Если сотрудник откажется от ведения трудовой книжки в бумажном виде, работодатель должен указать это в ней путем внесения соответствующей записи (Письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
Минтруд разъяснил, каким образом нужно вносить запись об отказе от ведения трудовой книжки в бумажном виде:
- в графу 1 — номер записи;
- в графу 2 — дату внесения записи;
- в графу 3 — запись «Подано заявление сотрудником (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)» — эта информация будет свидетельствовать о том, что сотрудник написал заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде;
- в графу — дату подачи заявления (число, месяц, год).
Важно! После внесения записи в трудовую книжку можно выдать сотруднику.
При выдаче необходимо внести информацию в журнал учета движения трудовых книжек. Запись может быть следующая: «Выдана на руки на основании письменного заявления сотрудника (ФИО) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».
При выдаче трудовой книжки сотрудник должен расписаться в ее получении. В этом случае с работодателя снимается обязанность по ведению и хранению документа.