Федеральное архивное агентство наделено правом определять сроки хранения документов. Приказом от 20.12.2019 № 236 ведомство вводит новые сроки для зарплатных документов.
Кого и когда коснутся новые правила
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 вступил в силу 18 февраля 2020 года. С этого момента пересмотреть сроки хранения документации обязаны:- государственные органы;
- органы местного самоуправления;
- организации.
Как изменились сроки хранения документов по зарплате
Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:
- при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
- при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым:
- делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
- делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;
- аналогично архивируются лицевые счета — 75 или 50 лет;
- реестры сведений о доходах работников теперь хранят 5 лет (вместо 75 лет).
О том, каков срок хранения графика отпусков, читайте в статье.
Сроки хранения зарплатных документов: таблица
Для удобства Приказ № 236 приводит Указатель видов документов, с помощью которого легко находятся нужные строки перечня.
Приведем все зарплатные документы со сроками их хранения и комментариями Росархива:
|
Вид документов |
Срок хранения |
Пункт Приказа № 236 |
| Утвержденные фонды заработной платы: |
293 |
|
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | По надобности, но не менее 1-го года | |
| Положения об оплате труда и премировании работников: |
294 |
|
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 5 лет с момента замены новыми | |
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат | 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
295 |
| Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате | 50/75 лет ЭПК* |
296 |
| Переписка о выплате заработной платы | 5 лет |
297 |
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет |
298 |
| Исполнительные листы (исполнительные документы) по удержаниям из заработной платы | 5 лет с момента окончания исполнения |
299 |
| Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате дополнительных отпусков, предоставляемых работникам, совмещающим работу с получением образования | 5 лет |
300 |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет |
301 |
| Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы | 5 лет |
302 |
* ЭПК — экспертно-проверочная комиссия принимает решение о хранении документов по окончании установленного срока: некоторые могут быть отобраны на постоянное хранение.
О новых сроках хранения других документов читайте статьи:
Подводим итоги
- С 18 февраля 2020 года введены новые сроки хранения документов.
- Работодатели обязаны учесть обновленные сроки хранения документации по заработной плате.