Казалось бы, что может быть нового в СЗВ-М ─ мы оформляем этот отчет каждый месяц и уже набили руку. Но это на первый взгляд. Если копнуть поглубже, уверенность пропадает ─ то ПФР пришлет протокол с непонятным кодом ошибки, то сотрудник принесет абсолютно новенькую зеленую карточку СНИЛС, хотя ее официально отменили. Многие вопросы, с которыми вы встречаетесь при оформлении этого отчета, поможет решить наша статья. Здесь же вы найдете готовый образец СЗВ-М за сентябрь и свежие решения судов, которые, безусловно, вас порадуют.
Срок сдачи СЗВ-М за 3 квартал 2019
На заполнение СЗВ-М за сентябрь 2019 года (иногда не совсем корректно говорят «за 3 квартал») и представление его в ПФР у нас есть 15 календарных дней, отсчитываемых с окончания отчетного месяца (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
Бланк и образец для отчета за сентябрь 2019
СЗВ-М за 3 квартал 2019 составляйте по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.
Заполнить СЗВ-М на компьютере можно, используя программы ПФР, доступные к скачиванию по ссылке. Преимущество такого способа ─ возможность проверить заполненную форму СЗВ-М на наличие ошибок.
Далее поясним порядок заполнения разделов СЗВ-М за 3 квартал 2019.
Сведения о страхователе
Оформление отчета начинается с внесения сведений о страхователе и самой форме:
- Регистрационный номер в ПФР
Он присваивается каждому юридическому лицу или ИП при регистрации в ПФР и должен обязательно присутствовать на всех отчетах, направляемых в этот фонд. Это 12-значный цифровой код, правильность заполнения которого можно проверить, например, на сайте ФНС.
Для этого скачайте выписку из реестра юрлиц/ИП и в разделе «Сведения о страхователе в Пенсионном фонде» вы найдете регистрационный номер фирмы в ПФР.
- Краткое наименование страхователя
Для юридического лица оно берется из учредительных документов. При отсутствии «официального» краткого наименования следует указывать полное.
Для физического лица в это поле заносится полное Ф. И. О. Если отчитывается предприниматель, то перед Ф. И. О. указывают аббревиатуру «ИП». Если же отчитывается работодатель-физлицо, не являющийся ИП (например, адвокат или нотариус), ничего, кроме Ф. И. О., в данной строке писать не нужно.
- ИНН и КПП
Они берутся из свидетельства, выдаваемого ФНС. Для юридического лица используется 10-значный ИНН и 9-значный КПП (код причины постановки на учет). Для физических лиц ИНН будет 12-значным, а КПП не применяется.
Отчетный период
Указывается месяц (в двухзначном формате) и год (в четырехзначном). Для сентября 2019 года в этой строке проставляется «09» и «2019».
Тип формы
В поле заносится один из буквенных кодов — в зависимости от варианта подаваемого отчета:
- «исхд» — если форма сдается впервые;
- «доп» — если отчет включает информацию, дополняющую ранее отправленные сведения;
- «отмн» — если назначение подаваемой формы в том, чтобы отменить предоставленные раннее некорректные данные.
Сведения о застрахованных лицах
В отчет включите всех физлиц, с которыми в истекший месяц (в данном случае — в сентябре 2019 года) действовали договоры, связанные с выплатой вознаграждений физлицам. Речь идет не только о трудовых договорах, но и о гражданско-правовых, авторских, лицензионных и др.
Данные представляются в форме таблицы, состоящей из 4 колонок:
- Порядковый номер
Последовательность занесения застрахованных лиц в отчет значения не имеет. Это может быть алфавитный, хронологический (по мере заключения договоров) или вообще произвольный порядок.
- Ф. И. О. застрахованного лица
Приводим в именительном падеже. Отчество указываем при его наличии.
- Индивидуальный страховой номер в системе пенсионного страхования
Вносим на основании свидетельства СНИЛС.
- ИНН физического лица
Этот реквизит, в отличие от предыдущих, не является строго обязательным и при отсутствии у работодателя этой информации может не вноситься.
Проверить персональные данные сотрудников (Ф. И. О., СНИЛС и ИНН) можно в личном кабинете страхователя на сайте ФНС.
