Все действия, допустимые в отношении трудовых книжек, подчинены законодательно установленным правилам. О том, что, согласно этим правилам, происходит с трудовыми книжками при увольнении, позволяют ли они заверять уволенному копию трудовой книжки и как на них отразилось появление электронной версии этого документа, — в нашем материале.
Судьба трудовой книжки при увольнении
Трудовая книжка представляет собой документ, сопровождающий наличие трудовых отношений, подчиняющихся ТК РФ, и отражающий все этапы трудовой биографии человека (ст. 66 ТК РФ):
- периоды его работы;
- названия работодателей;
- наименования занимаемых должностей;
- реквизиты документов, на основании которых вносятся записи о трудовой деятельности.
Взаимоотношения с каждым конкретным работодателем возникают с дня принятия на работу и прекращаются в день увольнения.
Трудовая книжка в момент трудоустройства передается работодателю или оформляется им (если работа для работника оказывается первой). В период работы хранится она у работодателя, поскольку он обязан вести этот документ (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), но в день увольнения должна выдаваться работнику на руки с записью об этом событии (п. 35 Правил, утв. Постановлением № 225).
Если в период работы у работника возникает необходимость в получении копии его трудовой книжки, работодатель обязан выдать такую копию по заявлению работника в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением № 225). Копия должна быть заверена работодателем (ст. 62 ТК РФ).
Можно ли заверить копию трудовой книжки уволенному?
После увольнения работника его бывший работодатель освобождается от обязанности выдавать ему какие-либо документы, связанные с работой. Поэтому заверить копию трудовой книжки он тоже не вправе.
Однако у уволившегося и пока не трудоустроившегося человека трудовая книжка находится на руках, а это означает, что он может:
- Предъявить по месту требования ее саму с тем, чтобы там сделали с нее копию (возможно также предъявление книжки вместе со сделанной с нее копией). Заверяется такая копия уполномоченным на это представителем той инстанции, куда требуется копия.
- Заверить ее копию у нотариуса.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на порядок заверения копий трудовых книжек. Если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.
Копия трудовой книжки при электронном ее ведении
С 2020 года трудовая книжка помимо традиционной бумажной формы получила еще одну — электронную (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»). Электронные сведения в единой базе формируются в отношении всех работников без исключения, но накопление их начинается лишь с даты 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). До этой даты единственным документом, подтверждающим наличие трудовой деятельности, остается бумажная трудовая книжка.
Возможность использования бумажной трудовой книжки не исчезает с появлением ее электронного варианта (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), но вестись это документ будет параллельно с электронным. Для книжки, оформляемой на бумаге, сохраняется действие всех касающихся ее правил. Поэтому копию ее, заверенную работодателем, можно получить лишь у текущего работодателя. Уволенному же такой услугой воспользоваться будет нельзя.
Более полные сведения о своей трудовой деятельности, заверенные по всем правилам (подпись и печать для бумажного варианта, усиленная квалифицированная электронная подпись — для электронного), уволившийся работник вправе получить в виде аналогичного отчета (ст. 66.1 ТК РФ):
- в МФЦ — в виде бумажного документа;
- в ПФР — как на бумаге, так и в электронном виде;
- через портал Госуслуг — в электронном варианте.
Т. е. электронный способ ведения трудовой книжки дает больше возможностей для получения информации из нее и существенно упрощает сам этот процесс как для работающего лица, так и для уволившегося работника.
Подводим итоги
- Трудовая книжка — документ, отражающий данные о трудовой деятельности человека. В период работы она находится у текущего работодателя, а при увольнении выдается на руки уволенному работнику.
- Увольнение прекращает взаимоотношения между работником и работодателем. Поэтому работодатель освобождается от обязанности выдавать уже уволенному работнику копии документов, связанных с работой, и заверить у него копию трудовой книжки нельзя. По месту требования в этом случае лицом, у которого трудовая книжка находится на руках, предъявляется либо ее оригинал, либо нотариально заверенная копия.
- Электронный вариант ведения трудовой книжки, ставший доступным с 2020 года, позволяет формировать актуальную для этого документа информацию в виде особого отчета (сведений о трудовой деятельности). Отчет может создаваться как на бумаге, так и в виде электронного файла. Получить такой отчет (заверенный по всем правилам) можно в МФЦ, ПФР или через портал Госуслуг.