Командировки во время коронавируса

Пандемия вносит существенные коррективы в привычный образ жизни и рабочей деятельности. Многие компании адаптировались к частично или полностью удаленной работе персонала, нашли способы работы в условиях ограничительных мер. А как быть тем, чья деятельность связана с разъездами по стране и за ее пределами? Как организовать командировку в разгар пандемии Covid-19? Что делать если работник заболел в другой стране? На эти и другие вопросы ответим в материале.

Можно ли ездить в командировку во время коронавируса

Да, запрета на командирование работников нет. Это относится и к поездкам внутри страны, и к заграничным. Но есть письма Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27, от 20.04.2020 № 002/7376-2020-24, в которых ведомство рекомендует ограничить поездки.

О том, что нужно подготовить для направления работника в командировку, вы узнаете из наших материалов:

• «Нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году?»;
• «Командировка дистанционного работника».

Командировка во время пандемии: меры предосторожности

Соблюдение масочного и перчаточного режимов, социальной дистанции, частое мытье рук, обработка гаджетов дезинфицирующими составами необходимы по умолчанию. Но есть и другие ограничения:

Кроме того, нельзя командировать как по России, так и за ее пределы сотрудников старше 60 лет, а также имеющих хронические заболевания. Нежелательно отправлять в загранпоездки работников, не имеющих российского гражданства или вида на жительство. У них могут возникнуть проблемы с въездом в Россию.

Если страна командировки требует предварительного нахождения на карантине, обеспечьте такую меру работнику, включив период нахождения в обсервации в общую продолжительность командировки, так как работник идет на это во исполнение поручения руководства.

В поездках по России возьмите с собой полис ОМС.

Можно ли брать такси в командировке

Конечно, поездка на такси менее опасна по сравнению с общественным транспортом с точки зрения риска подцепить инфекцию. В автомобиль «с шашечками» вы сядете один (ну или с коллегой по работе), нежели в рейсовый автобус по маршруту аэропорт (вокзал)-город.

Однако соблюдение безопасности таким способом не гарантирует возврата средств за такси. Причина кроется в возможностях работодателя и содержании положения о командировках. Если локальный акт компании предусматривает оплату услуг таксомоторного транспорта или каршеринга — то, пожалуйста. В противном случае расходы останутся невозмещенными.

Командированный заболел во время поездки — что делать

Самое главное — не паниковать! А дальше все зависит от того, где вы находитесь:

Как поступить если работник заболел и не выполнил поручение, читайте в статье «Если работник не выполнил задание в командировке».

Что делать по возвращению из загранкомандировки

Правила периодически меняются. На момент написания статьи все возвращающиеся из-за границы обязаны в течение 3 дней после прилета заполнить на госуслугах анкету и прикрепить к отрицательный результат ПЦР-теста, сделанного после возвращения. До получения отрицательного результата анализа оставайтесь дома, соблюдайте самоизоляцию и на работу не ходите.

Для ускорения процесса прибывающие в Москву могут пройти ПЦР-тест платно прямо в аэропорту. Заранее запишитесь на тестирование, выбрав аэропорт и терминал прилета, укажите паспортные данные. После прохождения паспортного контроля пройдите в мобильный медпункт. Ответ придет на указанный адрес электронной почты.

Как оформить срыв командировки

В жизни может случиться все, что угодно, и срыв командировки тоже. Причины разные:

• из-за работника (семейные обстоятельства, болезнь, в том числе коронавирус);
• решение работодателя (неактуальность поездки, исключение риска заражения);
• не зависящие от сторон трудового договора, форс-мажор (стихийные бедствия, отмена прямого авиасообщения и т. д.).

При направлении в любую командировку работодатель оплачивает:

• билеты к месту проведения командировки;
• проживание (гостиничный номер, аренда квартиры и т. д.);
• суточные работнику;
• иные расходы (связь, хранение багажа, и др.).

Если речь идет о загранкомандировке, то список пополняется расходами на:

• оформление визы, уплату консульского сбора:
• оформление заграничного паспорта (если у сотрудника нет действующего, или оставшийся срок действия недостаточен для посещения выбранного государства);
• обязательную медстраховку и т. д.

Большинство этих трат компания-работодатель несет заранее, до дня непосредственного отъезда. Соответственно срыв поездки — риск понести нецелесообразные и экономически не оправданные расходы. Задача ответственных лиц — минимизировать потери и вернуть все по максимуму.

Вне зависимости от причины отмены служебной поездки алгоритм действий работодателя сводится к четырем пунктам:

1. Издание приказа об отмене командировки.
2. Отмена гостиничной брони.
3. Сдача билетов.
4. Расчеты с сотрудником (если суточные уже выплачены).