Далее указывается информация о лице, подписывающем отчет и проставляется его личная подпись. Для юридического лица это руководитель или лицо, исполняющее его обязанности (в последнем случае указывают реквизиты документа, подтверждающего полномочия ответственного лица).
Предприниматель или иное физлицо-работодатель подписывают отчет лично. При этом в строке «Наименование должности руководителя» указывается статус физлица — предприниматель, нотариус, адвокат и т. п.
Порядок представления СЗВ-М за сентябрь 2019
Сентябрьский отчет можно сдавать на бумаге или электронно в зависимости от числа застрахованных лиц (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ):
Если исходя из численности застрахованных лиц вы обязаны сдать СЗВ-М в электронной форме, а представили его на бумаге, вас могут наказать. Штраф составит 1 тыс. руб. (ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Представлять ли СЗВ-М на гендиректора-единственного учредителя?
СЗВ-М на директора нужно подавать вне зависимости от того, заключен с ним трудовой договор или нет. Отношения между компанией и единственным директором-учредителем носят характер трудовых, а сам директор застрахован для целей обязательного пенсионного страхования (п. 1 ст. 7 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, Письма Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721).
Если проигнорировать разъяснения чиновников и не подать СЗВ-М на единственного учредителя-директора, отвертеться от штрафа не получится (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 18.04.2019 № Ф10-640/2019).
Доводы о том, что зарплату директор не получает и сотрудников в компании нет, суд не принимает.
Как исправлять ошибки в СЗВ-М
Может случиться так, что вы отправили электронный СЗВ-М, а его в ПФР не принимают, и приходит квитанция об отказе в регистрации документа. Значит, в отчете выявлена ошибка.
Все ошибки в СЗВ-М можно разделить на 2 группы ─ критичные и незначительные. Большинство ошибок относятся к группе критичных. Из-за них ПФР не принимает отчет и назначает штраф по 500 руб. за каждое физлицо.
А теперь разберемся с каждой группой ошибок в отдельности и найдем способы их устранения:
| Что написано в протоколе | Код ошибки | Как исправить |
| «Электронная подпись должна быть корректной»
|
АФ.ЭП.1.1 | Необходимо применять только актуальную ЭЦП ─ если ПФР не принимает отчет, возможно срок действия ЭЦП закончился.
Следует проверить реквизиты ЭПЦ в личном кабинете на сайте спецоператора. Сформируйте файл заново и отправьте исходный отчет в ПФР |
| «Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом» | АФ.КСФ.1.1 | Имя файла должно соответствовать формату, утв. Постановлением ПФР 07.12.2016 № 1077п.
Проверьте файл на соответствие формату. Не допускайте в имени файла лишних символов. Перед подачей протестируйте отчет с помощью спецпрограмм ПФР. Сформируйте файл заново и отправьте исходный отчет в ПФР |
| «Элемент «Регистрационный номер». Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР» | ВСЗЛ.Б-СЗВ-М.1.1 | Ошибка возникает, если указанный в отчете регистрационный номер компании в ПФР не совпадает с указанным в уведомлении о регистрации.
Нужно сверить номер, исправить ошибку и направить в ПРФ исходный отчет |
| «Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР» | ВСЗЛ.Б-СЗВ-М.1.2 | Сравните указанный в отчете ИНН с первоисточником и исправьте ошибку.
Файл нужно сформировать заново и отправить в ПФР исходный отчет
|
| «Имя файла не соответствует утвержденному формату»
|
— | Имя файла должно соответствовать формату, утв. Постановлением ПФР 07.12.2016 № 1077п.
Проверьте файл на соответствие формату. Не допускайте в имени файла лишних символов. Перед подачей протестируйте отчет с помощью спецпрограмм ПФР. Сформируйте файл заново и отправьте исходный отчет в ПФР
|
| «Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме» | АФ.СХ.1.1 | Данная ошибка обычно возникает из-за устаревшего ПО, применяемого отчитывающимся лицом.
Необходимо обновить программное обеспечение, заново сформировать файл и отправить в ПФР исходный отчет |
| Что написано в протоколе | Код ошибки | Как исправить |
| «Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен»
|
ВСЗЛ.СЗВ-М.1.2 | Ошибка показывает, что в отчете не указан ИНН, который фактически у сотрудника есть.
