Как оформить авансовый отчет по итогам командировки? Направление работника в служебную поездку в другой населенный пункт во внутреннем документообороте организации оформляется как командировка. Стоимость билетов в пункт назначения и обратно, цена проживания, питания должны оплачиваться из средств работодателя. Чтобы подтвердить понесенные затраты командированный сотрудник оформляет авансовый отчет.
Структура отчета
В качестве бланка для авансового отчета обычно используют унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Также можно использовать самостоятельно разработанную форму, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике компании.
Последний вариант актуален для ситуаций, когда предприятие решило отказаться от рекомендованных законодательством форм и разработало собственный шаблон, учитывающий особенности деятельности организации. При применении нестандартного образца необходимо обеспечить полноту отражения в нем обязательных реквизитов первичных документов.
Подробнее об этом см. «Первичный документ: указываем обязательные реквизиты».
Требования к составлению отчета по командировке в текущем году не изменились. Авансовый отчет по командировке 2018 состоит из трех блоков:
| Раздел | Описание |
| Лицевая сторона | Заполняется бухгалтером и представляет собой систематизированные сведения об итогах поездки. В блоке приводятся данные, идентифицирующие участников расчетов по командировочным затратам. |
| Отрывная расписка | Заполняется бухгалтером, который принимает на проверку отчет с приложениями. Назначение отрезного корешка – фиксация факта подачи документов подотчетным лицом. Наличие расписки помогает избежать спорных вопросов при утере оригинала отчета или одного из приложений к нему. |
| Оборотная сторона формы | В ней приводятся детализированные сведения о понесенных работникам издержках. |
Заполнение формы
В отчете необходимо прописать сведения, идентифицирующие участвующих в формировании отчета лиц. В частности, наименование предприятия и Ф.И.О. работника, его должность и подразделение, табельный номер. Все подписи в бланке сопровождаются расшифровками. Отчет считается утвержденным, если на нем имеется положительная резолюция руководителя компании. До передачи формы на рассмотрение руководству, заполненный шаблон подписывает подотчетное лицо и проверивший предоставленные данные бухгалтер.
Каждому документу присваивается индивидуальный регистрационный номер и указывается дата оформления. В бланке при указании сумм затрат необходимо приводить реквизиты подтверждающих документов:
| Вид командировочных расходов | Наименование подтверждающих документов |
| Транспортные расходы | Автобусные, железнодорожные билеты, посадочные талоны к авиабилетам, чеки за покупку топлива для автомобиля с указанием в них населенных пунктов по пути следования. |
| Расходы на проживание | Счета, квитанции из гостиницы или другой организации, специализирующейся на размещении физических лиц. |
В ситуации, когда командированный сотрудник решил сэкономить, поселившись у друзей или родственников, возмещение за это ему не полагается. Лицо, предоставившее жилье, должно оформить сделку официально.
Кроме возмещения расходов на проезд и проживание сотруднику полагаются суточные. Размер суточных зависит от количества дней нахождения в командировке. Подтвердить длительность поездки можно несколькими способами:
| Вид документа | Сведения |
| Командировочное удостоверение | Отметки о выбытии и прибытии, на которых проставлены печати принимающей и отправляющей сторон |
| Проездные билеты | День выезда будет соответствовать дате отправления на билете. В свою очередь, день возвращения соответствует дате, указанной на обратном билете |
Подробнее об этом см. «Командировочное удостоверение заполнять не обязательно».
По итогам детальной расшифровки затрат выводится сумма фактических расходов на командировку. Она может быть принята к учету в полном объеме или частично. Для отражения в учете и возмещения всего размера расходов они должны быть признаны обоснованными.
На титульной стороне бланка указываются суммы перерасхода и экономии. При наличии за сотрудником задолженности по предыдущим поездкам, они должны быть учтены при определении суммы долга предприятия или работника по результатам поездки.
Добавим, что авансовый отчет может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае всем задействованным в заполнении и утверждении отчета лицам надо обладать действующими цифровыми подписями. При подаче бумажного экземпляра данные в него могут заноситься машинописным способом или вписываться от руки.