Одной из обязанностей работодателя является выдача работникам выписки из трудовой книжки. Образец документа, подготовленный нашими специалистами можно скачать в статье. Если собственной формы выписки в компании пока нет, бланк, разработанный нашими специалистами, будет весьма кстати.
Основанием для оформления выписок из кадровых документов является письменное обращение сотрудника. Осуществляется это посредством заявления на имя директора компании. Услуга по предоставлению информации и документальных подтверждений о стаже и факте трудоустройства является бесплатной.
Правила оформления выписки
Порядок ведения кадровой документации и внесения записей в трудовые книжки регламентируется:
- постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 255;
- постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69.
При получении запроса от работника работодатель должен сформировать выписку из трудовой книжки (образец заполнения см. в статье «Выдаем работнику выписку из трудовой книжки: образец»).
Срок подготовки документа ограничен тремя рабочими днями. Отсчет ведется от дня, когда было зарегистрировано заявление сотрудника. Документ перед выдачей его заявителю на руки должен быть заверен.
Законодательно установлен стандарт оформления копий кадровых документов. Он приведен в Порядке выдачи документов, утвержденном 04.08.1983 г. Правовой акт закрепляет правило, по которому работодатель выдаваемые копии документов должен удостоверять своей собственноручной подписью.
Дополнительно на каждой странице копии должна быть проставлена печать компании. Выписка из трудовой книжки должна содержать сведения о дате ее составления и о том, что оригинал документа находится на хранении у работодателя и не подлежит выдаче на руки работнику до окончания трудовых отношений с ним.
Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст уточняет требования к заверению копий и выписок документов:
- удостоверительная надпись «Верно» – обязательный атрибут формы выписки из трудовой книжки и копии страниц книжки;
- идентичность данных в копии и оригинале подтверждается подписью ответственного должностного лица;
- для идентификации подписанта необходимо указать его должность и расшифровку Ф.И.О.
Бланк выписки
Заявление на получение выписки оформляется сотрудником в письменной форме. Текст составляется в произвольном виде. При подготовке запрошенного документа работодатель может скачать бланк выписки из трудовой книжки, подготовленный нашими специалистами, и на его основании разработать собственный шаблон. Унифицированной или рекомендованной законодателями формы нет.
При оформлении выписки необходимо указать такие данные:
- название бланка;
- Ф.И.О. работника, по стажу которого подготовлена выборка;
- сведения об имеющихся записях по трудоустройству (даты приема и увольнения, переводов, основания для перемещений, причины прекращения трудовых отношений). Данный раздел обычно оформляется в виде таблицы;
- в табличном блоке количество строк и колонок должно соответствовать образцу трудовой книжки;
- в конце бланка выписки из трудовой книжки необходимо сделать отметку о том, что работник продолжает трудиться в компании на текущую дату.
Данные в выписке должны быть приведены с учетом хронологии записей в оригинале документа. Если работнику оказалось недостаточно выписки или заверенных копий кадровой документации, он может письменно запросить у работодателя выдачу трудовой книжки на определенный срок с указанием цели этого действия.
На период нахождения оригинала трудовой у работника ответственность за ее сохранность не переходит к физическому лицу, а остается за работодателем. Поэтому оригинал трудовой работнику на руки лучше не выдавать.