Принимая решение об отмене командировки, важно грамотно описать причину отказа от поездки. Если говорить об эпидемиологической обстановке, то приказ может выглядеть так:

Образец приказа об отмене командировки в связи с ухудшением эпидситуации Скачать

Можно ли вернуть деньги за билет, проживание и страховку

Однозначно ответить на этот вопрос нельзя. И в случае с билетами, и в случае с гостиницей (апартаментами, квартирой) все зависит от тарифа приобретенного билета (жилья), его условий, а также обстоятельств.

Каждая авиакомпания самостоятельно разрабатывает и утверждает правила возврата билетов. Как правило, билеты эконом-класса невозвратные. Это значит, что самостоятельный отказ от перелета — потеря денег. Отмена рейса по причине закрытия границ — возврат средств (но сейчас многие перевозчики практикуют не перечисление денег на счет покупателя, а выдачу ваучеров). То есть деньги хранятся у авиакомпании, вы вправе их потратить при покупке билетов на другое направление. В любом случае, если все-таки поездка отменена, о возможности возврата денег узнавайте на сайте или горячей линии перевозчика.

Также значение имеет, как куплен билет — напрямую у перевозчика или посредника. Последний может взимать дополнительные сборы как при покупке, так и при возврате билета.

Что касается железнодорожных билетов, то РЖД тоже ввел в практику невозвратные тарифы. Соответственно, приобретая такой билет, а после, отказываясь от поездки, вы также теряете деньги, аналогично описанной ситуации с авиабилетами.

Если билет на поезд подлежит возврату, то деньги за него вернут почти в полном объеме: вычтут 2,20 рубля. В период пандемии Covid-19 в РЖД разработали специальные правила возврата и переоформления купленных билетов. Читайте о них на официальном сайте Российских железных дорог.

Возврат средств за жилье также зависит от правил отмена бронирования конкретного места размещения. Бронируя номер в отеле через специальные агрегаторы, вы сразу видите информацию о платности (бесплатности) отказа от брони. Зачастую можно забронировать номер без внесения денег, а заплатить при заселении. Или при оплаченном бронировании отельер устанавливает дату, до которой можно отказаться от заселения с полным возвратом средств.

Если это не ваш случай — обращайтесь письменно в гостиницу с описанием причины отмены бронирования и приложением документов, подтверждающих весомость причины (например, заключение врача о заболевании работника коронавирусом). Далее решение принимать будет администрация гостиницы.

Что касается расходов на страхование, как правило, страховщики в договоре предусматривают срок, в течение которого его можно расторгнуть, полис аннулировать, а деньги будут возвращены.

Отмена командировки — бухгалтерский и налоговый учет

Если повезло, и средства за билет, страховку и проживание возвращены, помните, что это не доход, а уменьшение дебиторской задолженности поставщика, так как услуга не оказана. А значит, НДС с ее стоимости к вычету не принимается.

Отмена командирования работника в условиях разгула пандемии подпадает под соблюдение рекомендаций Роспотребнадзора и обязанность работодателя принимать меры по защите и охране здоровья персонала. Это значит, что, ссылаясь на неблагоприятную эпидемиологическую обстановку, можно подтвердить оправданность понесенных убытков. При расчете налога на прибыль невозмещенные расходы на командировку отразите в составе внереализационных расходов (Письмо Минина России № 03-03-07/33766 от 18.05.2018). В бухгалтерском учете — в прочих расходах.

Другие вопросы бухгалтерского и налогового учета командировочных описаны в материале «Учет командировочных расходов».

Можно ли перенести командировку

Да, почему нет? При наличии служебных записки представителей заинтересованных структурных подразделений с обоснованиями для переноса.

Что касается билетов и проживания, то тут опять же все зависит от выбранного тарифа, а также от наличия мест на рейсе и свободных номеров в новые даты поездки.

Страховка при загранкомандировках зачастую оформляется на большее количество дней, чем длительность поездки, поэтому если даты поездки будут сдвинуты на небольшой срок, можно уложиться в срок действия первоначального полиса.

Если работнику суточные уже выплачены, а поездка переносится лишь на несколько дней, то требовать возврата суточных не обязательно. Можно оставить в счет будущей поездки.

Подводим итоги

• Командировки по время пандемии коронавируса не запрещены, но есть рекомендации по ограничению: если есть возможность избежать дальней служебной поездки — не упустите ее.
• В поездке соблюдайте санитарные нормы и противоэпидемиологические требования властей места пребывания. Обязательно позаботьтесь о наличии страховки: при заграничных поездках — с включенными расходами на диагностику и лечение Covid-19, при поездках по России достаточно полиса ОМС.
• Выбирайте возвратные тарифы на билеты и размещение. Это убережет вас от впустую понесенных расходов в случае отмены командировки.