Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Для систематизации распорядительной документации применяют нумерацию приказов в кадровом делопроизводстве. Она позволяет обособить приказы от заявительных бланков, справок и других форм кадрового учета. Процесс внедрения системы классификации и присвоения уникальных номеров приказам и распоряжениям должен быть прописан во внутренних нормативных актах компании.

Зачем нужна нумерация

В крупных организациях потребность в хронологической и не только систематизации распорядительных бланков основана на большом объеме задействованной документации во внутреннем и внешнем документообороте. Нумерация позволяет решить ряд тактических проблем:

  • оперативный поиск нужного документа;
  • возможность установления четких взаимосвязей и зависимостей между разными формами распоряжений (например, приказ об увольнении работника может быть следствием ранее изданного распоряжения о сокращении штатной численности);
  • организация удобной системы хранения кадровых бланков;
  • грамотный пример нумерации приказов в кадровом делопроизводстве позволяет классифицировать эти документы по их содержанию.
Сроки хранения приказных бланков связаны с категорией такого документа: если распоряжение, касающееся трудовых взаимоотношений и работы личного состава компании, было издано до 2003 года, то руководство предприятия должно обеспечить его сохранность в течение 75 лет. При условии, что издание приказа датируется 2003 годом или более поздним периодом, временной интервал для обязательного хранения установлен на отметке 50 лет.

Распорядительная документация, которая отражает более мелкие сведения (по командировкам и т. п.), после 5 лет может быть уничтожена.

Не менее важна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в маленькой организации. При этом и крупные, и мелкие предприятия могут руководствоваться в этом вопросе единым подходом.

Принципы нумерации распоряжений

Законодательной регламентации порядка нумерации приказов в кадровом делопроизводстве не предусмотрено. Каждый субъект предпринимательства самостоятельно разрабатывает алгоритм регистрации распоряжений и их классификации. В стандартных ситуациях приказам присваивают числовые номера, дополненные буквенными шифрами.

Числа в реквизитах приказной документации обозначают обычно порядковый номер бланка в общей хронологии издания распоряжений. А буквенные символы характеризуют тип документа, период его обязательного хранения. Между разными символьными знаками ставят разделительный дефис или слеш.

Вот несколько буквенных образцов нумерации приказов в кадровом делопроизводстве:

  • ЛС – распоряжение, регламентирующее сферу трудовых взаимоотношений с личным составом компании;
  • П – свидетельство приема на работу нового сотрудника;
  • У – в документе содержится информация об увольнении работника;
  • К – сведения о служебных поездках.

Номера начинают присваивать с единицы. Ежегодно нумерацию обнуляют, отсчет начинают заново.

Исключение из общего правила сделано для учреждений в сфере культуры и образования – у них начало рабочего года (т. н. сезона) не совпадает с календарным годом. Для этих структур обнуление нумерации обычно привязано к 1 сентября.

Порядок, по которому будет производиться нумерация приказов в кадровом делопроизводстве, должен быть закреплен во внутреннем положении о документообороте кадровой службы. Его организация определяет сама.

Также см. «Образец приказа об утверждении документооборота».

Регистрация распорядительных документов

Для наибольшего охвата учетом системы документооборота применяют методику регистрации всех издаваемых документов. С этой целью предприятие ежегодно заводит новый журнал регистрации приказов. Таких учетных книг может быть несколько – отдельно для распоряжений по личному составу и для указов иного типа.

Журналы для приказов по трудовым взаимоотношениям обычно содержат такой набор сведений:

  • номера, присвоенные распоряжениям в хронологической последовательности;
  • индексы, которыми дополнен их числовой код;
  • перечисление работников, в отношении которых издано распоряжение, структурных подразделений;
  • должность сотрудника и его табельный номер;
  • дата и номер трудового соглашения со специалистом;
  • тема, раскрываемая в приказе.

В книге учета необходимо предусмотреть отдельную графу для проставления отметок об ознакомлении с текстом приказа всех упомянутых в нем лиц. Если распоряжение касается хозяйственной деятельности компании, то в журнале должны быть поля для даты исполнения распоряжения и для ввода фамилий лиц, ответственных за реализацию положений документа.

Для уточнения содержания приказа в него можно вносить изменения. Это делают по таким правилам:

  • исправление реквизитов или пунктов в тексте первоначального варианта документа недопустимо;
  • издают отдельное распоряжение о признании пункта или раздела первичного приказа недействительным;
  • отражают реквизиты корректируемого документа;
  • указывают суть текста распоряжения и вносимых в него изменений;
  • прописывают алгоритм действий ответственных лиц в связи с новой трактовкой распоряжения.

Корректирующую форму регистрируют в журнале, ей присваивают новый номер текущей датой издания.

Также см. «Минтруд переводит кадровые документы в электронную форму: эксперимент 2018 года».

 

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Загрузка…
Комментарии