Автор: Авдюшин Денис генеральный директор «Делис Архив»
Зачем нужна утилизация бухгалтерских документов
Многие компании используют электронный документооборот, в том числе в бухгалтерской сфере, но и традиционные бумажные носители остаются в делопроизводстве. И если отраженная информация со временем теряет актуальность, то документы можно уничтожить.
Наиболее частые причины, которыми руководствуются управляющие компаний и бухгалтеры, принимая решение об уничтожении документов:
- истечение сроков хранения;
- защита данных от конкурентов;
- потеря ценности для компании;
- повреждение или порча;
- обнаружение носителей с дублированными данными;
- форс-мажорные обстоятельства.
Выбрасывать документы нельзя, поскольку отраженная в них информация может потребоваться в процессе проверок контролирующими органами и аудиторскими компаниями. И данная процедура регулируется законодательством. Поэтому, приняв решение об уничтожении, нужно ознакомиться с положениями статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и действовать в рамках закона.
Правильный порядок выглядит следующим образом.
1. Подготовка к утилизации
Для любых видов бумаг действует общий порядок утилизации. В ходе подготовки бухгалтер должен убедиться в истечении срока хранения, а также в наличии документов, содержание которых утратило свое значение.
«Базовый срок хранения – 5 лет, в некоторых случаях больше, но не меньше».
Руководитель компании, в свою очередь, назначает членов экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов, подготовки акта о выделении к уничтожению бумажных и электронных документов, а также для непосредственной утилизации.
2. Подготовка акта уничтожения
Акт готовится по унифицированной форме, утвержденной «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов», М. 2015.
Осуществляется экспертиза ценности Документов, срок хранения которых истек. Их вносят в акт, с отображением дат их создания и сроков хранения и статей по перечню типовых управленческих документов. Отдельным актом оформляются электронные файлы, подлежащие уничтожению.
3. Утилизация документов на электронных и бумажных носителях
Для бумажных носителей предусмотрены следующие способы:
- сдача в пункт приема макулатуры – если содержание не представляет какой-либо ценности;
- самостоятельная утилизация – разрыв, измельчение или пропуск через специальный аппарат разрезания на тонкие полосы;
- растворение документов с помощью кислот или других химических веществ – способ также небезопасен для человека и может нанести вред окружающей среде.
- уничтожение на шредере архивной компании
При сжигании есть вероятность возникновения проблем с пожарной безопасностью, поэтому такой способ утилизации лучше использовать в крайних случаях.
Что делать с электронными файлами?
Электронные файлы находятся на серверах крупных организаций или в памяти головного компьютера на небольших фирмах. Их утилизация проводится следующими способами:
- размагничивание – воздействие на носитель магнитным полем;
- стирание или перезапись данных – файлы удаляются специалистами с сервера или с жесткого диска ПК;
- механическое уничтожение носителя – самый надежный способ, поскольку так можно лично убедиться в итоговом результате.
Проведенный порядок действий отображается в акте.
Как избежать ответственности за утрату бухгалтерских документов
Бывают ситуации, что документы теряются. Вся возможная ответственность (дисциплинарная, административная, уголовная) по таким фактам чаще всего ложится на плечи генерального директора, финансового директора, главного бухгалтера и его подчиненных.
Чтобы избежать ответственности за утерю документа, бухгалтеру необходимо его восстановить в кратчайшие сроки, хотя процедура бывает затруднительной и не всегда ыполнимой. Можно подтвердить утрату внешними оправдательными бумагами – справкой из ОВД при похищении, из ЖЭКа при затоплении и т.д. Это снимет ответственность с сотрудника.Что касается руководителя фирмы, то при выявлении подобных фактов, он должен организовать проведение служебного расследования, а о его результатах уведомить контролирующие органы, работа которых связана с утерянным документом. Дополнительно, директор обязан проследить, чтобы утраченные бумаги были восстановлены в полном объеме. Таким образом, он снимает с себя любую ответственность.