Как сдавать 2-НДФЛ по ТКС? Далеко не все организации могут представлять сведения о выплатах в пользу физических лиц на бумаге. Некоторым компаниям обязательно подавать эти формы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Три варианта
Теоретически существуют три способа представлять в ИФНС сведения о доходах физических лиц. Перечислим, как можно подать в налоговую формы 2-НДФЛ их (абз. 7 п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 4 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566):
- личный визит в налоговую и сдача справок в «окно» (можно послать уполномоченного представителя);
- отправка справок по почте с описью вложения;
- сдача 2-НДФЛ по ТКС.
Единственным способом сдать справки о доходах физлиц в электронном виде является их отправка по телекоммуникационным каналам связи. О том, чтобы принести заполненные формы на флешке или на диске не может быть и речи.
По интернету
Если компания выплачивает доходы 25-ти физическим лицам и более, то сдавать справки 2-НДФЛ можно только по ТКС. Для этого нужно оплатить услуги оператора электронного документооборота. Чтобы направить отчетность по телекоммуникационным каналам связи, организация или ИП должны:
- иметь в своем распоряжении сертифицированные средства криптографической защиты информации, совместимые с аналогичными средствами налоговой инспекции;
- суметь сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом, обеспечить шифрование и дешифрование, а также сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке отчета и проверку при получении информации.
Сведения о доходах физлиц считаются сданными, если они прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией (п. 12-21 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно быть больше 3000. Если сведений больше, то нужно сформировать несколько файлов. В каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.
После того, как справки будут отправлены, налоговая инспекция:
- извещением подтвердит дату получения электронных документов на следующий день после отправки;
- направит файлы с реестром справок о доходах и суммах налога физических лиц, а также протокол приема справок о доходах и суммах НДФЛ (в течение 10 дней).
Сведения считаются сданными, если они прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией (п. 12-21 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566).
Непрошедшие контроль справки нужно уточнить и пересдать. Принятые справки переделывать не нужно, а 2-НДФЛ с ошибками нужно исправить. Для этого формируют файл с уточненными справками (п. 5 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, письмо ФНС от 05.09.2013 № БС-4-11/16088).
Для аннулирования справки с ошибочными показателями, нужно отправить эту справку с кодом корректировки 99. В ней указываются только реквизиты человека (Ф.И.О. и др.). Данные о начислениях и выплатах в справке с кодом 99 показывать не нужно. Подтверждением правильности аннулирующей справки станет стандартный протокол, где в графах «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» будут нули.