Мнение работников при составлении графика отпусков

График отпусков — документ, составляемый и утверждаемый ежегодно. О том, с какой целью он создается, и какая роль в этом процессе отводится мнению работников, — в нашем материале.

Зачем нужен график отпусков?

График отпусков всегда формируется и утверждается заблаговременно — не позже, чем за 2 недели до начала года, в котором он будет применяться (ст. 123 ТК РФ).

Наличие графика позволяет:

• контролировать соблюдение требования о необходимости предоставления времени ежегодного отдыха каждому из работников;
• приурочить период наибольшего спроса на отпуска к тому времени, когда отсутствие части работников не отразится негативно на деятельности работодателя;
• заранее спланировать замены, обеспечивающие выполнение функций (полное или частичное) находящегося на отдыхе работника другими лицами.

Исполнение графика обязательно и для работника, и для работодателя. Но этот документ позволяет вносить в него изменения, обусловленные возможностью:

• продления или перенесения времени отдыха (ст. 124 ТК РФ);
• деления его на части (ст. 125 ТК РФ);
• замены денежной компенсацией его дней, выходящих за пределы минимально необходимой (ст. 115 ТК РФ) продолжительности отдыха (ст. 126 ТК РФ).

Изменения могут вызываться требованиями законодательства или возникать по взаимному согласию работника и работодателя.

Учет мнения работника при формировании графика

Возможность учета мнения работника при создании графика в законодательстве упоминается только в одном аспекте — ориентироваться на это мнение работодатель обязан лишь тогда, когда работник относится к категории лиц, имеющих право выбирать время отдыха (ст. 123 ТК РФ). Основания для возникновения такого права приводятся как в ТК РФ, так и в других законодательных актах.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Подпись работника об ознакомлении с графиком отпусков, который составлен без учета его мнения и в котором зафиксировано разделение ежегодного отпуска на части, не свидетельствует о достижении между вами соглашения по этому вопросу (Решение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 06.07.2018 N 12-285/2018). А значит, это может повлечь спор с работником и, соответственно, риски. Поэтому рекомендуем при разделении отпуска на части оформлять документы так, чтобы из них четко следовало, что работник согласился на разделение отпуска (читать далее…).

Воспользоваться правом на выбор можно:

• женщинам, использующим отпуск по беременности и родам и желающим присоединить время ежегодного отдыха к этому отпуску (ст. 122, 260 ТК РФ);
• несовершеннолетним (ст. 122, 267 ТК РФ);
• усыновителям детей-младенцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужьям женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• работникам, отозванным из отпуска, в отношении недоиспользованного ими времени отдыха (ст. 125 ТК РФ);
• одному из лиц (родителю, приемному родителю, опекуну, попечителю), на воспитании которых находится несовершеннолетний ребенок-инвалид (ст. 262.1 ТК РФ);
• родителям 3 и более детей, находящихся в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• совместителям (ст. 286 ТК РФ);
• супругам военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• сотрудникам государственных органов принудительного исполнения, уголовно-исполнительной системы, противопожарной службы, внутренних дел и Росгвардии, если им не удалось воспользоваться отпуском, предусмотренным графиком (п. 3 ст. 57 Закона от 01.10.2019 № 328-ФЗ «О службе в органах принудительного исполнения…», п. 3 ст. 59 Закона от 19.07.2018 № 197-ФЗ «О службе в уголовно-исполнительной системе…», п. 3 ст. 58 Закона от 23.05.2016 № 141-ФЗ «О службе в федеральной противопожарной службе…», п. 3 ст. 57 Закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел…»);
• почетным донорам (подп. 1 п. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ «О донорстве…»);
• лицам, попавшим под воздействие радиации при ядерных испытаниях или катастрофах (п. 15 ст. 2 Закона от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях…», п. 5 ст. 14, п. 1 ст. 15 Закона от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите…»);
• инвалидам войны, участникам ВОВ, ветеранам боевых действий, лицам, находившимся не меньше 6 месяцев на военной службе в период ВОВ, награжденным орденами или медалями за службу во время ВОВ, жителям блокадного Ленинграда, лицам, работавшим в период ВОВ на объектах оборонительного назначения (подп. 17 п. 1 ст. 14, подп. 15 п. 1 ст. 15, подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2, подп. 3 п. 3 ст. 16, п. 9 ст. 17, подп. 9 п. 1 ст. 18, подп. 10 п. 1 ст. 19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• Героям Соцтруда, Труда РФ, полным кавалерам ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Закона от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий…»);
• Героям Советского Союза, РФ, полным кавалерам ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона от 15.01.1993 № 4301-1 «О статусе Героев…»).

С мнением остальных работников работодатель может не считаться. Хотя учитывать его при создании графика рекомендует Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, утвердившее унифицированную форму этого документа.

Учет мнения работников при формировании графика позволяет:

• заранее предусмотреть те прогнозируемые ситуации, из-за которых работник будет вынужден просить о переносе или разделении отпуска после вступления графика в силу;
• избежать конфликтов между работником и работодателем;
• без участия работодателя решить вопрос о распределении времени отдыха между работниками, поскольку сами работники обычно хорошо осведомлены о периодах их наибольшей востребованности на работе и о подходящих для них заменах.

Привлечение работников к созданию графика на основе их пожеланий может существенно снизить трудозатраты работодателя по формированию этого документа, если его устроит заполненный работниками вариант или необходимость вмешательства в распределение, сделанное самими работниками, окажется минимальной.

Подводим итоги

• График отпусков создается и утверждается до начала того года, в котором он будет действовать. Этот документ обязателен для исполнения, но допускает возможность его корректировок. Необходимость в изменениях может возникнуть в силу требований законодательства или по согласованию между работником и работодателем.
• Действующее законодательство обязывает работодателя считаться с мнением работника при создании графика лишь в том случае, если работник относится к числу лиц, имеющих право на выбор времени отдыха. Обязанности учитывать мнение всех иных работников у работодателя нет. Однако привлечение работников к формированию графика имеет ряд положительных аспектов, позволяющих свести к минимуму конфликты по этому вопросу, избежать излишних корректировок уже утвержденного документа, а также снизить трудозатраты по его созданию.