Суточные при командировках: лимиты в 2018 году

На время служебных поездок за работником сохраняется его средний доход. Дополнительно работодатель обязуется возместить сотруднику все понесенные им издержки (при условии, что расход был обоснованным и может быть подтвержден). Компенсационный характер присущ суточным, начисляемым за каждый день пребывания в отъезде. Лимит суточных командировочных расходов в 2018 году, как и ранее, определен нижним лимитом возмещения и он же – верхний необлагаемый НДФЛ предел. Работодатель при желании может устанавливать размер суточных выше законодательного диапазона, но с части превышения придется удерживать подоходный налог.

Начисление и выплата суточных

Выдача суточных возможна при соблюдении ряда условий:

• сотрудник направлен в другой населенный пункт;
• целью поездки является решение служебных заданий;
• продолжительность командировки – более 1 дня;
• работник подал авансовый отчет с подтверждающей документацией, на основании чего можно точно определить период пребывания в командировке.

При исчислении величины подлежащих к выдаче суточных необходимо учитывать продолжительность поездки и место нахождения конечного пункта назначения.

Также см. «Суточные за однодневную командировку по России не выплачиваются».

Если командировка длится более 1 дня, суточные должны быть выплачены в полном объеме за каждый полный и неполный день пребывания в другой местности по служебным вопросам. В расчете учитывают все календарные дни, попадающие во временной диапазон командировки, включая:

• выходные и праздники;
• периоды остановок в пути.

Также см. «Суточные выплачиваются, в том числе, и за выходные дни».

Процедура возмещения дополнительных издержек посредством суточных выплат происходит по алгоритму:

• оформляют направление работника в командировку;
• командируемого оповещают о действующих на предприятии лимитах ежедневных выплат;
• во время поездки работник по всем потраченным средствам собирает платежную документацию, затраты соотносит с выделенными лимитами;
• после окончания командировки подотчетное лицо в 3-дневный срок составляет авансовый отчет и подает его с приложенными документами в бухгалтерию (сами суточные подтверждать не надо);
• обоснованные и подтвержденные затраты работодатель возмещает: за каждый день командировки выплачиваются суточные (это обязательство работодателя прописано в ст. 168 ТК РФ).

Сумму суточных определяют путем перемножения числа дней в период служебной поездки и лимитов суточных при командировках в 2018 году, действующих на предприятии.

Их необлагаемый НДФЛ предел для поездок внутри РФ равен 700 руб., а при направлении в другие страны – 2500 руб.

Каждое предприятие самостоятельно определяет размер суточных, который фиксирует во внутреннем Положении о командировках. Если значение выплат в расчете на 1 день не превышает законодательного лимита суточных командировочных расходов в 2018 году, то эта сумма:

• не должна облагаться подоходным налогом;
• на нее не начисляют страховые взносы;
• в расчетной базе не учитывают взносы на травматизм.

При превышении лимита к разнице между налогооблагаемым пределом и фактической выплатой применяют стандартную ставку НДФЛ и страховых взносов, которые регулирует Налоговый кодекс.

ПРИМЕР

Компания выплачивает суточные по России в размере 800 рублей в день. При начислении такого возмещения за 5-тидневную поездку расчетная база будет равна:

800 × 5 = 4000 руб.

Эту сумму выплачивать работнику нельзя в полном объеме, ее необходимо скорректировать на подоходный налог:

• определяем сумму превышения над законодательным лимитом: 100 рублей за каждый день (800 – 700);
• выводим налогооблагаемую базу – 500 руб. (100 × 5);
• удерживаем налог – 65 руб. (500 × 13%);
• вычисляем сумму к выплате – 3935 руб. (4000 – 65).

На завершающем этапе на сумму превышения (в примере – на 500 руб.) начисляют страховые взносы, за исключением взносов на травматизм.

Также см. «Устанавливаем работникам минимальные суточные».