Составление ежегодного графика отпусков — обязательная процедура для работодателя. Однако это не значит, что график останется в «первозданном» виде на протяжении всего года. Разберемся, в каких ситуациях нужно внести изменения в уже утвержденный график отпусков и как это сделать.
Причины внесения изменений в график отпусков
Изменения в график отпусков вносятся в связи с переносом отпуска на другую дату. Перенос отпуска возможен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- По желанию работника.
Основание переноса — заявление сотрудника, составленное в письменном виде на имя руководителя. В нем работник указывает причину переноса и дату, на которую отпуск сдвигается. Если работодатель не возражает против переноса, он подписывает заявление и издает соответствующий приказ.
- В связи с болезнью сотрудника накануне отпуска или вовремя него.
Основание — больничный лист. Сотрудник может попросить продлить текущий отпуск на время болезни или перенести его на другую дату, но не позднее 12 месяцев после окончания года.
- В связи с отзывом сотрудника из отпуска по производственной необходимости.
Основание — приказ об отзыве сотрудника из отпуска. Отозвать работника можно только с его письменного согласия. Неиспользованные дни отпуска сотрудник может взять в любое время в течение текущего или следующего года.
Не допускается отзыв из отпуска несовершеннолетнего сотрудника, беременной женщины, работников вредных и опасных производств. Если работник отказывается выйти из отпуска — заставить его нельзя.
- Из-за нарушения срока выплаты отпускных или уведомления сотрудника о начале отпуска.
Основание — заявление сотрудника в письменном виде. Если вы вовремя не выплатили отпускные или не предупредили об отпуске за 2 недели, работник имеет право перенести отпуск, и вы не вправе отказать ему.
Порядок внесения изменений в график отпусков
Изменения в график отпусков вносятся на основании приказа о переносе отпуска. В нем необходимо указать:
- причину переноса отпуска;
- прежние даты отпуска;
- новые даты, на которые переносится отпуск;
- распоряжение сотруднику отдела кадров на внесение изменений в график.
После составления приказ подписывается руководителем и направляется в отдел кадров на исполнение. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.
Срок хранения приказа о внесении изменений в график отпусков — 5 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Перед тем как переносить отпуск обязательно проверьте, когда сотрудник последний раз его брал. Запрещено не отпускать сотрудника в отпуск более 2 лет подряд.
После издания приказа и ознакомления с ним всех лиц, которые в нем указаны, нужно внести изменения в сам график. Если используется унифицированная форма графика, то данные о переносе отпуска вносят в графы 8-10:
- в графе 8 указывают реквизиты приказа о переносе отпуска;
- в графе 9 отражают новые даты отпуска;
- в графе 10 описывают причину, по которой перенесен отпуск.
Помимо графика отпусков изменения также нужно внести в личную карточку сотрудника.
Внесение дополнений в график отпусков
Внесение дополнений в график возможно при предоставлении отпуска новым сотрудникам.
Для отражения отпуска по новым сотрудникам можно подготовить отдельное приложение к графику. Дополнения можно и не вносить в график, в этом случае отпуск оформляется приказом руководителя, подготовленным на основании заявления работника.
Подводим итоги
- Основанием внесения изменений в график является перенос отпуска по желанию работника, производственной необходимости, вследствие болезни сотрудника и по иным причинам.
- Изменения в график отпусков вносятся на основании приказа о переносе отпуска.
- Если используется унифицированная форма графика, данные о переносе отражают по графам 8-10.
- Данные по отпускам новых сотрудников вносят в приказ в виде отдельного приложения или не вносят вовсе (в этом случае отпуск оформляется приказом руководителя).