Вопросы оптимизации расходов на персонал работодателям приходится решать регулярно, но в настоящее время они приобрели особо острый характер. Коронавирусные ограничения тяжким бременем легли на плечи бизнесменов, вынуждая их искать пути выживания, в том числе за счет экономии на зарплатных выплатах. Как в нынешних непростых условиях сохранить работников и не «вылететь в трубу»? Можно ли не нарушая закон сократить расходы на персонал? Об основных, дополнительных и форс-мажорных способах оптимизации расскажем в нашем материале.
10 основных способов оптимизации расходов на персонал
Существует немало способов, позволяющих сэкономить на «зарплатных расходах». Часть из них выходит за рамки закона, хотя нередко используются работодателями. Мы поговорим только о законных способах — тех, которые не нарушают трудовое законодательство и/или основаны на его нормах (ст. 15, 74, 81, 93, 128, 157, 160, 312.1 ТК РФ и другие).
Перечислим основные из них:
Основные способы оптимизации расходов на персонал
- Ввести режим неполного рабочего дня и/или неполной рабочей недели, заключив с сотрудниками дополнительные соглашения (ст. 74, 93 ТК РФ).
- Сократить штат, уведомив сотрудников за 2 месяца и выплатив выходное пособие (п. 2 ст. 81 ТК РФ).
- Прекратить или ограничить прием новых сотрудников, перераспределив их обязанности между имеющимися работниками.
- Объявить простой ─ при этом часть зарплаты платить все равно придется (ст. 157 ТК РФ).
- Провести аттестацию работников и расстаться с теми из них, кто не соответствует предъявляемым требованиям (п. 3 ст. 81 ТК РФ).
- Предоставить сотрудникам отпуск без сохранения заработной платы по их письменным заявлениям (ст. 128 ТК РФ).
- Сэкономить на обучении сотрудников ─ перейти на обучение персонала собственными силами, отказавшись от привлеченных со стороны преподавателей.
- Оптимизировать производственные процессы и пересмотреть нормы труда, в результате чего нужный объем работ будет выполняться меньшим числом работников или за меньшее время (ст. 160 ТК РФ).
- Применять договоры ГПХ, что позволит выполнять те или иные работы по мере необходимости, а не в постоянном «трудовом» режиме (с учетом требований ст. 15 ТК РФ).
- Перевести сотрудников на удаленку (ст. 312.1 ТК РФ) ─ эта мера позволит снизить затраты на аренду офисных помещений, расходные материалы и коммунальные платежи.
Указанные способы оптимизации потребуют от работодателя значительных усилий — с работниками придется вести разъяснительную работу, обосновывая те или иные оптимизационные меры. Вряд ли кто-то добровольно согласится на урезанный рабочий день с соответствующим снижением зарплатного дохода или без веских причин напишет заявление об отпуске без сохранения заработной платы.
Как законодатели планируют расширить возможности применения дистанционного труда, узнайте из материала «Изменения в законодательстве по удаленной работе».
10 дополнительных способов оптимизации
К числу дополнительных можно отнести следующие способы оптимизации расходов на персонал:
Дополнительные способы оптимизации расходов на персонал
- Пересмотреть локальные акты по оплате труда, предусмотрев в них более жесткие критерии назначения премий и иных стимулирующих выплат (условие о выполнении производственного плана или иных показателей, введение системы оценки вклада каждого работника и др.).
- При заключении трудовых договоров с новыми сотрудниками указывать срок действия надбавок и доплат, а с действующими сотрудниками такие условия прописать в дополнительных соглашениях ─ ст. 151 ТК РФ позволяет обоснованно увеличивать зарплату за увеличение объемов работы, при расширении зон обслуживания, выполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от своей работы. А также соответственно уменьшать суммы при отсутствии оснований для доплаты.
- Разработать и внедрить в компании эффективную систему оплаты труда, учитывающую показатели качества и количества выполненной работы ─ итоговая сумма заработной платы должна зависеть от результатов работы сотрудника и мотивировать его на эффективный и результативный труд.
- Грамотно перераспределить трудовые функции, исключив лишние звенья ─ к примеру, отказаться от штатной единицы курьера, передав «почтовые» функции водителям или сотрудникам с разъездным характером работы.
- Ориентироваться при подборе персонала на «универсальных» сотрудников ─ обладающих соответствующей квалификацией и способных выполнять разные виды работ. Это обеспечит полную загрузку рабочего времени и экономию на отдельных штатных единицах.
- Введение для некоторых специалистов ненормированного режима работы ─ это позволяет привлекать их к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени без выплаты сверхурочных. При этом работник имеет право на 3 дополнительных дня к очередному отпуску.
- Перевести сотрудников на сменный график работы ─ оборудование будет полностью загружено, а на выплате сверхурочных можно будет сэкономить. Но при этом придется выплачивать доплату за работу в ночное время.
- Разработать должностные инструкции, процедуры контроля и обучения рядовых сотрудников таким образом, чтобы риски ошибок и брака сводились к минимуму ─ отпадет необходимость в повышенной оплате труда части высококвалифицированных специалистов.
- Сократить число и размах корпоративных развлекательных мероприятий для сотрудников или отказаться от них полностью.
- Выбрать оптимальную систему оплаты труда исходя из специфики работы компании, в том числе рассмотреть возможность введения разных систем оплаты труда для разных категорий работников.
