С какой даты действуют новые сроки хранения документов
Сроки хранения документов определяются Федеральным архивным агентством. Приказом № 236 инстанция определила обширный перечень бланков, которые архивируются на четко обозначенные сроки.
Придерживаться нового приказа следует с момента вступления его в силу — с 18 февраля 2020 года.
Сроки хранения бухгалтерских документов 2020
Бухгалтерскому учету и отчетности посвящен п. 4.1 перечня из Приказа № 236. Для поиска нужных строк Приказ № 236 дополнен Указателем видов документов.
Особое внимание стоит уделить новому правилу в отношении первичных документов: теперь они не только хранятся 5 лет при условии проведения проверки, но в случае возникновения споров требуют сохранности до принятия решения по делу.
Полный перечень сроков хранения бухгалтерских документов по Приказа № 236 приведен в таблице:
|
Вид документов |
Срок хранения |
Пункт по Приказу № 236 |
| Документы учетной политики (стандарты бухгалтерского учета субъекта, рабочий план счетов, формы первичных документов и регистров) | 5 лет с момента замены новыми |
267 |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также бюджетная отчетность: |
268, 269
|
|
| а) годовая; | Постоянно | |
| б) промежуточная | 5 лет, а при отсутствии годовой — постоянно | |
| Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 лет |
270 |
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно |
271 |
| Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: |
272
|
|
| а) сводные годовые, годовые; | Постоянно; в других организациях — по надобности, но не менее 1-го года | |
| б) квартальные; | 5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно | |
| в) месячные | 1 год | |
| Отчеты об исполнении смет: |
273
|
|
| а) сводные годовые; | Постоянно | |
| б) годовые; | Постоянно | |
| в) квартальные | 5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно | |
| Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: |
274
|
|
| а) годовые; | Постоянно | |
| б) полугодовые, квартальные | 5 лет, а при отсутствии годовых — постоянно | |
| Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по МСФО): |
275
|
|
| а) годовая; | До ликвидации организации | |
| б) промежуточная | 5 лет | |
| Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
276 |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
277 |
| Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Постоянно |
278 |
| Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 лет с момента увольнения (смены) материально ответственного лица |
279 |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 лет с момента замены новыми |
280 |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | 5 лет с момента смены материально ответственного лица |
281 |
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности | 5 лет |
282 |
| Документы (стандарты, кодексы, правила, регламенты, положения, инструкции, порядки, рекомендации) аудиторской деятельности: |
283
|
|
| а) по месту разработки и (или) утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг | 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы |
284 |
| Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: |
285
|
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет с момента истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет с момента истечения срока действия договора и прекращения обязательств по нему; при проведении внешней проверки качества работы; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу | |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: |
286
|
|
| а) у аудируемого лица; | 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет при проведении внешней проверки качества работы | |
| Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах | 10 лет с момента возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
287 |
Переписки:
|
5 лет |
288, 289, 290, 291 |
| Журналы, базы данных учета ценных бумаг | До ликвидации организации |
292 |
| Журналы, базы данных учета: | 5 лет |
292
|
| а) расчетов с организациями; | ||
| б) кассовых документов (счетов, платежных поручений); | ||
| в) депонентов по депозитным суммам; | ||
| г) доверенностей; | ||
| д) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; | ||
| е) расчетов с подотчетными лицами; | ||
| ж) исполнительных листов |
О новых сроках хранения других документов читайте в статьях:
- «Сколько хранить документы по зарплате с 2020 года»;
- «Сколько хранить налоговые документы с 2020 года».
Подводим итоги
- Росархивом издан Приказ № 236 с новыми сроками хранения документации, которые нужно применять с 18.03.2020.
- Особое внимание стоит обратить на сроки архивирования документов бухгалтерского учета и отчетности.