Выдаем копии трудовой в срок

Допустим, сотрудник организации обратился к руководству с требованием выдать ему копию трудовой книжки и справку о зарплате. Он хочет оформить пособие в органе социальной защиты населения по месту жительства. Причём работник планирует получить копию книжки и справку о з/п сразу же в день обращения. Однако специалиста, который занимается заверением этих документов, на месте нет. Так в какой срок можно удовлетворить требование работника, не нарушив срок выдачи копии трудовой и справки? Этому посвящена наша консультация.

Обязанность работодателя

По общему правилу работодатель должен удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию трудовой истории и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако день в день делать это не обязательно. Выдача заверенных документов сразу же после обращения сотрудника – это право, а не обязанность организации. Ведь законодательство устанавливает 3-дневный срок выдачи копии трудовой книжки. Что касается справки о зарплате – срок выдачи этого документа тот же.

К сведению

К документам и копиям документов, связанных с работой, закон относит:

  • трудовую книжку;
  • копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении и др.;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о зарплате;
  • справки об отчислении НДФЛ и страховых взносов и т. д.

Все эти документы перечислены в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Течение срока

Отметим, что течение срока подготовки запрошенных работником документов начинается со дня получения  от сотрудника соответствующего письменного заявления.  Отсчитав 3 рабочих дня от этой даты, кадровику станет понятно в какой срок выдать копию трудовой.

Добавим, что такое заявление может быть оформлено в произвольной форме. Образец этого прошения может выглядеть примерно так:

ПРИМЕР

Директору
ООО «Контраст-Тур»
А.И. Авакянцу

от секретаря
М.М. Бузовой

 

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки и справку о зарплате за 2016-2017 годы.

 

15.01.2018

  Бузова         /М.М. Бузова/

Также вы можете здесь по прямой ссылке с нашего сайта бесплатно скачать пример заполненного заявления о выдаче копии трудовой книжки.

Как заверить копию трудовой книжки

Учтите, что с 01 июля 2018 года действует новый регламент, как проставить заверительную надпись на копии трудовой книжки. Отметим, что до этой даты трудовое законодательство данный вопрос напрямую не регулировало.

Причина в том, что с 01.07.2018 начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 под названием “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”.  А до этой даты актуален ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) (п. 3.26 ГОСТа).

Согласно пункту 5.26 нового ГОСТа, отметку о заверении копии проставляют под реквизитом “Подпись”. Она включает:

  • слово “Верно”;
  • должность лица, которое заверило копию;
  • его собственноручную подпись;
  • расшифровку подписи – инициалы и фамилию;
  • дату заверения копии (выписки из трудовой книжки).
 
    
ПРИМЕР
Верно Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия Дата