Организации и ИП, имеющие наемных сотрудников, обязаны вести график отпусков. В нем отражаются данные обо всех отпусках, положенных работнику в текущем году. Разберемся, нужно ли писать заявление на отпуск, если он запланирован графиком, и требуется ли это, если он берется вне расписания.
Нужно ли заявление, если отпуск запланирован по графику
Кроме обязанности ежегодного утверждения графика отпусков закон требует от работодателей:
- уведомления сотрудников о предстоящем отпуске — не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ);
- выплаты отпускных — не позднее 3 дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Требований к форме и содержанию уведомления закон не предъявляет. Вы вправе составить его в свободной форме, но с указанием:
- наименования организации (Ф. И. О. ИП);
- названия документа;
- его даты и номера;
- должности и Ф. И. О. уведомляемого работника;
- периода запланированного отпуска.
Уведомление сотрудника о предстоящем в 2020 году отпуске можно составить следующим образом:
Подробнее об уведомлении читайте здесь.
Необходимость подготовки заявления на отпуск зависит от того, как он указан в графике: в виде точной даты или месяца. Если отпуск прописан в графике точной датой, то писать заявление не нужно. Если в графике указан только месяц, то с сотрудника желательно взять заявление с указанием точной даты.
Закон не обязывает работника писать заявление, если в графике указан только месяц, планируемого отпуска. Но, по мнению специалистов Роструда, сделать это нужно:
С учетом того, что данное мнение не является официальной позицией, требовать от сотрудника этот документ вы не вправе. Он может уведомить вас и в устной форме. Но в этом случае согласие нужно зафиксировать документально, например, попросить сотрудника расписаться на приказе о предоставлении отпуска.
Нельзя требовать заявление от работника даже тогда, когда необходимость его предоставления прописана в локальном акте организации. Независимо от того, есть ли такое заявление или нет, при наличии графика отпусков работодатель обязан предоставить отпуск в тот период, который указан в графике.
Когда закон обязывает сотрудника написать заявление на отпуск
По общему правилу, право на отпуск у сотрудника возникает после того, как он отработает в организации более 6 месяцев. Можно уйти в отпуск и раньше, но только, если работодатель не против. Некоторым работникам отказать в отпуске нельзя, даже, если они не отработали положенный срок. К ним относятся (ст. 122 ТК РФ):
- женщины, просящие об отпуске перед декретом или сразу после него;
- несовершеннолетние работники;
- работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
- отдельные категории сотрудников, имеющие на это право в соответствии с ТК РФ и федеральными законами.
Указанные категории работников могут уйти в незапланированный отпуск написав заявление на имя работодателя.
Нужно ли заявление, если отпуск не по графику
Соблюдать график отпусков обязаны и работник, и работодатель. Но часто возникают ситуации, когда сотрудник просит перенести отпуск на другой месяц.
Закон не запрещает уход в отпуск вне графика, но период отдыха в этом случае нужно согласовать с работодателем. Делается это путем составления заявления на имя руководителя о переносе отпуска по личным причинам:
На основании этого документа оформляется соответствующий приказ:
Если отпуск переносится по причине болезни сотрудника, то после выхода с больничного ему следует:
- написать заявление о переносе отпуска с указанием причины переноса, количества дней, даты начала и завершения отпуска;
- приложить к заявлению больничный лист.
Если же сотрудник сразу не может определиться, в какие именно дни он будет отдыхать, в приказе на перенос отпуска указывают, что эти даты будут определены на основании дополнительного заявления работника.
Подводим итоги
- Закон не обязывает сотрудника писать заявление на отпуск, если он запланирован по графику.
- Если в графике отпуск указан не точной датой, а в виде месяца — лучше попросить сотрудника написать заявление.
- Работодатель не может требовать от сотрудника заявление, кроме случая, когда он просит о незапланированном отпуске.