Кадровое делопроизводство

Книга учета трудовых — какая ответственность за неведение и ошибки?

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Трудоустраиваясь, работник отдает на хранение работодателю свою трудовую книжку, который обязан хранить ее и выдать работнику в момент увольнения с внесенными записями о деятельности и увольнении сотрудника. Прием, хранение и выдача трудовых сопровождается ведением книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (КУДТКВ). Расскажем о наиболее распространенных ошибках работодателей, связанных с ведением книги учета трудовых, а также об ответственности за их совершение.

Можно ли не вести журнал учета трудовых книжек

Нет, нельзя. Обязанность работодателя вести КУДТКВ вытекает из обязанности вести учет, хранение и заполнение трудовых книжек. Порядок учета трудовых через ведение журнала закреплен в п. 40 и 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Но с 01.09.2021 этот документ утрачивает силу, и ему на смену приходят Правила, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». В новом документе на необходимость вести книгу учета движения трудовых указывают п. 39 и 40.

Форма учетной книги трудовых и вкладышей утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. С 01.09.2021 эта форма перестает быть обязательной. Теперь работодатели могут сами разрабатывать удобную для них форму журнала с учетом специфики деятельности компании. Подробнее о нововведениях в учете трудовых книжек читайте в материалах:

Вне зависимости от того, какую форму журнала избрал работодатель, книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью и подписью.

Ошибки при ведении книги учета трудовых и ответственность за них

Наиболее распространенные ошибки, связанные с учетом трудовых книжек:

  • неведение журнала регистрации движения трудовых;
  • невнесение информации о приеме трудовой книжки нового сотрудника;
  • невнесение отметки о выдачи трудовой уволившемуся работнику;
  • ошибка в записи.
Читайте также:  Обезличивание персональных данных: методы

При обнаружении ошибки в записи (например, в ФИО, номере трудовой) зачеркните ошибку однократно, выше напишите верный текст, рядом заверительную надпись «Исправлено», фамилию, инициалы и подпись исправившего.

Неведение журнала учета трудовых или невнесение записей в него подпадает под действие ст. 5.27 КоАП РФ как нарушение трудового законодательства. За это правоохранители могут оштрафовать:

  • должностное лицо или предпринимателя – на 1 000-5 000 рублей;
  • юридическое лицо – 30 000-50 000 рублей.

Повторное совершение нарушений в ведении учета трудовых книжек грозит более серьезными последствиями для:

  • должностных лиц – штраф 10 000-20 000 рублей или дисквалификация на 1-3 года;
  • ИП – штраф 10 000-20 000 рублей;
  • юрлиц – штраф 50 000-70 000 рублей.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите статью о новых правилах учета трудовых книжек (доступ бесплатный).

Кроме того, отсутствие записи о выдаче трудовой книжки работнику при увольнении чревато и другими последствиями, вызванными отсутствием подписи работника в знак подтверждения получения на руки документа.

Например, недобросовестный уволенный работник может пожаловаться в контролирующие органы на то, что работодатель не выдал ему трудовую. Помимо разбирательств с проверяющими для работодателя эта ситуация может обернуться еще и дополнительными расходами на восстановление, а также компенсацию материального вреда в случае незаконного лишения возможности работать (ст. 234 ТК РФ).

Например, задержка выдачи трудовой книжки — препятствие для трудоустройства на новое место. Также день выдачи будет считаться фактическим днем увольнения, то есть за это время работнику необходимо начислить зарплату. Для «повторного» увольнения издайте новый приказ с новой датой, который послужит основанием для внесения записи в восстановленную трудовую. Прежний день увольнения признайте недействительным (Решение ВС РФ от 25.01.2012 № ГКПИ11-2044).

Читайте также:  Образец приказа о назначении ответственного за обработку персональных данных

Заблуждением является решение не делать запись при увольнении, если отсутствует отметка о приеме трудовой при оформлении работника в штат.

Сделайте запись в момент обнаружения ее отсутствия во избежание дальнейших проблем: законодательством не регламентированы сроки внесения информации о поступлении трудовых книжек. Хронология записей значения не имеет, важен факт наличия записи о поступлении и выбытии трудовой.

Подводим итоги

  • Работодатель обязан вести книгу учета трудовых книжек.
  • С 01.09.2021 компании праве разрабатывать форму учетного журнала самостоятельно.
  • Отсутствие в компании КУДТКВ или невнесение записей в имеющуюся книгу — административное правонарушение, которое грозит штрафами и дисквалификацией.
Теги: #2021 #кадровый учет #прием на работу #трудовая книжка #увольнение

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии