С 2021 года вступили в силу изменения в гл. 49.1 ТК РФ, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, посвященные дистанционной работе. Теперь кадровикам придется исправить внутренние положения и создать новые. Что именно поменялось и что в связи с этим нужно сделать работодателю, расскажем далее.
Что изменилось в удаленной работе с 2021 года
В 2020 году из-за пандемии некоторые люди пострадали от своих работодателей. Недобросовестные компании платили принудительно переведенным работникам намного меньше, считая, что работать из дома легче и никуда ходить не надо.
Государство заставило работодателей признать работу из дома не менее значимой: чиновники закрепили порядок взаимодействия с удаленными работниками в ТК РФ. Теперь «удаленщики», принудительно отправленные работать домой, официально признаны государством, и нарушение их прав преследуется по закону.
Госдума закрепила понятие «дистанционная (удаленная) работа» и предусмотрела 3 ее вида:
- постоянная — в течение всего срока действия трудового договора;
- временная — на протяжение периода, установленного трудовым договором, но не более 6 месяцев;
- периодическая — чередование дистанционного режима с личным присутствием на рабочем месте.
Помимо этого в гл. 49.1 ТК добавили 4 новых статьи и изменили содержание текста предыдущей редакции.
Сравнительный обзор изменений, вступивших в силу с 1 января 2021 года
| Изменения | Было | Стало |
| Заключение трудового договора о дистанционной работе на бумаге | Работодатель в течение 3 календарных дней отправлял трудовой договор заказным письмом | Отправлять договор или допсоглашение нужно в течение 3 рабочих дней по письменному заявлению работника (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Предоставление работодателю копий личных документов | Работник по требованию работодателя отправлял копии заказным письмом | Работник по требованию работодателя может предоставить нотариальные копии любым удобным способом (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Ведение трудовой книжки | Работник приносил оригинал книжки лично или отправлял почтой. Можно было не вести книжку, если в договоре было упоминание об этом | По желанию работника. Если он хочет, чтобы книжку заполняли, то предоставляет ее лично или заказным письмом с уведомлением (ст. 312.2 ТК РФ) |
| Режим работы и отдыха | Часы работы и отдыха работник определял самостоятельно либо же работодатель закреплял их в трудовом договоре | Работник выбирает время работы и отдыха сам или работодатель устанавливает режим в трудовом договоре, коллдоговоре, локальных актах (ст. 312.4 ТК РФ) |
| Порядок предоставления отпусков | Работодатель прописывал в трудовом договоре | Работодатель прописывает в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте (ст. 312.4 ТК РФ) |
| ЭЦП для обмена документами между удаленными работниками и работодателем | Требовалась усиленная квалифицированная подпись для обеих сторон при обмене любыми документами | Для отправки трудового договора (допсоглашения), договора о матответственности, ученического договора или документов о внесении изменений (расторжении этих договоров) работодателю нужна УКЭП, а работнику — квалифицированная или неквалифицированная ЭП. Остальные документы можно посылать в любой форме, которая позволяет зафиксировать факт их получения сторонами (ст. 312.3 ТК РФ) |
| Предоставление листка нетрудоспособности | Работник отправлял больничный лист заказным письмом | Работник высылает лист заказным письмом с уведомлением или предоставляет работодателю серию и номер электронного больничного, если фирма является участником системы ЭЛН (ст. 312.3 ТК РФ) |
| Ознакомление работников с внутренними документами (ЛНА, приказы, распоряжения) под подпись | Кадровик вызывал работника в офис или направлял ему электронный документ, подписанный ЭЦП | Можно пригласить сотрудника в офис, отправить ему документ в электронной или иной форме (ст. 312.3 ТК РФ)
|
| Требование от работников информации, заявлений, объяснительных | Работник подавал бумаги в электронной форме | Работник приносит документы лично, отправляет в электронной или иной форме (ст. 312.3 ТК РФ)
|
| Порядок и сроки предоставления отчетов сотрудников о проделанной работе | Закреплялись трудовым договором | Прописываются в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном акте (ст. 312.3 ТК РФ)
|
| Обеспечение работника оборудованием, программами, средствами защиты данных и т. д. | Порядок и перечень предоставляемых средств прописывали в трудовом договоре | Работодатель обязан выдать работнику необходимую технику и программы (ст. 312.6 ТК РФ). В документах писать об этом не нужно |
| Порядок возмещения работнику, если он использует свою технику и программное обеспечение | Закреплялся в трудовом договоре | Прописывается в трудовом договоре или допсоглашении, коллективном договоре, локальном акте (ст. 312.6 ТК РФ)
|
| Обязанности работодателя по охране труда | Прописывались в трудовом договоре | Указываются в трудовом договоре или допсоглашении, коллективном договоре, локальном акте (ст. 312.7 ТК РФ) |
| Дополнительные основания для увольнения | Указывались в трудовом договоре |
|
| Порядок направления работнику копии приказа об увольнении | Направляли в день увольнения | Направлять бумажный экземпляр можно в течение 3 рабочих дней со дня издания приказа заказным письмом с уведомлением (ст. 312.8 ТК РФ) |
Полезная информация от КонсультантПлюс
Читайте также о других новшествах в работе кадровика, вступивших в силу с 2021 года: новый список «неженских» работ, новая отвественность за ошибки в СЗВ-ТД, новые требования к водителям, новое правило в трудовой книжке и др.
