Заявка на подбор персонала — документ, возникающий при поиске кандидата на занятие имеющейся у работодателя вакантной должности. О том, кому дается такая заявка, кто ее составляет и каково ее содержание, — в нашем материале.
Зачем нужна заявка на подбор персонала
Заявка на подбор персонала предназначается для облегчения поиска будущего работника. Поскольку досконально все требования к нему известны только непосредственному руководителю подразделения, в котором имеется вакансия, то этому руководителю и предстоит сформулировать перечень ключевых характеристик будущего работника, т. е. запросы по его:
- профессиональной подготовке;
- опыту;
- готовности выполнять дополнительные обязанности;
- стремлению к профессиональному росту;
- состоянию здоровья.
Для того, как новый человек вольется в уже существующий коллектив, будут иметь значение его:
- пол и возраст;
- характер;
- наличие увлечений, которым посвящается свободное время;
- причины увольнений с предыдущих мест работы.
Очевидно, что самого будущего работника должны интересовать:
- название должности и перечень его должностных обязанностей;
- условия труда;
- размер заработка и условия его выплаты;
- наличие социальных гарантий, дополняющих предоставляемые государством;
- возможность обучения за счет работодателя;
- наличие перспектив для профессионального и карьерного роста;
- причины образования вакансии.
Для каждого конкретного рабочего места все перечисленные условия могут быть разными. Поэтому их конкретизируют.
Кроме того, заявка служит для обозначения срока, в течение которого хотелось бы решить вопрос закрытия вакансии.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Узнайте здесь, как правильно понять, кто именно требуется на данную должность, почему человек подходит для этой работы (или нет), какие стоп-сигналы нужно выявить и отметить, чтобы не брать на работу явно неподходящих. Как точнее выяснить пожелания руководителя и задать ему именно те вопросы, которые помогут безошибочно отсеять неподходящих кандидатов еще на ранних этапах отбора? И что делать, если все это не помогло?
Способы подбора персонала
Подбор персонала работодатель может осуществлять 2-мя способами:
- самостоятельно через свою кадровую службу;
- через рекрутинговое (кадровое) агентство.
В первом случае заявка подается в кадровую службу. Составляет ее руководитель подразделения, нуждающегося в новом работнике. Формируется она в упрощенном варианте (возможно, в виде обычной служебной записки) и содержит только сведения, дополняющие информацию, и так уже имеющуюся в кадровой службе.
В то же время для самостоятельного поиска возможно и оформление заявки на специально созданном бланке, в который будет вынесена вся информация по вакансии, интересная и работодателю, и работнику. Наличие такого бланка с ответами на все возникающие вопросы удобно при проведении собеседования.
Разрабатывается такой бланк, как правило, кадровой службой. А заполняется он и руководителем будущего работника, и кадровиком. Последний для этого использует сведения из внутренних нормативных актов, действующих у работодателя, в частности, из:
- должностной инструкции по имеющейся вакансии;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- коллективного договора;
- положения об оплате труда;
- положения о премировании;
- положения о командировках.
При поиске работника через кадровое агентство туда помимо сведений, характеризующих вакансию, требования к конкретному человеку и условия его труда, необходимо будет также дать информацию о самом работодателе, описав:
- направления его деятельности;
- структуру подчиненности;
- принадлежность к отраслям, дающим возможность использования дополнительных социальных гарантий;
- продолжительность существования;
- общая численность персонала;
- перспективы развития;
- место нахождения;
- данные лиц, выделенных для взаимодействия с рекрутером.
Заявку в кадровое агентство обычно подают на бланке. Бланк в этом случае разрабатывает рекрутер, а заполняют его у работодателя те же лица, что и при самостоятельном поиске, — руководитель подразделения, в котором нужен работник, и специалист кадровой службы.
Содержание заявки на подбор персонала
По своему содержанию заявка на подбор персонала может различаться, поскольку единого бланка для нее не существует. Принципиальное отличие документа, подаваемого в рекрутинговое агентство, будет заключаться в наличии в нем раздела, посвященного сведениям о работодателе.
Прочая же информация для удобства работы с ней также может разбиваться на разделы. посвященные, например:
- должностным обязанностям;
- профессиональным требованиям к кандидату;
- условиям работы;
- порядку оплаты труда;
- дополнительно предоставляемым социальным гарантиям;
- характеристикам личных качеств будущего работника;
- подсказкам о предпочтительности предшествующих мест работы, имеющихся у кандидата на вакансию;
- требованиям к срокам закрытия вакансии.
Вариант заполнения бланка, который может использоваться кадровой службой и войти составной частью в бланк, разрабатываемый рекрутинговым агентством, смотрите на нашем сайте.
Подводим итоги
- Заявка на подбор персонала — документ, призванный систематизировать запросы в отношении будущего работника. В его составлении обязательное участие принимает лицо, которое станет руководителем подразделения, имеющего вакансию, поскольку именно руководитель может сформулировать ключевые требования к кандидату.
- Форма заявки законодательно не регламентирована и зависит от того, кто будет заниматься подбором кандидатур на вакантную должность, — кадровая служба работодателя или рекрутинговое агентство. В первом случае достаточной может оказаться служебная записка, поданная в кадровую службу. Если же у работодателя разработан бланк заявки, то в его заполнении помимо руководителя подразделения, имеющего вакансию, принимает участие специалист кадровой службы. Форму заявки, подаваемой рекрутеру, разрабатывает сам рекрутер, и в ней обязательно присутствует раздел, посвященный характеристике работодателя.