Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

С 2020 года для трудовой книжки введен новый способ формирования — электронный. Однако параллельно возможно оформление и ее бумажного варианта. О том, как учесть бланки бумажной трудовой книжки, — в нашем материале.

Варианты ведения трудовой книжки в 2020 году

С 2020 года данные, попадающие в трудовые книжки, для всех (без исключения) работающих по трудовому договору лиц накапливаются в электронной форме. Отвечает за процесс накопления Пенсионный фонд, куда работодатели по мере необходимости сдают соответствующую информацию.

2020 год является переходным, в нем:

• работнику необходимо принять решение о том, будет ли продолжать вестись его трудовая книжка не только в электронном виде, но и на бумаге;
• формируется основная масса сведений о статусе работающих по трудовым договорам лиц по состоянию на 01.01.2020;
• действует особая (ежемесячная, а не по мере возникновения кадровых событий) периодичность подачи в ПФР информации, требующей внесения в трудовую книжку;
• еще может быть впервые оформлена бумажная трудовая книжка (с 2021 года для трудоустраивающихся впервые будет действовать только электронный вариант).

Лицам, выбравшим электронный способ ведения трудовой книжки, бумажная ее форма будет выдана на руки с записью о сделанном выборе. Хранить ее придется самому работнику, помня о том, что этот документ — единственный, подтверждающий его трудовую деятельность за период до 2020 года.

Для выбравших дублирование электронно накапливаемых сведений на бумаге, продолжится оформление трудовой книжки на стандартном ее бланке. При необходимости в книжку может добавляться вкладыш, представляющий собой (как и сама трудовая книжка) бланк строгой отчетности.

Порядок учета бланков трудовых книжек

Электронный способ формирования трудовых книжек избавляет работодателя от необходимости покупать, хранить и учитывать бланки этого документа. Для книжек же и вкладышей, продолжающих вестись на бумаге, сохраняются все действовавшие ранее правила (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225):

• работодатель отражает поступление/выбытие их бланков в специальном учетном регистре (приходно-расходной книге);
• сведения о выбытии имеющихся у работодателя бланков в связи с выдачей работнику отображается еще в одном специальном регистре (книге учета движения книжек), в который также заносятся данные о документах, принятых от работника в момент трудоустройства;
• при каждой операции поступления/выбытия/выдачи в книгах указываются серия и номер участвующих в ней бланков;
• бланки хранятся как документы строгой отчетности;
• уничтожение непригодных к использованию бланков оформляется актом;
• работодатель должен обеспечивать наличие у себя необходимого количества бланков;
• расходы по покупке бланков несет работодатель, но работником они возмещаются при выдаче ему соответствующего бланка (если выдача не связана с массовой утратой документов в чрезвычайных ситуациях или порчей бланка работодателем).

С увеличением доли лиц, согласившихся с ведением трудовой книжки лишь в электронной форме, потребность в бумажных бланках заметно снизится, но не исчезнет совсем до тех пор, пока будут существовать работники, желающие иметь бумажный вариант этого документа.

Бухгалтерские проводки по трудовым книжкам

Бухгалтерские записи по учету трудовых книжек определяют 3 особенности этих документов:

1. Отнесение к числу бланков строгой отчетности, что требует отражения их на забалансовом счете, отведенном для таких бланков.
2. Наличие у них вещественной формы, что предполагает использование для учета в балансе счета, предназначенного для товарно-материальных ценностей и обеспечивающего количественный и суммовой учет.
3. Передачу работнику с взиманием с него средств, израсходованных на приобретение бланка, что расценивается как получение компенсации, а не как реализация (п. 47 Правил, утвержденных Постановлением № 225, Письмо Минфина от 10.06.2009 № 03-01-15/6-305).

Отметим, что передача работнику бланка трудовой книжки, рассматриваемая не как реализация, позволяет избежать вопросов:

• выделения на счет 19 НДС из суммы, уплаченной поставщику;
• начисления НДС в момент передачи бланка работнику;
• применения кассового аппарата при приеме средств от работника.

Вышеперечисленные особенности приводят к формированию следующих проводок по бланкам трудовых книжек и вкладышей в них:

Подводим итоги

• С 2020 года трудовая книжка имеет 2 формы — электронную (обязательную для всех, кто работает по трудовому договору) и бумажную (ведение которой продолжается параллельно с электронным вариантом по желанию работника).
• Электронная трудовая книжка не требует использования специального бланка. А ведение бумажного документа осуществляется по тем же правилам, которые действовали до 2020 года.
• Бухгалтерские проводки по учету трудовых книжек и вкладышей в них зависят от 3-х особенностей этих документов — отнесение их к числу бланков строгой отчетности, материальная форма существования и необходимость взимания с работника компенсации стоимости выданного ему бланка.