайнинспекция.рф в разное время высказывали возможность применения обоих вариантов:

Получается любой вариант допустим в условиях отсутствия официального порядка, закрепленного нормативным документом. Порядок регистрации вкладышей работодатель прописывает в самостоятельно разработанной и утвержденной инструкции по заполнению журнала учета.

Подводим итоги

  • Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он начал действовать с 01.09.2021.
  • Вкладыши к трудовым книжкам, выданные работодателями, по-прежнему нужно регистрировать в отдельном журнале (книге) движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форму книги учета работодатель разрабатывает самостоятельно с учетом требований Приказа № 320н.
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
Комментарии