Хранение личных дел уволенных работников

Уничтожение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, возможно только по прошествии минимальных сроков хранения. Для соблюдения регламента кадрового делопроизводства работодателем создается архив личных дел уволенных работников.

Законодательно установлено правило по обособленному хранению бумажных формуляров с привязкой к номенклатуре дел. Принцип формирования архивных подборок основывается не на персональных данных физических лиц, а на датах издания приказов.

Как обеспечить сохранность личных дел

Ежегодно изданные кадровые приказы раскладываются по номерам и прошиваются. К подборкам распоряжений прикладываются описи. В подшивки необходимо включать приказы одного типа – отдельно систематизируются данные по увольнениям, по отпускам, следующее дело заводится для внутренних переводов. Количество папок зависит от степени детализации номенклатуры. В любом случае, хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть обеспечено работодателем.

Если приказы, переданные в архив, имеют приложения, эти бумаги подлежат хранению вместе с распоряжениями. Срок сохранности для дополнительных документов будет идентичен со сроком нахождения в архиве приказа. Личные карточки, оформленные по шаблону бланка Т-2, архивируются по аналогии с кадровыми распоряжениями и опечатываются.

Работодатель обязан сохранять личное дело уволенного сотрудника. В архив передается оригинал документа. Формуляры по уволенным и работающим специалистам должны быть обособлены друг от друга. При использовании данных из личных дел в качестве обоснования для издания приказа, к распорядительному бланку прикладывается выписка из дела или заверенная копия. Правила организации архивного хранения кадровых бумаг:

  • личные дела оформляются на бумажных носителях;
  • закрытые дела должны быть систематизированы и подшиты в папки;
  • каждая страница нумеруется для предотвращения случаев несанкционированного изъятия отдельных листов;
  • на титульной стороне папки проставляется количество подшитых дел;
  • на текущем хранении у кадровых специалистов могут оставаться только формуляры по работающим должностным лицам.

Папки с документами уволенных работников передаются в архив. Бланки складываются в специальные шкафы. Стеллажи для хранения должны быть защищены от огня и воздействия влаги. Расстановка папок осуществляется по двум сортировочным признакам:

Способ сортировкиКомментарий
Хронология создания подборкиДает возможность быстро определить, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников на текущую дату, когда их можно будет уничтожить
Алфавитный указательВторостепенный критерий, применяется внутри однотипных диапазонов дат

Срок хранения

Кадровая документация относится к категории бланков с продолжительным сроком хранения. Временные интервалы, на протяжении которых документы должны быть доступны пользователям, регламентируются на законодательном уровне. Сроки хранения личных дел уволенных работников равны 75 годам. Если до истечения этого периода предприятие прекратит свою деятельность, документы должны быть переданы в государственный архив.

Наименьший срок обеспечения сохранности предусмотрен для опросников и автобиографического материала – 1 год. Протоколы заседания коллегиальных органов должны храниться бессрочно. Ограничение в 75 лет архивного хранения предусмотрено не только для личных дел, но и для таких бланков:

  • индивидуальные трудовые контракты;
  • личные карточки;
  • выписки из формуляров трудовых книжек;
  • характеристики на должностных лиц;
  • выписки из сданных нанимателем кадровых отчетов;
  • списки наемных работников.

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Загрузка…
Комментарии