Оплата труда

Какие документы по зарплате необходимо распечатывать в 2019 году? 

Налоговый эксперт-журналист

Документы по заработной плате, как и любые другие, необходимо хранить. Но в каком виде — в компьютере или на бумаге? И есть ли какой-нибудь регламентирующий документ? Разбираемся вместе.

Как узнать, нужно ли хранить документ на бумаге?

Бумажные документы на предприятиях часто хранятся в распечатанном виде и параллельно в компьютере отсканированными. Но даже если у вас осталась скан-копия документа, подлинник не спешите уничтожать.

Не забывайте: лишь тот электронный документ считается равнозначным бумажному, который подписан электронной подписью (ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Письмо Минфина РФ от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Какие документы, сформированные в программе, можно не распечатывать?

Если вы создаете документы по зарплате в бухгалтерской программе, следуйте нижеприведенным рекомендациям:

  • Если на документе не нужна оригинальная подпись составителя (директора, главбуха, другого лица), его допустимо распечатывать только по требованию проверяющих инстанций или сотрудников (в предусмотренных законом случаях). Пример таких документов — карточки по учету НДФЛ и взносов.
  • Если подпись необходима, распечатайте документ и храните его в бумажном виде (исключение — документы, подписаны электронной подписью). Это касается, в частности, ведомостей на получение зарплаты, табелей учета рабочего времени и других кадрово-зарплатных документов.
 Обратите внимание также и на то, что по мнению судов, документ, подписанный неуполномоченным лицом, не способен подтвердить расчеты (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.05.2014 по делу № А29-1550/2013). 

Поблажки к расчетным листкам

Несмотря на то, что сегодня большинство работодателей распечатывают расчетные листки, это делать совсем необязательно. Контролеры разрешили «раздавать» сотрудникам расчетные листки в электронном виде (Письмо Роструда от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1).

Читайте также:  Закрывается обособка: по какому основанию увольнять сотрудников?

 Чтобы соблюсти требования законодательства, рекомендуем прописать в локальном нормативном акте, что сотрудники будут получать расчетные листки на электронную почту или в через личный кабинет на корпоративном сайте.  Так вы исключите какие-либо придирки со стороны проверяющих и сэкономите массу рабочего времени.

Если же работодатель не выдает расчетные листки или выдает с опозданием, она может быть привлечена к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП):

  • штраф для юрлиц — 30 000-50 000 рублей (50 000-70 000 рублей — за повторную провинность);
  • штраф для должностных лиц — 1 000-5 000 рублей или предупреждение (10 000-20 000 рублей или дисквалификация от 1 года то 3 лет — за повторное нарушение);
  • штраф для ИП — 1 000-5 000 рублей (10 000-20 000 рублей — за повтор).

С образцом расчетного листка можно ознакомиться здесь.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #2019 #документы #заработная плата #зарплата #работник

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии