Чтобы начать пользоваться ЭЦП, необходимо оформить на нее сертификат. Рассмотрим его назначение и в каком порядке решается задача по получению такого документа.
Что такое сертификат ЭЦП?
Сертификат — это главный компонент электронной подписи, который отвечает:
- за идентификацию владельца подписи;
- за проверку подлинности подписи.
Сертификат ЭЦП оформляется только для усиленной электронной подписи.
Сертификат содержит следующую основную информацию:
- его уникальный номер;
- открытый ключ ЭЦП (ключ проверки ЭЦП);
- Ф. И. О. и другие данные лица, на которое оформляют сертификат;
- сведения об используемых средствах ЭЦП;
- реквизиты удостоверяющего центра, который выдал сертификат.
Оформление сертификата ЭЦП — пошаговая инструкция
Чтобы оформить сертификат (на практике — электронную подпись со всеми компонентами целиком), необходимо:
- Определить, для решения каких задач будет использоваться ЭЦП.
- Обратиться в удостоверяющий центр (УЦ) за оформлением сертификата.
Рассмотрим каждый из этапов.
Выясняем, для каких задач будет применяться ЭЦП
Электронная подпись бывает трех разновидностей:
- простая;
- усиленная (именно та, для которой и нужен сертификат ЭЦП):
- неквалифицированная;
- квалифицированная.
Как следствие, оформляются квалифицированный либо неквалифицированный сертификаты. Причем получение квалифицированной ЭЦП (с соответствующим сертификатом) возможно только в аккредитованном удостоверяющем центре.
Подробнее о видах ЭЦП, их применении и отличиях, читайте здесь.
Чаще всего квалифицированную ЭЦП применяют:
- для отчетности, сдаваемой в госорганы — ФНС, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор;
- для передачи данных в ФНС через онлайн кассы, подключения к системам маркировки, «Меркурий», ЕГАИС — торговыми организациями;
- для отчетности в госфонды — в случаях, когда за сбор данных по платежам в эти фонды не отвечает ФНС;
- для участия фирмы в государственных или муниципальных закупках;
- для внутрикорпоративного и межкорпоративного документооборота.
На рынке услуг аккредитованных удостоверяющих центров общераспространена схема, при которой пользователь может оформить сертификат на ЭЦП, подходящую сразу для нескольких десятков, а то и сотен вариантов использования (как правило, наиболее распространенных — например, имеющих отношение к налоговой отчетности или к государственным закупкам). Стоит такой сертификат порядка 2 500-3 000 рублей.
При этом даже если заказчику подписи нужен только один вариант использования ЭЦП — например, для отправки налоговой отчетности, то, как правило, нельзя оформить сертификат «на одну подпись», условно говоря, за 100 или 200 рублей. Придется покупать сертификат «на много подписей» — даже если основная часть из них не нужна.
Распространена схема, при которой пользователь приобретает некий базовый сертификат — ценой 1 500-2 000 рублей, и к нему докупаются необходимые разрешения. Например, для той же налоговой отчетности, или для Росреестра.
Если говорить о специфических, узкоотраслевых правоотношениях — например, связанных с ЕГАИС или маркировкой, то для них ЭЦП, как правило, оформляется обособленная (то есть, выписывается отдельный неуниверсальный сертификат).
Отметим, что в целях регистрации онлайн-кассы, как правило, подходит подпись, оформленная для налоговой отчетности. Но это не всегда так — всякий раз нужно уточнять в УЦ, нет ли по сертификату ограничений на подобную схему применения ЭЦП. Отдельная (не связанная с налоговой отчетностью) подпись для онлайн-касс обходится обычно в 1 000-1 500 рублей.
Пример
Торговой организации, которая сдает налоговую отчетность, работает с ЕГАИС, онлайн-кассами, и маркировкой, придется оформлять три ЭЦП:
- для отчетности (как часть универсальной) стоимостью 2 500-3 000 рублей;
- для ЕГАИС — порядка 2 000 рублей;
- для маркировки — также около 2 000 рублей.
А если «отчетная» подпись не подходит для онлайн-кассы, то еще и дополнительную ЭЦП для ККМ.
Квалифицированные ЭЦП выдают только специализированные организации — аккредитованные удостоверяющие центры. Обращение туда и будет следующим шагом в оформлении сертификата ЭЦП.
Обращаемся в удостоверяющий центр: какие нужны документы
Специфика удостоверяющих центров, особенно аккредитованных, состоит в том, что все они жестко регулируются законодательством. Установлены очень строгие правила в отношении их работы, сопоставимые с теми, что определены для кредитно-финансовых и страховых организаций. Поэтому с точки зрения закона на рынке не может быть УЦ, откровенно некачественно оказывающих услуги — такой центр быстро прикроют.
