Мы по-разному можем относиться к новой коронавирусной инфекции: бояться заболеть или игнорировать опасность заражения. Неизбежно одно — всем придется привыкать к новым реалиям и по-новому организовывать работу в офисах.
Пять способов снижения рисков заражения в офисе
Роспотребнадзор ставит всех работодателей в жесткие рамки — тотальный контроль температуры, социальное дистанцирование, регулярная дезинфекция, а также набор иных профилактических мероприятий. Как организовать работу в офисе, чтобы и здоровье сотрудников было в безопасности, и эффективность труда не снижалась, да и контролерам придраться было не к чему?
Узнайте, какие льготы может получить любая компания или ИП
Оформите доступ на 2 дняСкопление народа в офисе можно считать основной опасностью для здоровья сотрудников. Чтобы этого избежать работодатель может предпринять следующие шаги:
- Организовать гибкий график работы сотрудников в офисе.
- Снизить число сотрудников в помещениях компании, отправив часть персонала на удаленную работу.
- Временно освободить офис от сотрудников, оформив простой (если угроза заражения высокая).
- Пересмотреть график отпусков.
- Обеспечить соблюдение мер профилактики в офисе.
Минтруд рекомендует работодателям также в качестве профилактических коронавирусных мер (Памятка от 20.03.2020):
- максимально сократить массовые мероприятия, очные конференции и совещания;
- не отправлять сотрудников в служебные поездки (кроме неотложных).
Поговорим отдельно об особенностях указанных способов снижения рисков заражения сотрудников в офисе.
Как изменить режим работы сотрудников для их безопасности
Гибкий режим работы офисных работников поможет минимизировать их контакты и существенно снизить риски заражения.
Для официального закрепления нового графика работы заключите с каждым работником соглашение.
Если кто-то не согласен с изменениями, работодателю придется следовать процедуре ст. 74 ТК РФ, предусматривающей ряд обязательных действий — от письменного уведомления сотрудника о предстоящих изменениях условий трудового договора (не позднее чем за 2 месяца) до прекращения трудовых отношений.
Подсказка от Консультант+, как составить приказ об изменении режима работы по инициативе работодателя:
Такой приказ обычно издают, чтобы начать процедуру изменения режима (графика) работы по инициативе работодателя. Его можете оформить, когда меняете режим как в целом по организации, так и в отдельном структурном подразделении или отдельному работнику, когда он не согласен работать по новому режиму.
Его польза в том, что вы, в частности, зафиксируете причины изменения графика работы, необходимые мероприятия и сроки их проведения. А значит минимизируете ошибки со стороны исполнителей по изменению режима работы (читать подробнее).
Что учесть при корректировке сроков отдыха работников
В период распространения эпидемии сотрудники по-прежнему имеют право, как на очередные оплачиваемые отпуска, так и на отпуска без сохранения заработной платы.
Чтобы разгрузить офисное пространство, часть сотрудников по своему желанию могут отправиться в неоплачиваемый отпуск. Для этого им необходимо написать заявление, а работодателю — издать приказ. Принуждать сотрудников к такому виду отдыха администрация не вправе.
Что касается ежегодного отдыха, то согласованный до начала календарного года график отпусков обязателен к исполнению для сотрудников и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Если же перенос отпуска поможет снизить риски заражения сотрудников, не стоит отказываться от такой возможности.
Порядок оформления:
Риск заражения инфекцией в период эпидемии не относится к числу законных оснований для переноса отпуска (ст. 124 ТК РФ). Но и не запрещает переносить отдых по инициативе работодателя или работника, если вторая сторона не возражает.
Простой как способ снижения коронавирусных рисков
Простой, как мера профилактического характера в период пандемии, потребует от работодателя дополнительных финансовых затрат. При этом работники свои трудовые функции в этот период выполнять не будут.
Минимально-гарантированная по закону сумма, выплачиваемая сотрудникам при простое по обстоятельствам, не зависящим от сторон трудового договора, рассчитывается пропорционально времени простоя исходя из 2/3 средней заработной платы, тарифной ставки или оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).
