Резерв отпусков представляет собой денежные средства, аккумулированные для оплаты отпусков сотрудников в будущих периодах. Формирование резерва предусматривает отражение этой операции в бухгалтерском учете в качестве затрат на оплату труда.
Законодательство о резервах по отпускам
Резерв отпусков относится к оценочным обязательствам, а потому, согласно Приказу Минфина РФ от 13.12.2010 № 167н, он должен создаваться в соответствии с правилами бухгалтерского учета. От такой обязанности освобождаются компании, которые в силу законодательства РФ имеют право вести упрощенный бухгалтерский учет.
Компания должна самостоятельно разработать правила, по которым она будет создавать резерв отпусков, и обязательно закрепить их в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Кроме того, в рабочем плане счетов должен быть предусмотрен синтетический счет, на котором будет отражаться данное оценочное обязательство.
Способы формирования резерва по отпускам в 2019 году
Формирование резерва по отпускам может осуществляться одним из трех способов.
Способ 1
В виде ежемесячных отчислений денежных средств в резерв для последующей выплаты отпускных. Этот метод является более корректным, поскольку позволяет равномерно списывать отпускные выплаты в расходы компании, но вместе с тем и наиболее трудоемким.
Для определения величины отчисления нужно определиться с теми отпусками, которые еще не использованы, а также учесть отпускные периоды в каждом месяце. На основании этой информации следует в дальнейшем делать отчисления денежных средств в резерв отпускных.
Способ 2
В виде ежеквартальных отчислений денежных средств в резерв по отпускам. Данный метод менее трудоемкий, чем при ежемесячном резервировании и, кроме того, он признается наиболее оптимальным по соотношению «затраты/эффективность».
Способ 3
В виде единовременного отчисления денежных средств в каждом календарном году не позднее 31 декабря. В этом случае сумма резервирования определяется аналогично той, которая была выплачена по отпускам всем сотрудникам в текущем году.
Данный метод достаточно прост, поскольку не нужно создавать много проводок и рассчитывать суммы по каждой из них. Однако способ не совсем корректный, поскольку не предусматривает постепенное списание отпускных выплат в качестве расходов на оплату труда. Кроме того, бывает достаточно сложно определить плановую величину отпускных выплат в следующем году, особенно в условиях высокой текучести персонала организации.
О том, какой способ формирования резерва по отпускам использует организация, должно быть обязательно указано в ее учетной политике.
Как рассчитать величину ежемесячного отчисления в резерв отпусков
Чтобы рассчитать величину ежемесячного отчисления в резерв (размер оценочного обязательства), нужно сначала определиться с процентом отчисления. Для этого целесообразно использовать такую формулу для нахождения процента:
Планируемая сумма отпускных и страховых взносов / Планируемая сумма по оплате труда и страховым взносам * 100%
В дальнейшем можно использовать рассчитанный процент для определения ежемесячного отчисления в резерв по отпускам, который может различаться в зависимости от конкретного месяца. Формула для расчета размера отчисления за месяц:
Сумма по оплате труда и страховым взносам * Процент
Кроме того, рассчитывать процент отчислений в резерв по отпускам (по оценочному обязательству) можно не только в целом по компании, но и по каждому сотруднику.
Для этого используется такая методика:
- Рассчитывается размер резервирования отпускных работника:
Количество дней отпуска * Среднедневной заработок
- Рассчитывается размер резервирования страховых взносов:
Количество дней отпуска * Среднедневной заработок * Ставка страховых взносов
- Результаты вычислений суммируются, и полученный результат резервируется.
Бухгалтерский учет резерва отпусков
Для учета резерва отпусков используется синтетический счет 96 «Резервы предстоящих расходов», к которому открывается специальный субсчет, необходимый для отражения информации по резерву отпусков.
Для учета движений по нему нужно составить такие корреспонденции:
Дт 20, 25, 26, 44 Кт 96 ─ ежемесячное отчисление в резерв отпусков отнесено на счета учета затрат;
Дт 96 Кт 70 ─ начислены отпускные за счет резерва отпусков;
Дт 70 Кт 50, 51 ─ выплачены начисленные отпускные.
Если средств резерва отпусков не хватило на выплату отпускных, то суммы нужно отражать в обычном порядке без использования счета 96.
Сумма начисленного оценочного обязательства (резерва по отпускам) отражается по строке 1540 бухгалтерского баланса. Данная величина включает кредитовое сальдо счета 96 (субсчет «Резерв на оплату отпусков»).
О резерве отпусков в налоговом учете читайте в этой статье.