Обеспечить сохранность личных дел сотрудников работодатель обязан как во время их работы в компании, так и после увольнения. Что включает процедура подготовки личных дел к хранению? В течение какого срока личные дела подлежат хранению? Что грозит работодателю, не обеспечившего хранение личных дел сотрудников в течение нормативных сроков хранения? На эти вопросы ответим в статье.
Ведение и хранение личных дел сотрудников до увольнения
Пока сотрудник трудится в компании, его личное дело хранится в кадровой службе (в шкафах, сейфах) или в приспособленном для хранения документов помещении. В личных делах содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила по защите персональных данных.
Формирование личного дела начинается с момента поступления сотрудника на работу после издания приказа о приеме на работу. Затем в хронологическом порядке личное дело пополняется другими документами по мере их поступления (п. 4.19-4.30 Правил, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Завершается формирование личного дела в момент увольнения сотрудника из компании. Последним завершающим документом в личном деле будет копия приказа о расторжении трудового договора.
В начало личного дела подшивается бланк формы для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утв. Приказом № 526).
Данные из этих бумаг работник кадровой службы должен проверить, внести в личную карточку и вернуть сотруднику (ст. 65 ТК РФ, Постановление пятнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Если контролеры обнаружат в личном деле сотрудника копии указанных документов, работодателя оштрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).
При хранении личных дел сотрудников должна обеспечиваться их сохранность, защита от несанкционированного доступа, соблюдение конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел.
Непосредственно в компании хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.
Хранение личных дел сотрудников после увольнения
Дела уволившихся сотрудников необходимо передать на архивное хранение. Для этого личные дела предварительно нужно подготовить (п. 4.21, 4.30 Правил, утв. Приказом Минкультуры № 526).
На описи производится итоговая запись, в которой указывается, сколько всего документов находится в личном деле и из скольких листов оно состоит.
В начало личного дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела.
Формы документов, применяемых для подготовки к хранению личных дел уволенных сотрудников можно взять из Приложений к Правилам, утв. Приказом Минкультуры № 526:
- лист-заверитель (Приложение № 8);
- внутренняя опись документов дела (Приложение № 27);
- обложка дела (Приложение № 28).
При подготовке электронных дел для передачи в архив организации предусматривается составление описи электронных дел, документов (Приложения № 17, № 18).
Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Скрепки со всех документов до прошивки/переплета нужно удалить.
Оформленные по всем требованиям личные дела уволенных работников хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Скачайте форму листа-заверителя и внутренней описи документов дела (это бесплатно).
Сроки хранения личных дел уволенных сотрудников
Личные дела уволенных сотрудников передаются в архив не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.
Личные дела руководителей и работников компании нужно хранить 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003. Если же эта процедура произошла ранее указанной даты, срок хранения личных дел составляет 75 лет (п. 445 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2023 № 236). Такой же срок хранения предусмотрен для книг, журналов, карточек учета, базы данных личных дел (п. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236).
Личные дела, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.
Начало течения срока хранения личных карточек следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
По истечении сроков хранения личные дела уволенных сотрудников подлежат уничтожению (ч. 1, 2, 4 ст. 22.1 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.1 и 4.3 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2023 № 237).
При банкротстве компании или ее ликвидации по иным причинам личные дела сотрудников вместе с другими документами, срок хранения которых не истек, передают в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ).
Когда работодателя оштрафуют за личные дела уволенных сотрудников
Законодательство об архивном деле обязывает работодателей обеспечивать сохранность архивных документов (в том числе личных дел уволенных сотрудников) в течение сроков их хранения (ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ).
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Контролеры могут предупредить или оштрафовать компанию на сумму от 5 000 до 10 000 руб. Штраф на руководителя составляет от 3000 до 5 000 руб.
Если при хранении личных дел сотрудников работодатель не обеспечит сохранность содержащихся в них персональных данных сотрудников, наказание будет более серьезным.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Узнайте, кто и какую ответственность несет за нарушение законодательства о персональных данных.
Подводим итоги
- Пока работник трудится у данного работодателя, его личное дело хранится в кадровой службе — в специально оборудованном помещении, несгораемом шкафу или сейфе.
- После увольнения сотрудников их личные дела готовят к хранению (нумеруют, прошивают и т. д.) и передают в архив компании, где они хранятся 50 лет, если были закончены делопроизводством после 01.01.2003 года, или 75 лет (до 2003 года).
- При ликвидации компании личные дела уволенных работников, срок хранения которых не истек, передаются в государственный архив для дальнейшего хранения.