Кадровое делопроизводство

Приказ об утверждении штатной расстановки

Ведущий эксперт — профессиональный бухгалтер

Штатная расстановка относится к числу документов, решение о необходимости составления которого работодатель принимает самостоятельно. А должен ли он утверждать тот документ? Об этом — в нашем материале.

Назначение штатной расстановки

Штатная расстановка по своему содержанию очень похожа на штатное расписание, то есть на документ, в котором работодатель определяет структуру своего штата, разбивая персонал по подразделениям и должностям. Штатное расписание равнозначно внутреннему нормативному акту, устанавливающему подлежащие исполнению самим работодателем правила, и обязательно утверждается им до начала применения. Изменения в нем влекут за собой необходимость изменений в структуре имеющегося персонала.

В отличие от штатного расписания, показывающего запланированную структуру штата с обобщенными количественными показателями, штатная расстановка предназначена для отражения фактически сложившейся кадровой обстановки на момент составления этого документа.

То есть в ней будут показаны конкретные лица, занимающие относящиеся к определенному подразделению должности, и реальная структура зарплаты этих лиц, а незанятые должности получат пометку «вакантная».

Кроме показателей, совпадающих с присутствующими в штатном расписании, в штатную расстановку вносятся также дополнительные сведения, конкретный набор которых работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть данные об относящихся к сотрудникам:

  • особенностях организации труда;
  • периодах длительного отсутствия;
  • правах на льготы;
  • иных обстоятельствах, имеющих значение для кадровых назначений.

Включенная в штатную расстановку информация не только служит источником сведений для разного рода отчетов, но и позволяет оценивать:

  • наличие вакансий и должностей с неполной занятостью;
  • использование фонда оплаты труда;
  • перспективы кадровых перестановок;
  • наличие работников с ограниченными возможностями;
  • перспективы изменения структуры штатов.
Читайте также:  Образец должностной инструкции администратора

Сравнение штатных расстановок, составленных на разные даты, дает возможность судить о степени текучести кадров.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Штатная расстановка позволяет быстро и наглядно продемонстрировать фактическую ситуацию с занятыми должностями (профессиями) в случае любой проверки и в трудовых спорах. Как показывает практика, наиболее часто возникающая потребность в штатной расстановке — споры об увольнении при сокращении численности или штата работников, по мотиву несоответствия работника занимаемой должности, в случаях необходимости переводов на другую работу по медицинским показаниям (п. 2, 3 ч. 1 ст. 81, ст. 73 ТК РФ) и др.

Оформление штатной расстановки

Заполняется штатная расстановка данными, имеющимися в распоряжении кадровой службы. Поэтому именно эта служба осуществляет ведение штатной расстановки.

Составляется штатная расстановка на конкретную дату и отражает соответствующую этой дате характеристику персонала. Поэтому действительной она оказывается на период до ближайшего изменения показателей, вносимых в нее.

Определенного бланка у штатной расстановки нет. Ответственное за ведение этого документа лицо, как правило, разрабатывает этот бланк самостоятельно, беря за основу форму утвержденного работодателем штатного расписания и дополняя ее необходимым для внесения всей запланированной информации количеством граф и строк.

Объемность попадающего в штатную расстановку материала делает предпочтительным электронный способ ее ведения. Однако хранить утративший свою актуальность документ лучше в бумажном виде. Подписывает его, как правило, руководитель кадровой службы.

Читайте также:  Заведующий производством: должностная инструкция

Утверждение штатной расстановки

По своей сути штатная расстановка представляет собой удобный для кадровой службы рабочий инструмент, обобщающий сложившиеся на конкретную дату сведения об имеющемся у работодателя персонале, отраженные в иных кадровых документах. В связи с тем, что в нее вносятся фактически имеющие место данные, утверждения работодателем она не требует. Поэтому на ней не предусматривается резолюция руководителя работодателя «Утверждаю» и не создается приказ об утверждении.

По этой же причине не требует утверждения форма бланка, используемого при формировании кадровой расстановки. Его минимальный объем может быть ограничен сведениями, отвечающими содержанию штатного расписания. Включение в него дополняющей информации лишь облегчает работу кадровика, формирующего ответ на запрос руководителя работодателя или какую-либо стороннюю отчетность.

Однако форму бланка штатной расстановки работодатель вправе и утвердить. Такое решение может иметь место, если руководитель работодателя самостоятельно работает с этим документом и хочет видеть в нем показанную в привычном ему порядке определенную информацию, невзирая на то, кем именно она будет туда внесена.

Образец приказа об утверждении бланка штатной расстановки смотрите на нашем сайте:

Образец приказа об утверждении штатной расстановки Скачать

Подводим итоги

  • Штатная расстановка по своему содержанию похожа на штатное расписание, но в отличие от него отражает не запланированную структуру кадров, а фактически сложившуюся с ней ситуацию на определенную дату. В ней в последовательности, принятой для штатного расписания, приводится информация о каждом из работников, занимающих имеющиеся должности, а также отмечаются должности, оставшиеся вакантными. Кроме того, в этот документ вносятся дополнительные сведения, позволяющие детальнее охарактеризовать персонал.
  • Источником вносимых в штатную расстановку данных являются документы, накапливаемые кадровой службой. Поэтому именно эта служба формирует штатную расстановку, обновляя ее содержание по мере изменения вносимых в нее показателей. Определенного бланка у штатной расстановки нет. Обычно его основу составляет форма штатного расписания, дополненная необходимым количеством граф и строк.
  • По своей сути штатная расстановка представляет собой регистр, обобщающий имеющуюся у работодателя информацию о персонале, содержащуюся в кадровых документах. Утверждения работодателем такой документ не требует. Однако работодатель может утвердить форму бланка, на котором будет создаваться штатная расстановка.

Читайте также:  Производственная характеристика 2020 — образец

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #образец #скачать #штатная расстановка

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии