Банк, касса

Срок хранения кассовых документов в 2020 году

Налоговый эксперт-журналист

Сроки хранения кассовых документов и ответственность за их нарушение закреплены в нормативных документах. Несоблюдение этих требований — основание для штрафов и доначисления налогов.

Какие документы относятся к кассовым

Кассовые операции оформляют кассовыми документами, среди которых в 2020 году обязательны к применению:

  • приходный кассовый ордер (КО-1),
  • расходный кассовый ордер (КО-2),
  • кассовая книга (КО-4),
  • расчетно-платежная ведомость (Т-49),
  • платежная ведомость (Т-53).

Эти документы можно вести и на бумаге, и на электронных носителях.

Из перечисленного выше списка непосредственно к кассовым документам относят лишь приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Другие документы кассовыми по закону не являются, однако все же используются при оформлении кассовых операций.

Сколько хранить кассовые документы в 2020 году

Сроки хранения кассовых документов прописаны в перечне, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, и зависят от типа документа. Информация о сроках хранения представлена в таблице:

Название документа

Срок хранения С какой даты отсчитывать срок

Основание

Расчетно-платежная ведомость Т-49, платежная ведомость Т-53, используемые для расчета и выплат зарплаты, стипендии и др.
  • 5 лет — при наличии лицевых счетов;
  • 75 лет — если лицевые счета отсутствуют (50 лет — для документов, созданных после 1 января 2003 года)
С 1 января года, следующего за годом, в котором сформирован документ п. 412 перечня, утв. Приказом № 558
  • Кассовая книга (КО-4);
  • приходный кассовый ордер (КО-1) ;
  • расходный кассовый ордер (КО-2)
5 лет

Примечание: налоговое законодательство устанавливает меньший срок хранения первички, чем бухгалтерское — 4 года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) поэтому берем наибольший срок — 5 лет (по Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ)

С 1 января года, следующего за отчетным годом п. 362 перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558,

п. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Пример

Кассовая книга сшита, скреплена печатью и подписью руководителя 31 декабря 2019 года. Срок хранения книги начинается с 1 января 2020 года и заканчивается 31 декабря 2025 года.

Сроки хранения кассовых чеков и фискального накопителя в 2020 году

С введением онлайн касс у продавца нет необходимости сохранять бумажные чеки, однако он обязан хранить ФН (фискальный накопитель) в течение 5 лет с момента, когда закончено его использование (п. 2 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»).

В связи с тем, что вся информация о покупках записывается на накопитель, необходимость в ведении и хранении книги кассира-операциониста пропала.

Совсем иная ситуация, когда организация выступает не продавцом, а покупателем — приобретая что-то для своих нужд и получив чек об оплате, выпущенный онлайн-кассой поставщика. В этом случае покупатель хранит чек в качестве первичного документа, подтверждающего совершение операции, в течение 5 лет после окончания отчетного года.

Бумажные чеки быстро выцветают, поэтому для исполнения обязанности по их хранению можно:

  • попросить продавца отправить чек в электронном виде (для этого нужно назвать электронный адрес, номер телефона, считать QR-код);
  • сразу снять копию с чека и подшить ее к оригиналу.

Данные, указанные в чеке или БСО, должны быть читаемы в течение не менее, чем 6 месяцев после проведения хозоперации (п. 8 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Что грозит нарушение сроков хранения кассовых документов

Если избавиться от кассового документа, подтверждающего хозяйственную операцию, раньше срока, налоговики при проверках могут снять соответствующие расходы. Результат — доначисление налогов, пени и штраф.

Кроме того, за отсутствие первичных документов инспекторы могут оштрафовать налогоплательщика на 10 000 руб. (при первичном нарушении) или 30 000 руб. (при повторном) — в соответствии со ст. 120 НК РФ.

Существует также административное наказание для должностных лиц за нарушение сроков хранения документов:

  • штраф по ст. 15.11 КоАП в сумме 5 000-10 000 руб. (за первичный проступок), 10 000-20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (за повторное нарушение);
  • штраф по ст. 13.20 КоАП в сумме 300-500 руб.

Как уничтожить просроченные документы

Если у кассовых документов истек срок хранения, их нужно уничтожить. Необходимо не только избавиться от документов, но и правильно это оформить. Для этого составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению». Его подписывает экспертная комиссия, состав которой должен утвердить руководитель организации.

Бланк акта на уничтожение документов Скачать

Если уничтожаемых документов очень много, можно не указывать полный перечень, а только их вид. Например: авансовые отчеты за ____ год.

Избавиться от документов можно двумя способами:

  • своими силами (если объем бумаг небольшой);
  • с помощью нанятой организации.

Если вы самостоятельно уничтожаете бумаги, можно воспользоваться шредером — это быстро и удобно.

Подводим итоги

  • Срок хранения большинства кассовых первичных документов — 5 лет, отсчитываемых с 1 января года, следующего за отчетным годом. Ведомости на выдачу зарплаты хранятся 5 лет (при наличии лицевых счетов), 75 (50) лет (если лицевые счета отсутствуют).
  • Владельцы онлайн касс обязаны хранить не сами пробиваемые чеки, а фискальный накопитель, в котором записана вся информация о продажах.
  • За нарушение сроков хранения документов предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #2020 #бсо #кассовый чек #ккт #онлайн касса #срок

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии