Личная карточка заводится каждым работодателем на каждого из работников. О том, зачем она нужна и сколько ее нужно хранить, — в нашем материале.
Что отражает личная карточка работника
Личная карточка — документ, содержащий индивидуальную информацию о сотруднике, касающуюся сведений о его:
- трудовом договоре;
- Ф. И. О. и дате рождения;
- месте рождения и гражданстве;
- владении иностранными языками;
- образовании;
- профессии;
- стаже работы;
- состоянии в браке;
- семье;
- удостоверении личности;
- местах жительства (по месту регистрации и фактическом);
- номере телефона;
- связи с воинской обязанностью;
- кадровых перемещениях;
- аттестациях;
- повышении квалификации;
- переподготовке;
- наградах;
- отпусках;
- праве на социальные льготы;
- увольнении;
- иных данных.
Форму карточки работодатель вправе разработать самостоятельно. Но можно использовать и одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (с 2013 года оно стало не обязательным для применения):
Заполнение карточки осуществляется по данным документов, предъявленных работником.
Сроки хранения личных карточек
Для 2020 года в отношении сроков хранения личных карточек действовали 2 нормативных документа:
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 — он утратил силу с 18.02.2020;
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 — он начал действовать с 18.02.2020.
Утративший силу Приказ № 558 для личных карточек устанавливал единственный срок хранения, равный 75 годам (п. 658). Приказ же № 236 содержит 2 срока (п. 444, примечание 3 к Перечню документов):
- 75 лет — срок хранения документов, оформление которых завершено до 2003 года, а также в отношении лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой;
- 50 лет — для документов, делопроизводство по которым завершилось после 2002 года.
Если работодатель сдает образовавшиеся в процессе его деятельности документы в госархив, то личные карточки по завершении указанных сроков подвергаются экспертизе ценности и могут быть переданы на постоянное хранение (аналогичное положение содержал и Приказ № 558).
Обязательна экспертиза ценности для тех карточек, которые оформлены на лиц, находившихся на госслужбе, не являющейся гражданской госслужбой (примечание 3 к Перечню, утв. Приказом № 236).
Как хранить личные карточки сотрудников
До тех пор, пока работник трудится в организации, его личная карточка должна храниться в кадровой службе. Причем не среди других бумаг, а отдельно — в запирающемся несгораемом шкафу или сейфе.
Личные карточки и личные дела хранятся раздельно. Причем то, что организация ведет личные дела сотрудников, не дает ей права не вести личные карточки.
Карточки расставляют по алфавиту и хранят в сейфе вплоть до увольнения работника. Далее карточку уволенного работника перемещают в архив организации.
Подводим итоги
- Личная карточка — документ, оформляемый каждым из работодателей в отношении каждого из работников. Его содержание составляют индивидуальные сведения о сотруднике, касающиеся его знаний, опыта, семьи, места жительства, воинской обязанности, кадровых событий, отпусков и увольнения. Существуют 2 унифицированные формы карточки, но работодатель вправе разработать свой бланк.
- Срок хранения личной карточки в 2020 году изменен. До 18.02.2020 он характеризовался единственной цифрой — 75 лет. С 18.02.2020 действует 2 срока (75 и 50 лет), применяемых в зависимости от того, до или, соответственно, после 01.01.2003 завершено оформление документа. Срок 75 лет установлен также для карточек лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой.
- Если работодатель сдает свои документы в госархив, личная карточка по истечении срока хранения подвергается экспертизе ценности и может стать хранимой постоянно. Обязательной экспертизе подвергают карточки лиц, находившихся на госслужбе, не являвшейся гражданской госслужбой.