Сразу непонятно, какие документы кроме первички подтвердят представительские расходы. Все привыкли, что для подтверждения расходов, которые несет компания или ИП требуются чеки с ККТ, накладные, акты и тому подобные документы. Однако что касается представительских расходов, то требования чиновников жестче, а список документов значительно шире. Расскажем в материале про образцы документов на представительские расходы.
Три составляющие
Чтобы учесть затраты компании среди расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль, нужно, чтобы они отвечали трем основным требованиям. Все затраты должны быть (п. 1 ст. 252 НК РФ):
- экономически целесообразными;
- документально подтвержденными;
- направлены на получение дохода.
Понятно, что не являются исключением и представительские расходы. Документы, подтверждающие факт несения затрат должны быть оформлены в любом случае. Без выполнения этого условия уменьшить налоговую базу не получится. Вернее, уменьшить налог можно, но при выездной проверке налоговики пересчитают обязательства компании по налогу на прибыль и, как следствие, доначислят налог и назначат пени. Ничто так не вызывает интерес налоговых инспекторов, как представительские расходы. Документы для подтверждения должны быть оформлены в любом случае.
Фирмы, перешедшие на уплату налога по УСН, не могут включать расходы на осуществление представительской функции в расчет налоговой базы по единому налогу. Объясняется это тем, что такого вида затрат нет в списке расходов, которые можно учитывать при расчете упрощенного налога.
Оформляем правильно
Теперь расскажем, какие документы нужны для представительских расходов. Отметим, что составляя эти формы, нужно руководствоваться правилом «кашу маслом не испортишь». Чем больше компания оформит подтверждающих документов, тем меньше вероятность возникновения проблем с ИФНС.
Налоговое законодательство подтверждает возможность включения расходов на представительство интересов фирмы в расчет налога на прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ). В их составе можно учесть расходы (письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731):
- на проведение переговоров с представителями других организаций и покупателями, являющимися физическими лицами;
- на организацию заседаний совета директоров или иного управляющего органа компании.
При этом список производимых расходов ограничен. Можно учесть затраты:
- на проведение официального приема (завтрака, обеда и т.д.) или заседания, как на территории компании, так и в помещении организации общественного питания (ресторане, клубе и т.д.);
- на доставку участников мероприятия к месту его проведения и обратно;
- на буфетное обслуживание в ходе мероприятия;
- на услуги переводчиков, не входящих в штат фирмы.
При проведении представительского мероприятия не возбраняется употреблять алкогольные напитки. Их стоимость также можно включить в состав представительских расходов (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).
Чтобы учесть указанные затраты нужны образцы 2019 документов на представительские расходы:
- отчет о проведении мероприятия, подписанный руководителем компании;
- авансовый отчет (если оплата производилась через работника);
- приказ о проведении мероприятия;
- смету расходов на проведение представительского мероприятия.
В принципе по последним разъяснениям чиновников достаточно первых двух документов, подтверждающих представительские расходы (письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288). Однако до этого контролеры требовали составлять приказ и смету, поэтому безопаснее будет не лениться и подготовить все возможные бумаги (письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).
Подробнее об этом см.:
«Представительские расходы образец отчета 2019»
«Представительские расходы образец акта 2019»
«Представительские расходы образец приказа 2019»
«Приказ о проведении корпоратива образец приказа».