Обязанность работодателя
По общему правилу работодатель должен удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию трудовой истории и другие документы, связанные с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако день в день делать это не обязательно. Выдача заверенных документов сразу же после обращения сотрудника – это право, а не обязанность организации. Ведь законодательство устанавливает 3-дневный срок выдачи копии трудовой книжки. Что касается справки о зарплате – срок выдачи этого документа тот же.
К документам и копиям документов, связанных с работой, закон относит:
- трудовую книжку;
- копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении и др.;
- выписки из трудовой книжки;
- справки о зарплате;
- справки об отчислении НДФЛ и страховых взносов и т. д.
Все эти документы перечислены в статье 62 Трудового кодекса РФ.
Течение срока
Отметим, что течение срока подготовки запрошенных работником документов начинается со дня получения от сотрудника соответствующего письменного заявления. Отсчитав 3 рабочих дня от этой даты, кадровику станет понятно в какой срок выдать копию трудовой.
Добавим, что такое заявление может быть оформлено в произвольной форме. Образец этого прошения может выглядеть примерно так:
Директору
ООО «Контраст-Тур»
А.И. Авакянцу
от секретаря
М.М. Бузовой
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки и справку о зарплате за 2016-2017 годы.
15.01.2018
Бузова /М.М. Бузова/
Также вы можете здесь по прямой ссылке с нашего сайта бесплатно скачать пример заполненного заявления о выдаче копии трудовой книжки.
Как заверить копию трудовой книжки
Учтите, что с 01 июля 2018 года действует новый регламент, как проставить заверительную надпись на копии трудовой книжки. Отметим, что до этой даты трудовое законодательство данный вопрос напрямую не регулировало.
Причина в том, что с 01.07.2018 начинает действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 под названием “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”. А до этой даты актуален ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) (п. 3.26 ГОСТа).
Согласно пункту 5.26 нового ГОСТа, отметку о заверении копии проставляют под реквизитом “Подпись”. Она включает:
- слово “Верно”;
- должность лица, которое заверило копию;
- его собственноручную подпись;
- расшифровку подписи – инициалы и фамилию;
- дату заверения копии (выписки из трудовой книжки).
ПРИМЕР
Верно
Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия
Дата