Объявление простоя будет оправданным только в случае, когда фактически имеет место приостановление работы компании в целом или отдельного структурного подразделения.
Перевод на удаленную работу как профилактическая мера
Офисных работников, в отличие от производственного персонала, проще всего перевести на удаленную форму работы. При этом важно выполнить набор процедур, чтобы такой перевод не оказался вне рамок трудового законодательства (гл. 49.1 ТК РФ):
К нюансам удаленной работы, прописываемым в локальных актах и допсоглашениях, не следует относиться формально. Необходимо детально расписать такие моменты, как:
- график работы сотрудника в удаленном режиме;
- процедуры обмена информацией о выполненной работе, ее объемах и результатах;
- способы контроля за сотрудником со стороны работодателя;
- перечень передаваемых сотруднику программных средств и необходимого для работы оборудования;
- иные важные обстоятельства, способные повлиять на эффективность работы сотрудника в дистанционном режиме.
Отправляя работников на удаленку, работодатель обязан сохранить все гарантии и компенсации, установленные трудовым законодательством, коллективным договором и отраслевыми соглашениями.
Какие требования Роспотребнадзора и иных органов нужно выполнить в офисе
Свести к минимуму риск заражения сотрудников в офисе помогут рекомендации по профилактике распространения инфекции. Их в последнее время разработано и обнародовано немало в виде распоряжений Правительства РФ, Минздрава, региональных и местных властей, а также в форме писем и рекомендаций Роспотребнадзора.
Перечислим основные меры профилактики и документы, в которых они были рекомендованы:
- Общие профилактические рекомендации.
Они приведены в письмах Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27, от 07.04.2020 № 02/6338-2020-15, от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24. Всем работодателям, чьи работники находятся на рабочих местах в период неблагополучной санитарно-эпидемиологической обстановки, Роспотребнадзор рекомендует проводить следующие мероприятия:
Кроме того, работодатели обязаны немедленно представлять информацию обо всех контактах заболевшего сотрудника, если от регионального управления Роспотребнадзора поступил соответствующий запрос, и дезинфицировать помещения, в которых находился заболевший.
Аналогичные меры Минтруд рекомендовал в Памятке от 20.03.2020.
- Специальные рекомендации Роспотребнадзора для компаний, работающих в отдельных сферах.
Помимо общих рекомендаций, выполнение которых работодатель должен организовать для офисных сотрудников любой сферы деятельности, необходимо учитывать и специфические — к примеру, для предприятий торговли или строительных компаний такие рекомендации изложены в письмах Роспотребнадзора от 30.04.2020 № 02/8480-2020-24, от 18.04.2020 № 02/7329-2020-27, Методических рекомендациях от 01.06.2020 МР 3.1/2.3.5.0191-20 по профилактике новой коронавирусной инфекции в предприятиях торговли, утвержденных Главным государственным санитарным врачом РФ.
Разработаны также временные правила на период с 29.04.2020 по 31.12.2020 для компаний, организующих работу вахтовым методом (Постановление Правительства от 28.04.2020 № 601).
- Региональные требования и рекомендации.
Местные и региональные власти на своих территориях могут устанавливать свои требования в зависимости от эпидемиологической ситуации. Их также необходимо учесть работодателю. К числу таких региональных требований относится регулярное тестирование определенной части сотрудников на наличие коронавируса. К примеру, в Москве работодатели обязаны проводить такое тестирование в течение каждых 15 календарных дней не менее чем у 10% сотрудников (Указ Мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ).
Документальное оформление введения профилактических мер в офисе
Описывать в отдельном документе проводимые в офисе профилактические меры законодательство не требует. Однако в интересах работодателя изложить их перечень и порядок осуществления в отдельном приказе или инструкции, с которыми ознакомить под роспись сотрудников. Это позволит упорядочить проведение профилактических мероприятий в офисе.
Что разработать работодателю:
- План профилактических мероприятий, составленный на основе рекомендаций и требований Роспотребнадзора, требований и установок федеральных и региональных властей.
- Приказ о введении профилактических мер и назначении ответственных лиц.
- Памятки для сотрудников в целях информирования о самом вирусе, средствах защиты и гигиены, правилах поведения во время обострения эпидемиологической ситуации.