Какие документы работодателю придется изменить
Если у вас на предприятии во внутренних документах есть устаревшая информация, обязательно обновите локальные акты и заключите новые допсоглашения с удаленными работниками.
Раньше все условия работы с дистанционными работниками прописывались только в трудовых договорах. Теперь можно закрепить информацию в коллективных договорах или локальных актах. Это гораздо удобнее: ведь в дальнейшем проще внести изменения во внутренний документ, чем менять трудовые договоры десятку сотрудников.
Перенесите из трудового договора во внутренние положения следующие условия:
- режим работы и отдыха — если его не определить в документах, то работник вправе установить самостоятельно, а это повлечет бесконтрольность и несинхронность выполнения работы между отделами;
- порядок предоставления отпуска;
- перечень предоставляемого работодателем оборудования или программ, а также порядок возмещения расходов, если работник использует свои средства или берет их в аренду;
- обязанности работодателя по охране труда;
- порядок и сроки сдачи отчетов удаленного работника;
- порядок вызова в офис;
- дополнительные основания для увольнения — теперь их только 2 (см. таблицу выше), остальные нужно исключить из трудового договора.
Впишите новые виды удаленной работы в Положение о внутреннем трудовом распорядке (ПВТР). В Положении о персональных данных отразите порядок передачи и хранения документов, содержащих персональные данные работников. А в Положении об оплате труда закрепите размер и порядок выплаты компенсации за использование работником своего оборудования или программ.
Какой бы способ вы не выбрали, закрепите его в трудовом договоре или допсоглашении, коллективном договоре или локальном акте организации (учитывая мнение профсоюза). Помните, что есть ряд документов, которые работодатель должен подписывать только усиленной квалифицированной подписью, например, трудовой договор или допсоглашение к нему (см. таблицу выше).
Какие документы нужно создать
Законодатели предусмотрели порядок принудительного перевода работников на удаленный режим на случай аварии, природной катастрофы, несчастного случая на производстве или пандемии.
Правила перевода на «дистанционку» закреплены в ст. 312.9 ТК РФ. В связи с этим все работодатели должны были утвердить такой порядок у себя на предприятии еще к 1 января 2021 года — создать новое Положение о временном переводе работников на дистанционную работу. Если произойдет непредвиденная ситуация, и придется отправлять персонал домой, то необходимо действовать согласно этому документу.
Можно описать привычную процедуру, по которой переводили работников на «дистанционку» в 2020 году из-за коронавируса. Только не забудьте про новые законодательные нормы.
Опишите в Положении порядок перевода, кто и какие документы будет составлять при этом и т. д. Важно, что согласие работника на «удаленку» в таких случаях не требуется, но и снижать его зарплату из-за выполнения работы дистанционно нельзя. Часы и минуты взаимодействия работника с работодателем входят в рабочее время.
Подводим итоги
- С 2021 года существенно изменилась гл. 49.1 ТК об удаленной работе. Изучите внимательно изменения, исправьте трудовые договоры и свои внутренние документы — положения, акты, коллективные договоры.
- Новые нормы позволяют некоторую информацию указывать во внутренних документах. Воспользуйтесь этим, чтобы не менять трудовые договоры работников при дальнейших изменениях.
- Создайте новое Положение о временном переводе работников на дистанционную работу на случай пандемии, чрезвычайной ситуации и т. д. Теперь порядок принудительного перевода персонала на «удаленку» четко закреплен в ТК РФ.