Отдел кадров организации использует специально разработанный штамп организации в трудовой книжке, в частности, при смене фамилии сотрудника. Может ли она это делать, рассмотрим в статье.
Есть ли запрет на использование штампов?
Принципиального запрета на использование штампов в трудовой книжке действующее законодательство не содержит. Поставить штамп в трудовой книжке можно. Более того, закон прямо говорит об использовании штампа при выдаче вкладыша в трудовую (п. 33 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»).
Вместе с тем порядок применения штампов в иных ситуациях не регламентирован. Единственное требование, установленное для таких операций — это внесение записей световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета (ч. 2 п. 3 Порядка, утв. Приказом Минтруда 320н).
Полагаем, что штампы для трудовых книжек, заправленные чернилами указанных цветов, так же имеют право на жизнь.
По мнению чиновников использование штампа при ведении трудовой книжки не является нарушением, если на нем указаны полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (п. 10 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н, Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.08.2015 № 1922-6-1)
Порядок использования штампа
Штамп для таких ситуаций лучше сделать комбинированным. То есть он будет состоять из постоянной и переменной частей.
Основной текст штампа может быть таким:
«Старая фамилия ________ изменена на новую фамилию _________ на основании паспорта ___________ и свидетельства о заключении брака _____________»
Поставить штамп нужно на форзаце (внутренней стороне обложки) трудовой книжки и заверить подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации, при ее наличии (п. 7 Порядка, утв. Приказом Минтруда № 320н).
При большом кадровом документообороте штамп «фамилия изменена» поможет упростить работу кадровиков.