Для фиксации результатов выполнения профилактических процедур работодателю следует организовать:
- разработку графиков уборки и проветривания офисных помещений, а также обеззараживания воздуха в них;
- заполнение журнала измерения температуры сотрудников (при условии хранения данных не более суток с последующим уничтожением «температурных» персональных данных);
- ведение ведомостей учета и выдачи средств индивидуальной защиты и средств дезинфекции.
Форму таких журналов, графиков и ведомостей разрабатывает сам работодатель.
Как рассадить сотрудников в офисе и как обезопасить во время работы
Работодателю придется позаботиться о размещении сотрудников в офисе с соблюдением социальной дистанции. Рекомендована следующая плотность рассадки сотрудников (Письмо Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24):
Среди дополнительных профилактических мер минимизации риска заражения коронавирусом в офисе можно назвать:
- ограничение входа в офис посторонних лиц и запрет на неслужебные перемещения сотрудников по территории компании;
- налаживание между сотрудниками электронного взаимодействия;
- проведение совещаний и конференций в электронном формате;
- минимизацию контактов курьерской службы и сотрудников офиса.
Кроме того, в вероятных местах массового скопления сотрудников (на проходных, в столовых и т. д.) необходимо нанести разметку и контролировать соблюдение сотрудниками социальной дистанции.
Ответственность за нарушение правил, установленных в связи с коронавирусом
Невыполнение «коронавирусных» предписаний, рекомендаций и требований Роспотребнадзора и иных органов власти в зависимости от тяжести последствий, может грозить штрафами до миллиона рублей, дисквалификацией руководителя или приостановкой деятельности компании (ст. 6.2, ч. 1 и 2 ст. 20.6.1 КоАП РФ). Административная ответственность может также наступить при нарушении правил, устанавливаемых на своей территории региональными и местными властями.
ВС РФ отметил, что размер административного штрафа, предусмотренного за данный вид правонарушений, должен устанавливаться с учетом соразмерности, пропорциональности и справедливости, а также индивидуализации административной ответственности (вопрос 17 Обзора, утв. Президиумом ВС РФ от 21.04.2020).
Работник решил вопрос безопасности самостоятельно — как быть работодателю?
Сотрудник без объяснения причин отсутствует в офисе в рабочее время — такая ситуация снижает риск заражения инфекцией в период пандемии, но с позиции трудового законодательства признается прогулом. У работодателя формально появляется законное основание для расторжения с таким сотрудником трудового договора (п. 6 ст. 81 ТК РФ). Однако торопиться не стоит без предварительного выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника.
Возможно сотрудник заболел сам или вынужден находиться на карантине из-за болезни проживающего с ним человека, но по какой-то причине работодателя своевременно об этом не известил. Не исключено, что из-за мнительности или склонности к панике работник самоизолировался дома без всяких на то оснований и по этой причине не появляется на рабочем месте.
Работодателю следует отнестись к такому отсутствию работника лояльно и не применять такую исключительную меру, как увольнение за прогул.
В случае последующего судебного разбирательства суд может признать такое увольнение незаконным по причине того, что не была учтена тяжесть проступка и обстоятельства, при которых он был совершен. По мнению Роструда, пока работник не явился на работу и письменно не пояснил причину отсутствия на рабочем месте, работодателю следует отмечать в табеле учета рабочего времени неявку по невыясненным причинам.
Подводим итоги
- Организовать работу в офисе в коронавирусные периоды помогут рекомендации и требования Роспотребнадзора, Правительства РФ, региональных и местных властей.
- Основные задачи работодателей по профилактике коронавируса в офисе — не допускать массового скопления сотрудников на рабочих местах и в иных офисных помещениях, обеспечивать регулярную санобработку и проветривание помещений, организовывать термометрию и дезинфекцию рук сотрудников, а также другие необходимые санитарно-эпидемиологические мероприятия.
- Для упорядочения профилактических процедур необходимо оформить приказ, назначить ответственных лиц, ознакомить сотрудников с правилами работы в условиях коронавирусной угрозы и контролировать их выполнение.