Таким образом, в какой УЦ обращаться с точки зрения его надежности, не имеет значения. Критерии будут чисто рыночные:
- цены на услуги удостоверяющего центра;
- удобство его расположения.
Для оформления сертификата ЭЦП представитель фирмы должен обратиться в удостоверяющий центр лично и принести документы для проверки. Набор этих документов зависит от:
- полномочий представителя фирмы;
- правоотношений, для которых оформляется ЭЦП.
Так, если представитель — гендиректор фирмы, и оформляется ЭЦП на налоговую отчетность, ему понадобится предъявить специалистам УЦ:
- оригиналы паспорта, СНИЛС;
- печать юрлица (если она используется);
- квитанцию об оплате ЭЦП — если предполагается предоплата.
Свидетельство о регистрации юрлица в ФНС, а также правоустанавливающие документы — например, устав, не нужны.
В течение нескольких дней УЦ, принявший документы, оформит сертификат ЭЦП и разъяснит, как получить к нему доступ. Как правило, в этих целях пользователю ЭЦП нужно в соответствии с инструкцией проинсталлировать сертификат на компьютере (например, с использованием предложенной УЦ программы для электронного документооборота). Или воспользоваться предусмотренными УЦ вариантами доступа к сертификату через браузер.
Технически сертификат будет располагаться на сервере УЦ. В любой момент его можно «скопировать» оттуда — например, для пользования ЭЦП на другом компьютере. А если подпись используется облачная (через браузер), то и копировать ничего не нужно: система все настроит сама.
Кроме доступа к сертификату, пользователь получит закрытый ключ, который будет записан на разрешенном типе носителя. Он обойдется примерно в 1 000-1 500 рублей. Не исключено, что потребуется покупать несколько носителей. Правила пользования носителем разъяснят представители УЦ.
Пользование сертификатом ЭЦП: нюансы
Владельцу сертификата ЭЦП следует иметь в виду, что:
- Получатель документов, подписанных ЭЦП, должен иметь доступ к сертификату — с помощью которого осуществит проверку подписи.
На практике такой доступ, как правило, осуществляется посредством установки той же самой программы от УЦ, которую использует сам владелец сертификата. Таким образом, если речь идет о межкорпоративном документообороте, нужно уведомить контрагента о необходимости получения доступа к сертификату и установке специальной программы (в порядке, который разъяснит УЦ).
Идеально, если отправитель и получатель файлов, подписанных ЭЦП, будут использовать одну систему документооборота. Это сведет к минимуму вероятные ошибки в распознавании сертификатов.
В случае применения подписи для обмена данными с госорганами — например, с ФНС при отправке налоговой отчетности — какие-либо согласования в части разрешения доступа к сертификату обычно не требуются. У тех же налоговиков есть необходимые программно-технические средства, чтобы в автоматическом режиме распознавать сертификаты, прикрепленные к файлам от налогоплательщиков.
ФНС, однажды получив тот или иной образец отчетности онлайн по определенному каналу (через конкретную СЭД), затем может сама инициировать переписку с налогоплательщиком в рамках той же СЭД. В свою очередь, сам налогоплательщик может обратиться в ведомство с просьбой использовать какой-то определенный канал обмена сообщениями — наиболее удобный для него.
- Сертификат на ЭЦП имеет ограниченный срок действия — как правило, 1 год.
Не все УЦ своевременно уведомляют пользователей подписей об истечении срока действия сертификата. В то время, как недействительный сертификат делает невозможным использование ЭЦП. Поэтому, нужно отслеживать сроки действия всех сертификатов — чтобы не вышло так, что отчетность отправляется в последний день, а ЭЦП не функционирует. Можно распорядиться, чтобы за актуальностью сертификатов следил ответственный работник.
- Если будут подозрения на то, что кто-то взял носитель ЭЦП без разрешения — нужно немедленно уведомить об этом УЦ.
Специалисты удостоверяющего центра заблокируют сертификат — и тот, кто взял носитель подписи, не сможет им воспользоваться. Следует заранее узнать в УЦ, какими могут быть механизмы уведомления. Отлично — если доступен круглосуточный телефонный звонок или направление сообщения персональному менеджеру пользователя ЭЦП в чате (чтобы соблюдение формальностей не потребовало большого количества времени).
После блокировки сертификат обычно требуется переоформлять на тех же условиях, что установлены для изначального его оформления. Но возможны различные ценовые льготы со стороны УЦ в подобных случаях — о них также следует спрашивать у представителей поставщика сертификатов ЭЦП.
Подводим итоги
- Сертификат ЭЦП — главный компонент квалифицированной электронной подписи, отвечающий за идентификацию владельца подписи и проверку ее подлинности.
- Сертификаты ЭЦП выдают специализированные организации — удостоверяющие центры.
- Для получения сертификата необходимо представить в удостоверяющий центр документы, подтверждающие полномочия заявителя, квитанцию об оплате ЭЦП и др.