Кадровое делопроизводство

Сколько действует штатное расписание

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Каков срок действия штатного расписания? Такой вопрос зачастую возникает у кадровых специалистов. Сразу и не сообразишь, требуется ли обновлять этот документ или же он действует бессрочно. О сроке действия штатного расписания в организации расскажем в статье.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — перечень структурных подразделений компании c названием должностей, специальностей, с указанием квалификации, а также сведений о соответствующем количестве штатных единиц.

Также штатное расписание предусматривает наличие информации о должностных окладах, надбавках и иных выплатах, формирующих ежемесячный фонд оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Трудовое законодательство не обязывает работодателей вести штатное расписание, однако его наличие существенно упрощает работу кадровиков и финансистов:

  • штатка позволяет наглядно увидеть структуру предприятия;
  • по ней легко отслеживать наличие вакантных должностей;
  • планирование фонда оплаты труда, экономии и потребности в дополнительном финансировании значительно легче, если отталкиваться от штатного расписания.

Работодатели-бюджетные учреждения обязаны при ведении штатного расписания применять унифицированную форму № Т-3, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Остальные компании и предприниматели могут применять как унифицированные формы, так и бланки, разработанные самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Правильность данных выводов подтверждает Минфин в Письме от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012.

Срок действия штатного расписания

У штатного расписания срока годности нет. Оно утрачивает актуальность только при принятии нового документа, когда в структуре компании происходят изменения: исключаются или добавляются новые должности (или целые подразделения). При этом что послужило причиной для изменения штатки (оптимизация кадрового состава, создание новых подразделений в связи с диверсификацией производства и т. д.), неважно.

Читайте также:  Как заполнить авансовый отчет

Вопрос изменения штатного расписания — компетенция исключительно компании-работодателя (п. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Периодичность или привязка к конкретным календарным датам законодательством также не регламентируется. Новая редакция штатки может быть принята как с начала года, так и с абсолютно любой даты, когда произошли изменения.

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

  • издать приказ о внесении изменений в действующую штатку;
  • издать приказ, в котором утвердить новое штатное расписание, а прежнее — признать утратившим силу.

Второй вариант удобнее, так как представляет собой готовый к работе единый документ. В то время как первый вариант потребует хранение «под рукой» исходника и всех приказов о коррективах. В конечном итоге в этой кипе можно будет закопаться.

При этом на работодателях лежит обязанность по ежегодной индексации заработной платы персонала (ст. 134 ТК РФ). Об индексации читайте здесь.

Изменение имеющейся штатки или принятие новой можно приурочить к дате индексации. Например, ежегодно 1 октября. В промежутке между этими датами работодатель вправе изменять или принимать новое штатное расписание сколько угодно. Главное — каждый раз, меняя штатку, необходимо соблюсти все необходимые процедуры:

  • внести изменения в трудовые договоры работников, чьих должностей коснулись изменения;
  • ознакомить персонал с изменениями, если ознакомление со штатным расписанием закреплено локальными актами (абз. 8 Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Читайте также:  Шутка или нет? Переход на электронные кадровые документы с 1 апреля

Об изменении штатного расписания читайте наш материал «Дополняем штатное расписание: образец».

Срок хранения штатного расписания

Как мы уже отметили, актуальное штатное расписание не имеет ограниченного срока действия. А вот прекратившая действие штатка имеет срок хранения. И этот срок постоянный. Это значит, что на протяжении всей жизни компании утилизировать неактуальное штатное расписание нельзя (п. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Подводим итоги

  • Действие штатного расписания во времени не ограничено.
  • Действующая штатка утрачивает силу только в момент утверждения нового штатного расписания.
  • Штатное расписание и все изменения в нему нужно хранить постоянно до ликвидации компании, в которой оно было разработано и утверждено.
Теги: #документы #кадровый учет #хранение #штатная расстановка

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии