Графики работы – документы по личному составу
Трудовые отношения работодателя и работника отражаются в документах по личному составу, относящихся к архивным (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Помимо графиков работы к архивным документам, например, относятся (перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558):
- кадровые приказы;
- трудовые договоры;
- личные дела;
- лицевые счета;
- личные карточки;
- зарплатные ведомости;
- документы о прохождении учебы (дипломы, аттестаты и т.д.);
- табели учета рабочего времени;
Сколько хранить
Итак, какой срок хранения графиков работы в организации установлен действующим законодательством? Все зависит от условий труда, в которых происходит работа сотрудника.
Все работодатели должны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков, установленных законодательством для разных видов архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Срок хранения графиков и табелей различен. Конкретные сроки, в течение которых архивные документы подлежат хранению, установлены статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Если работники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, то срок хранения графиков работы сотрудников составляет 75 лет. Во всех остальных случаях данный тип документов нужно хранить только 5 лет.
Необходимо отметить, что срок хранения графиков работы с подписями сотрудников, в том числе, при вахтовом методе работы на предприятии исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания временного периода, установленного графиком (п. 2.11 указаний, утв. Главархивом СССР 15.08.1988).