Несмотря на то, что осенний локдаун 2021 года не такой жесткий, как был весной 2020, предприятиям и организациям пришлось менять планы на период с 30.10.2021 по 07.11.2021, в том числе касающиеся служебных командировок. Расскажем, как отменить командировку из-за коронавируса.
Нужно ли отменять командировку?
В октябре 2021 года заболеваемость Covid-19 в России значительно возросла, что послужило причиной издания Президентом Указа от 20.10.2021 № 595, по которому с 30 октября в стране на 9 дней введен нерабочий период. Главы некоторых регионов ввели подобные меры уже с 25 и 28 октября.
Запрета на командирование сотрудников из-за коронавируса в 2021 году нет, однако принимая решение о том, должна ли состояться запланированная командировка, взвесьте все «за» и «против»:
- изучите эпидемиологическую ситуацию, статистику заболеваемости в местности, куда направляете сотрудника;
- оцените количество потенциальных контактов командируемого в принимающей стороне;
- поинтересуйтесь о принимаемых противокоронавирусных мерах и санитарных требованиях в пункте назначения;
- оцените потери предприятия на случай отмены или переноса дат поездки — возможно, они не так велики.
В конечном итоге нет ничего дороже жизни и здоровья человека. И если вы все-таки приняли решение об отмене командировки, проявив заботу о работнике, воспользуйтесь предложенной ниже инструкцией.
Как отменить командировку
Просто так решить, что командировка не состоится, недостаточно. Проделайте несколько шагов.
Шаг 1 — определитесь с причиной отмены
Если компания отказалась от направления работника в командировку из-за введенного локдауна, то в приказе можно сослаться на Указ Президента России от 20.10.2021 № 595, а также на решения региональных властей. Так, например, в Москве нерабочие дни объявлены Указом Мэра Москвы от 21.10.2021 № 62-УМ, а в Московской области — Постановлением Губернатора Подмосковья от 21.10.2021 № 387-ПГ.
Также раньше федерального локдаун начался в Самарской, Нижегородской, Новгородской, Воронежской, Курской областях и Пермском крае. Если поездка планировалась в один из этих восьми регионов, выясните детали ограничений в субъекте, на них также можно сослаться в приказе.
Шаг 2 — издайте приказ
Приказ (распоряжение) подготовьте по принятому в компании шаблону. Зарегистрируйте подписанный руководителем документ в журнале приказов по личному составу, присвоив номер.
Образец приказа об отмене командировки в связи с коронавирусом Скачать
Шаг 3 — попробуйте вернуть потраченные деньги
Например, заранее могут быть оплачены билеты, страховка, проживание. Для контроля и оперативности принимаемых мер назначьте ответственного.
Шаг 4 — уведомьте работника о срыве командировки
Шаг очень важен, дабы не осведомленный работник не поехал по запланированному маршруту, тем самым подвергнув себя риску и понеся расходы, которых можно было избежать.
Если командируемый работает удаленно, без посещения офиса, сообщить об отмене поездки можно направив фото или скан приказа на электронную почту или по любому удобному электронному каналу связи. Лучше уведомление отправить с корпоративного адреса, аккаунта или номера телефона. Вместе с тем затребуйте ответное фото с подписью в приказе в знак ознакомления.
Шаг 5 — «подбейте» расчеты с командируемым
Если заранее сотруднику не выплачены ни суточные, ни какие-либо другие средства на расходы в командировки, то и возвращать ничего не придется. Когда командировочные расходы были перечислены на карту работника или выданы из кассы заблаговременно, потребуйте возврата в сроки, установленные локальными актами для расчетов с подотчетными лицами.
Отмена командировки — как отразить расходы
Так как поставщиками услуга не оказана — это не доход. Возвращенные средства за сданные билеты, отмененную гостиничную бронь и страховку уменьшат дебиторскую задолженность поставщика. НДС с их стоимости также принять к зачету нельзя.
Отмена командировки из-за ограничений по решению федеральных и региональных властей, а также рекомендациям Роспотребнадзора дает возможность подтвердить оправданность понесенных убытков. При расчете налога на прибыль, невозмещенные расходы на командировку отразите в составе внереализационных расходов (Письмо Минфина № 03-03-07/33766 от 18.05.2018). В бухгалтерском учете — в прочих расходах.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Смотрите типовую ситуацию «Командировка: оплата и учет расходов» (доступ бесплатный).