2-НДФЛ по договору ГПХ: типичные ошибки на стыке двух годов

У вас есть договоры подряда с физлицами? Вы уже сдали по ГПД-шникам 2-НДФЛ за 2018 год или готовы это сделать? Проверьте еще раз свои справки: нет ли в них распространенных ошибок и внесите коррективы раньше, чем эти ошибки обнаружат в налоговой.

Типичные ошибки в 2-НДФЛ по ГПХ

По мнению проверяющих, при заполнении справок по ГПД основная причина ошибок – неверное признание даты получения физлицом дохода. Напомним, что согласно п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода по подрядному договору считается дата платежа контрагенту-физлицу. В этом коренное отличие договора ГПХ от зарплатных выплат.

Способ учета вознаграждения по договору и связанная с ним обязанность удержать НДФЛ – всегда «по оплате». И по тому же принципу данные по ГПД должны отражаться в отчетных формах (2-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Разберем подробнее типовые ситуации, в которых может быть неверно заполнена 2-НДФЛ.

Ситуация 1: аванс по договору выплачен в 2018, а работы (услуги) приняты в 2019

 Типичная ошибка:  доходы признаются по факту выполнения работ, а не по факту оплаты. Оплата, включая аванс и НДФЛ с аванса, оказываются включенными в январь 2019, и в 2-НДФЛ за 2018 год не попадают.

 Как исправить?  Если вы уже подали неправильную 2-НДФЛ за 2018 год и не указали в ней аванс по ГПД, фактически выплаченный в 2018 году, то может быть 2 варианта:

• Вы не указали аванс в справке за 2018 и не удержали с него НДФЛ (например, пропустили новый договор, заключенный в последние дни 2018 года). Сюда же отнесем и ситуацию, когда вы вообще не сдавали 2-НДФЛ за 2018 по этому контрагенту. В данном случае вам не только нужно подать уточненную 2-НДФЛ за 2018 (или подать новую справку, если до этого не сдавали), но и доплатить налог и пени за просрочку. А также скорректировать расчеты с контрагентом по ГПД, уведомив его об этом и согласовав способ урегулирования расчетов.

 Возможен и вариант, что доудержать с работника НДФЛ уже не получится. Например, в декабре был выплачен аванс, в январе договор закрыт исполнением, а ошибку вы обнаружили уже в марте. Тогда вам придется досдать 2-НДФЛ с признаком «2», пусть и с опозданием и штрафом. А вот переводить НДФЛ в бюджет в этом варианте уже не потребуется. 

• Налог с выплат в 2018 был удержан правильно, но в справку суммы не попали. В этом случае следует сделать уточненку, выравнивающую суммы выплаченных по договорам ГПХ доходов и удержанного с них НДФЛ с фактическими данными.

Сдавать корректировку 2-НДФЛ за 2018 следует по новой форме. В поле «№» уточняющей справки укажите номер первоначальной справки (в которой сделана ошибка). Дату создания нужно указать текущую. В поле «Номер корректировки» проставьте «01» или «02» и так далее (в зависимости от того, какое по счету уточнение сдается). При подаче уточняющей 2-НДФЛ она заполняется полностью по всем полям, а не только по тем, в данные по которым вкралась ошибка.

Данный порядок подачи корректировки 2-НДФЛ является универсальным для всех случаев, когда необходимо исправить 2-НДФЛ. Поэтому мы описали его один раз и далее будем только касаться нюансов.

Ситуация 2: работы (услуги) выполнены и приняты в 2018 году, постоплата прошла в 2019

 Типичная ошибка:  суммы по ГПД включены в 2-НДФЛ «по отгрузке» и попадают в 2-НДФЛ за 2018 год.

 Как исправить?  Тут тоже возможны 2 ситуации:

• В исправляемой справке 2-НДФЛ фигурируют и другие суммы, указанные верно. Тогда показатели справки нужно скорректировать в меньшую сторону на сумму неверно отраженных результатов «по отгрузке» и налога с них (в исходной справке он получится начисленным, но не удержанным). Уточненную справку нужно тоже сдать в налоговую.
• В исходной справке за 2018 год указаны только неверные суммы «по отгрузке». То есть 2-НДФЛ от вас по данному контрагенту вообще быть не должно. В этом случае нужно аннулировать 2-НДФЛ по этому контрагенту полностью. Для этого действия в поле «Номер корректировки» корректирующей 2-НДФЛ нужно указать код «99», а все остальные поля справки полностью продублировать.

 Подробно о том, как заполнить справку 2-НДФЛ за 2018 год, читайте в этой статье. 

Чем грозят ошибки?

За сдачу 2-НДФЛ с неверными данными установлен штраф — 500 рублей за каждую справку с ошибками (п. 2 ст. 126.1 НК РФ). При этом ошибки в действующем законодательстве никак не конкретизированы: формально могут оштрафовать за любые неверные сведения. Но только в том случае, если ошибку выявят налоговики. Если вы успели внести исправления сами, штрафа в большинстве случаев не будет.

Исключения возможны в ситуациях, когда придется досдавать не отправленные вовремя справки (как в Ситуации 1 ). Если сам срок подачи 2-НДФЛ был пропущен — штраф за не вовремя сданные документы составит 200 рублей за каждый (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Кроме этого, уплата штрафов за корректировки и пересдачу самих справок не освобождает от необходимости урегулировать ситуацию с недоплаченным в бюджет НДФЛ, образовавшимся в результате ошибок. Это влечет уплату пеней по налогу за каждый календарный день с пропуска даты платежа, в размерах, установленных ст. 75 НК РФ.