Выдать копию трудовой книжки работнику по его запросу — обязанность работодателя. Рассмотрим, как правильно заверить запрашиваемые документы, в том числе копию трудовой книжки.
Получаем заявление от сотрудника
Сотрудник имеет право на получение документов (копий), связанных с работой (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Основанием выдачи сотруднику копий документов, связанных с работой, является письменное заявление, составленное на имя директора. На полученном заявлении руководитель ставит свою подпись и дает разрешение отделу кадров на выдачу документов, проставив надпись: «Согласовано» или «Выдать документы». Подписанное директором заявление передается уполномоченному должностному лицу на исполнение.
Срок выдачи запрашиваемых документов — 3 рабочих дня с даты получения заявления.
Подготавливаем и заверяем копию
Копия должна быть четкая: инстанция или организация, в которые она будет представляться работником, могут не принять некачественную копию трудовой книжки. Если копия нечитаемая, имеет приписки, подчистки и иные исправления, заверять ее нельзя.
После того как документ подготовлен, его нужно заверить.
Общий порядок выдачи копий документов, связанных с работой, определяется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X. Порядок заверения копии определяется отдельным документом — ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Но его требования не являются обязательными, а лишь носят рекомендательный характер.
Заверять документы можно двумя способами.
Способ 1. Заверяем каждый лист
Отметка о заверении документа делается на каждом листе под реквизитом «Подпись» и содержит:
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ;
- дату заверения документа;
- отметку о том, что подлинный документ находится в организации (если вы заверяете копию в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Заверительную надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.
Способ 2. Заверяем несколько страниц документа
Чтобы не мучиться с заверением каждого листа, можно заверить все сразу — предварительно сшив. Сшитые листы необходимо пронумеровать, а концы нитей, которыми они прошиты, опломбировать на обратной стороне последнего листа копии.
Там же, на обороте последнего листа, пишут: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов». Количество листов необходимо указать словами, а не только цифрами.
Далее на обороте нужно сделать заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО, проставить печать организации (отдела кадров) и, если вы придерживаетесь ГОСТ 7.0.97-2016, — сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации.
Перед подготовкой документов имеет смысл уточнить у сотрудника требования адресата, запрашивающего документы, после чего выбрать необходимый способ заверения трудовой. К примеру, ПФР и банки могут не принимать копию трудовой, заверенную в виде сшивки, а не отдельными листами.
Все заверительные надписи, подписи и оттиски печатей должны быть легко читаемыми: такой подход к заверению копий избавит сотрудника от возможных претензий, а работника отдела кадров — от повторной работы по заверению трудовой книжки.
Чтобы проверить полномочия лица, заверившего трудовую книжку, организация, в которую она представляется, может потребовать копию приказа о возложении данных обязанностей на уполномоченного сотрудника.
Подводим итоги
- Основанием выдачи сотруднику копии трудовой книжки является заявление, составленное в письменной форме.
- Копию трудовой заверяют в соответствии с требованиями, установленными Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X и ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования последнего документа являются рекомендуемыми.
- Срок выдачи запрошенного документа — 3 рабочих дня с даты получения от сотрудника заявления.