Чтобы выбрать тот или иной способ оптимизации, работодателю придется сначала задействовать финансовую и/или бухгалтерскую службу — специалистов, способных просчитать выгоды и издержки того или иного оптимизационного способа. С разбегу применять такие способы не получится, иначе может случиться обратная оптимизация, когда «скупой платит дважды».
Форс-мажорные способы экономии
Ситуация с коронавирусными ограничениями, с которыми столкнулись большинство работодателей в 2020 году, вынуждает искать иные способы оптимизации расходов на персонал — более быстрые и эффективные, позволяющие компании удержаться «на плаву» без радикальных мер (поголовного увольнения работников и закрытия компании).
Форс-мажорные способы оптимизации расходов на персонал
- Временно отмените надбавки и доплаты ─ только те, которые платите по своей воле (компенсации расходов на питание сотрудников, их проезд, оплату жилья и др.). Для этого потребуется внести изменения в трудовые договоры и/или иные локальные акты. Оплаты, обязательные по ТК РФ, не трогайте (ночные, сверхурочные, праздничные, за вредность и т. д.).
- Перенесите очередные отпуска на период «нерабочих оплачиваемых дней» ─ для этого работник должен написать заявление, а работодатель издать приказ и скорректировать график отпусков.
- Временно сократите бонусы и часть зарплатных выплат топ-менеджерам ─ это позволит сохранить больше рядовых сотрудников и поддержать работу компании в сложный период.
- Предоставьте временно другому работодателю свой персонал по договору о предоставлении труда работников (ст. 53.1 ТК РФ) ─ если вашей компании не разрешено работать из-за ограничительных мер, работающие компании могут быть заинтересованы во временной рабочей силе.
Эти методы идут в ход, когда работодатель оказывается в ситуации неопределенности в отношении дальнейших перспектив деятельности и срок возобновления приостановленной работы компании зависит не от него и/или неизвестен.
Последствия «зарплатной» оптимизации
Стремление работодателя сократить затраты на персонал могут обернуться против него. Это не удивительно — любое урезание доходов сотрудников неизбежно вызовет их недовольство вне зависимости от причин, по которым работодатель решил предпринять такие действия.
Наиболее вероятные последствия оптимизации расходов на персонал:
- жалобы сотрудников в ГИТ и прокуратуру;
- внеплановые проверки работодателя;
- увеличение числа трудовых споров;
- судебные тяжбы.
Если в споре выиграет работник, компании придется выплатить ему:
- недоплаченную зарплату;
- издержки, связанные с обращением в суд (по оплате юридических и почтовых услуг, проезд и т. д.);
- компенсацию морального вреда;
Если работник не заявил требование о компенсации морального вреда вместе с основным требованием, то он вправе это сделать в течение 3 месяцев с момента вступления в законную силу решения суда, которым нарушенные трудовые права работника были восстановлены (Постановление КС РФ от 14.07.2020 № 35-П).
То есть эффект от экономии на персонале может перекрыться выплаченными по решению суда суммами.
Кроме того, работодателю придется нести административную ответственность в виде предупреждения или штрафа по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. А в отдельных случаях могут наступить и уголовные последствия за частичную невыплату зарплаты — вплоть до лишения свободы на срок до 1 года (ч. 1 ст. 145.1 УК РФ).
Если победу в трудовом споре одержит работодатель, с работника он ничего не получит — законодательство освобождает трудящихся от оплаты пошлин и судебных расходов в трудовых разбирательствах (ст. 393 ТК РФ).
Есть и иные негативные последствия для работодателя. Как показывает практика, эффект от экономии на «зарплатных» расходах бывает краткосрочным и впоследствии приводит к снижению продуктивности и качества труда сотрудников. Они теряют уверенность в завтрашнем дне и задумываются о смене работы.
Подсказки работодателю: когда можно законно снизить зарплату сотруднику
Работодатель вправе изменить размер заработной платы в сторону уменьшения только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст. 74 ТК РФ). Это могут быть изменения:
- Организационные — внедрение определенных форм организации труда (подрядных, бригадных и др.), а также изменения в структуре управления компании.
- Технологические — разработка новых видов продукции, внедрение нового оборудования и технологий, введение новых или корректировка существующих технических регламентов.
Законно снизить зарплату работодатель может также в следующих ситуациях (ст. 155-157 ТК РФ):
- работник по своей вине не исполнил трудовые (служебные) обязанности и/или не выполнил нормы труда, и это документально зафиксировано;
- допущен простой по вине работника;
- изготовлена бракованная продукция при отсутствии вины работника (к примеру, по причине некачественного сырья).
Если же работодатель планирует урезать зарплаты из-за ухудшения финансового положения компании или падения объемов продаж, его действия будут незаконными — в таком случае изменение условий трудового договора в части зарплатных договоренностей не является следствием изменения организационных или технологических условий труда (Апелляционное определение Московского горсуда от 14.07.2016 по делу № 33-27323/2016).
Подводим итоги
- Оптимизировать затраты на персонал можно разными способами: от аттестации работников до сокращения штата.
- В период коронавирусных ограничительных мер снизить издержки на персонал и сохранить трудовой коллектив поможет временная передача персонала неработающей компании другому работодателю, а также иные меры организационного и экономического характера.
- Перед проведением оптимизации следует просчитать выгоды и риски от планируемых мероприятий, иначе можно погрязнуть в судебных разбирательствах, пострадать от повышенного внимания контролеров, а также демотивировать персонал на качественный и производительный труд.