ПФР утвердил новый бланк и порядок заполнения отчетной формы СЗВ-М. Когда начать применять его и что в нем изменилось? В какой срок нужно сдать СЗВ-М за май 2021 года? Как штрафуют за ошибки с этой отчетной формой и как работодателям удается снизить размер санкций? На все эти вопросы ответим в статье. Здесь же вы найдете подробную инструкцию по заполнению нового бланка СЗВ-М и готовый образец.
Новости от ПФР по СЗВ-М
ПФР внес корректировки в бланк формы СЗВ-М. Обновленная форма и правила ее заполнения утверждены Постановлением ПФР от 15.04.2021 № 103п.
В этом документе вы найдете:
- форму «Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)» (Приложение № 1)»;
- порядок заполнения СЗВ-М (Приложение № 2).
Теперь у СЗВ-М появились отдельные правила заполнения, оформленные в виде нормативного документа. Ранее пояснения размещались в самом бланке СЗВ-М и не раскрывали отдельные особенности заполнения формы, вызывая немало вопросов у работодателей.
Что конкретно изменилось в СЗВ-М, расскажем в следующем разделе.
Как изменился бланк СЗВ-М
В связи с вступлением в силу Постановления № 103п отменяется Постановление ПФР от 01.02.2016 № 83п, которым утверждена ранее действовавшая форма СЗВ-М.
Изменения, внесенные в форму, носят технический характер. Сложностей с заполнением нового бланка возникнуть не должно, так как все разделы остались на своих местах, их название не изменилось, как и механизм заполнения.
Порядок заполнения СЗВ-М из нового постановления ПФР несколько отличается от того, что ранее был указан в самой форме отчета, к примеру:
- в поле «Наименование» теперь нужно указывать полное или сокращенное название организации по ее учредительным документам — в прежней форме предусматривалось краткое наименование;
- в графе «Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица» сведения нельзя сокращать или заменять инициалами — ранее к ФИО применялось только одно требование: указывать в именительном падеже;
- в графе «N п/п» нумерация должна быть сквозной в порядке возрастания.
Новый бланк СЗВ-М 2021 Скачать
Подробнее о новых правилах заполнения СЗВ-М расскажем далее.
С какой даты нужно применять новый бланк СЗВ-М?
Постановление № 103п вступает в силу 30.05.2021, то есть на новом бланке будем оформлять СЗВ-М за май 2021 года.Напомним, что СЗВ-М сдается не позднее 15 числа каждого месяца (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…»). Если крайний срок сдачи отчета выпадает на выходной или праздник, он переносится на первый рабочий день (Письмо ПФ РФ от 28.12.2016 № 08-19/19045).
Кстати, прием отчетности по ТКС территориальные органы ПФР осуществляют не только в рабочие дни, но и в выходные (праздничные).
Куда сдавать СЗВ-М
Отчет сдается в территориальный орган ПФР исключительно в электронной форме при численности сотрудников 25 чел. и более. Работодатели с численностью не выше 24 чел. вправе отчитываться по форме СЗВ-М как в электронном, так и в бумажном виде.
Электронный СЗВ-М нужно подписать ЭЦП и направить в ПФР по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через операторов электронного документооборота (ЭДО). Отчет нужно сформировать только в формате xml, в противном случае фонд его не примет.
Сдать СЗВ-М на бумаге можно непосредственно в ПФР или отправив его по почте заказным письмом с описью вложения.
Если в ПФР зарегистрировано обособленное подразделение, необходимо представить отдельную форму СЗВ-М по застрахованным лицам, работающим в данном подразделении (ст. 1, п. 1 и п. 2.2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).
Инструкция по заполнению нового бланка СЗВ-М
Правила заполнения нового СЗВ-М утверждены Постановлением правления ПФР от 15.04.2021 № 103п. К бумажному СЗВ-М предъявляются следующие требования:
- заполнить бланк разрешается чернилами или шариковой ручкой с использованием любого цвета, кроме красного и зеленого;
- бланк заполняется от руки печатными буквами или на компьютере;
- помарки, исправления и сокращения не допускаются;
- позиции «Наименование должности руководителя», «Расшифровка подписи» (фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью) обязательны к заполнению;
- заверяется бумажный бланк подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). ИП заверяет входящие документы личной подписью.
Перейдем к порядку заполнения разделов СЗВ-М.
Раздел 1 «Реквизиты страхователя»
Все поля Раздела 1 подлежат обязательному заполнению.
| Поле Раздела 1 формы СЗВ-М | Как заполнить |
| Регистрационный номер в ПФР | Проставьте 12-значный номер страхователя, присвоенный при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.
Корректность регистрационного номера можно проверить, например, на сайте ФНС, запросив выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП |
| Полное или сокращенное наименование
|
Укажите полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции) либо наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории РФ, обособленного подразделения. |
| ИНН, КПП | ИНН и КПП нужно взять из свидетельства, выдаваемого ФНС.
Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП (код причины постановки на учет). ИП и физические лица, не являющиеся ИП, указывают только 12-значный ИНН. КПП по месту нахождения обособленного подразделения указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения на территории РФ. |
Раздел 2 «Отчетный период календарного года»
Этот раздел также подлежит обязательному заполнению.
Номер месяца календарного года указывается в формате ММ (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 — май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 — декабрь).
Год, за который представляется форма СЗВ-М, следует указывать в формате ГГГГ.
В отчете за май 2021 года в этой строке проставляется «05» и «2021» соответственно.
Раздел 3 «Тип формы (код)»
Здесь проставляется один из типов СЗВ-М:
- «Исходная» — СЗВ-М представляется впервые за отчетный период;
- «Дополняющая» — сдается в случае дополнения ранее принятых ПФР сведений за данный отчетный период;
- «Отменяющая» — указывается в СЗВ-М, который сдается с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.
Раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах»
В разделе 4 необходимо указать сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 15.12. 2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ».
Раздел представляет собой таблицу из четырех граф:
- графа «N п/п» — заполняется сквозной нумерацией в порядке возрастания без пропусков и повторений;
- графа «Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица» — сведения заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами;
- графа «Страховой номер индивидуального лицевого счета» — проставляется СНИЛС застрахованного лица, состоящий из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-CC или XXX-XXX-XXX CC;
- графа «ИНН» — заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица.
Далее указывается информация о лице, подписывающем отчет, и ставится его личная подпись.
Образец заполнения новой СЗВ-М Скачать
Штрафы за СЗВ-М
Если отчет сдан с пропуском срока или в него включены неполные (недостоверные) сведения, на нарушителя могут наложить штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо (абз. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
За сдачу отчета на бумаге при обязанности его формировать в электронной форме штраф составит 1 000 руб. (абз. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Инструкция о порядке ведения персучета, утв. Приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н, устанавливает условия, при выполнении которых можно избежать штрафа:
- ошибки, подлежащие исправлению, допущены в отношении лиц, включенных в СЗВ-М с типом «Исходная»;
- ошибки обнаружены и исправлены самим страхователем или в течение 5 рабочих дней с момента получения от ПФР уведомления.
Таким образом, если в СЗВ-М за май 2021 года вы забыли отразить сведения по отдельным работникам и подаете на «забытых» лиц дополняющую форму СЗВ-М после срока сдачи этого отчета, от штрафа уйти не получится (абз. 4 п. 40 Инструкции, утв. Приказом Минтруда № 211н).
Свежая судебная практика по штрафам за СЗВ-М
Если работодатель считает, что у него есть смягчающие обстоятельства, он может попытаться в суде с их помощью снизить размер штрафа:
- В суде удалось снизить штраф с 533 000 до 1 000 руб. за опоздание с представлением СЗВ-М на один день (вместо пятницы отчет сдали в понедельник). В качестве смягчающих обстоятельств суд посчитал совершение нарушения впервые и незначительный период просрочки (Постановление АС Московского округа от 01.03.2021 по делу № А40-5281/2020).
- Компания смогла избежать штрафа за опоздание с СЗВ-М своим филиалом. Суды пришли к выводу, что филиал является лишь подразделением компании, а не юридическим лицом, и за ошибку должна отвечать головная организация (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.02.2021 по делу № А32-17320/2020).
- Работодатель запутался в иностранных именах работников и часть составных имен отразил в графе «Отчество», хотя самих отчеств у сотрудников не было. ПФР настаивал на штрафе, но суд посчитал эти недочеты несущественными и штраф отменил, так как все остальные данные позволяли идентифицировать застрахованных лиц (Постановление АС Дальневосточного округа от 23.03.2021 по делу № А59-2324/2020).
Но и в суде не всегда удается избавиться от штрафных санкций:
- Работодатель указал в СЗВ-М неправильную фамилию сотрудника (она не соответствовала СНИЛС) и в течение 5 дней после получения от ПФР уведомления об ошибке исправления не внес. Штраф в суде оспорить не удалось (Постановление АС Волго-Вятского округа от 22.03.2021 по делу № А43-49680/2019).
- Компания не представляла форму СЗВ-М за периоды, когда зарплата сотрудникам не выплачивалась. ПФР оштрафовала ее и суд поддержал это решение (Постановление АС Поволжского округа от 12.01.2021 по делу № А72-4156/2020).
Подводим итоги
- С 30.05.2021 вступает в действие обновленный бланк формы СЗВ-М, утв. Постановлением ПФР от 15.04.2021 № 103п.
- Сдать СЗВ-М за май 2021 года нужно на новом бланке не позднее 15.06.2021.
- Отчет представляется электронно или на бумаге, если численность сотрудников не превышает 24 человек. За 25 и более работников отчитаться придется исключительно в электронной форме по ТКС через оператора ЭДО.
- Чтобы правильно защищаться в суде и не платить штрафы, следует учитывать актуальную судебную практику по СЗВ-М.