Закон разрешает работнику отбыть в отпуск, не заботясь о том, издан ли на то приказ работодателя. Но если Трудинспекция выявит, что данный документ не был составлен вовремя, она выпишет предприятию крупный штраф. Как правильно оформить приказ на отпуск, расскажем в статье.
Зачем нужен приказ на отпуск и что будет при его отсутствии?
Работодатель обязан под роспись уведомить работника о времени его выхода в отпуск не позднее, чем за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Самый удобный (и на практике — общераспространенный) вариант — издание приказа на отпуск, на котором работник впоследствии ставит свою подпись, удостоверяющую ознакомление с документом.
Уведомить работника об отпуске можно не приказом, а другим документом-уведомлением (Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).
На основании приказа сведения об отпуске вносятся в Личную карточку работника (форма № Т-2). Запись следует производить уже после фактического возвращения человека на работу.
При этом дата фактического возвращения не всегда соответствует той, что отражена в приказе — поскольку человек может быть в установленном порядке отозван из отпуска (или же отпуск может быть продлен). Аналогичное правило — учета фактического нахождения человека в отпуске — применяется и при ведении графика отпусков (формы № Т-7).
Неиздание приказа не лишает работника права на отпуск, если время его выхода на отдых устанавливается графиком, обязательным в соответствии со ст. 123 ТК РФ. И как только отпуск по графику подходит, работник имеет полное право выйти в него без каких-либо уведомлений со своей стороны. За 3 дня до начала отдыха должны быть на 100% оплачены отпускные.
В своевременном издании приказа должен быть заинтересован сам работодатель. Если он не издаст документ (и не ознакомит с ним человека под роспись) своевременно, то Трудинспекция применит к нему санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
Может быть и так, что работник новый, и его отпуск по графику еще не утвержден. В этом случае от него в целях оформления отпуска требуется предоставление заявления (на практике кадровики часто истребуют его даже при наличии графика). И без приказа человек, в свою очередь, выйти в отпуск своевольно уже не сможет.
Кроме того, на основании приказа об отпуске работодатель вносит отдельным распоряжением изменения в график отпусков — добавляя туда пункт о запланированном времени отдыха работника. Важно, чтобы такое изменение графика было произведено не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска.
Правило «двух недель» следует считать основополагающим при оформлении работника в отпуск. Соответственно, сам приказ на отпуск должен составляться не позднее издания приказа на корректировку графика отпусков. Важно обеспечить правильное соответствие дат выхода в отпуск по обоим документам (и, разумеется, не забыть проверить корректность самого графика).
Приказ на отпуск: бланк
Очень часто приказ на отпуск работника составляется по унифицированной форме Т-6 (либо Т-6а — на нескольких работников), утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. И хотя применение этой формы сегодня необязательно, она все же для многих привычна.
Скачать актуальный бланк формы Т-6 в 2019 году.
Те работодатели, кто не хочет по каким-то причинам пользоваться формой Т-6, могут разработать собственный бланк, закрепив его применение в локальных актах.
Ознакомимся со спецификой заполнения формы Т-6, условясь, что сотрудник отправляется в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Заполняем приказ Т-6: образец
В целом, заполнение приказа на ежегодный отпуск — несложная процедура. Обратим внимание на некоторые ее особенности.
Графа «за период работы»
Здесь указывается период, соответствующий рабочему году (Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). В самом общем случае рабочий год равен 365 или 366 дням нахождения человека на работе. Они составляют, таким образом, его «непрерывный» отпускной стаж.
Однако он может прерываться на (ст. 121 ТК РФ):
- дни отпуска по уходу за ребенком;
- дни отпуска за счет работника, превышающие 14 дней;
- дни отсутствия человека на работе без уважительных причин.
Указанные дни сдвигают рабочий год (Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).
Правило, при котором в рассматриваемой графе указывается полный рабочий год, действует, даже если отпуск начинается до истечения рабочего года. Например — когда отпуск предоставляется по договоренности между работодателем и работником сразу по истечении «минимального срока» его наработки (6 месяцев с момента начала трудовых отношений — в соответствии со ст. 122 ТК РФ) или даже досрочно. В этом случае дата окончания рабочего года приводится расчетная: если дни, предусмотренные ст. 121 ТК РФ, были, то они добавляются к номинальной дате окончания рабочего года.
Если отпуск берется за несколько периодов (несколько прошедших лет), в форму имеет смысл включить дополнительные графы для указания соответствующих периодов — внеся в нее изменения в порядке, предусмотренном постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Раздел А
В разделе А прописывается количество календарных дней отпуска вместе с выходными и праздниками. Поскольку в рассматриваемом случае отпуск — одного типа (ежегодный оплачиваемый), то количество его календарных дней дублируется в графе В.
Дата ознакомления работника с приказом
Она может не совпадать с датой его подписания директором. Главное — чтобы ознакомление произошло не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска (если, конечно уведомление работника об отпуске производится именно приказом).
Скачать образец заполнения формы Т-6 в 2019 году.