Проверьте, есть ли ИНН (например, с помощью специального сервиса ФНС), исправьте ошибку и представьте дополняющий отчет |
| «Контрольные цифры ИНН должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН» | ВСЗЛ.ОП.1.9 | Допущена ошибка в ИНН ─ найдите ее, исправьте неточность и представьте в ПФР дополняющий отчет |
| «Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве» | ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.1 | В отчете неверно указан СНИЛС ─ сверьте его со страховым свидетельством сотрудника и исправьте ошибку.
Представьте в ПФР дополняющий отчет. |
| «Указываются Ф. И. О., содержащиеся в страховом свидетельстве»
|
ВСЗЛ.Б-АНКЕТА.1.2 | Допущена ошибка в ФИО ─ в исходном отчете ФИО не соответствует СНИЛС сотрудника.
Исправьте неточность и отправьте в ПФР дополняющий отчет. |
| «Должен быть указан хотя бы один из элементов “Фамилия” или “Имя”» | ВСЗЛ.ФИО.1.1 | Формат требует, чтобы в отчете были указаны фамилия или имя каждого сотрудника.
Внесите ФИО сотрудника в учетную программу и подайте дополняющий отчет. |
| Что написано в протоколе | Код ошибки | Как исправить |
| «Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен»
|
ВСЗЛ.СЗВ-М | У сотрудника нет ИНН (например, у иностранца). Убедитесь в этом.
Если это действительно так, дополняющий отчет не нужен ─ в ПФР сообщите об отсутствии у сотрудника ИНН |
Подсказка: не нужно отправлять в ПФР тот же файл, который изначально фонд не принял ─ если при повторной отправке имя файла будет таким же, что и в первый раз, программа фонда автоматически откажет в его приеме.
Свежие судебные решения по СЗВ-М
Мы подготовили для вас самые последние решения судов по СЗВ-М. Надеемся, что они порадуют вас ─ все решения в пользу компаний:
| Суть спора | Решение суда | Реквизиты судебного акта |
| Компания опоздала на несколько дней со сдачей СЗВ-М, и ПФР ее оштрафовал. Суд подтвердил, что нарушение действительно было, но штраф все-таки отменил.
Оказалось, что в акте проверки, с которым компанию ознакомили, ПФР указал дату рассмотрения материалов 9 августа, однако рассмотрение и принятие решения состоялось значительно раньше ─ 1 августа. Суд посчитал, что фонд нарушил процедуру рассмотрения материалов. Доводы ПФР о том, что это техническая ошибка, суд не принял |
Штраф отменен из-за опечатки ПФР в дате рассмотрения материалов проверки | Постановление АС Западно-Сибирского округа от 16.07.2019 по делу № А81-9121/2018
|
| ПФР выявил в СЗВ-М расхождения при сверке отчета с РСВ-1: не хватало данных по четырем сотрудникам. Страхователю было отправлено уведомление с требованием исправить отчет.
Страхователь сдал дополняющую форму в срок, но ПФР назначил штраф, не считая представленное дополнение исправлением. |
Штраф за дополнение СЗВ-М после уведомления ПФР признан незаконным | Определение ВС РФ от 05.07.2019 № 308-ЭС19-975
|
| Компания ошиблась при оформлении СЗВ-М: вместо отчетного месяца «ноябрь», она указала «декабрь». Уточненный отчет был подан уже после установленного срока.
За опоздание с отчетом ПФР оштрафовал компанию на 300 000 руб. (по 500 руб. за каждое указанное в отчете лицо). ВС РФ признал такой подход ошибочным ─ нельзя штрафовать компанию, если она добровольно выявила и исправила ошибки, так как в законодательстве не установлен срок, в течение которого она это может сделать |
Штраф признали незаконным | Определение ВС РФ от 22.07.2019 № 305-ЭС19-2960 |
| Страхователь подготовил СЗВ-М, но вовремя сдать его не удалось: отчет проходил у оператора ЭДО, но ПФР его не принимал из-за сбоя в системе и технических ошибок. Когда фонд принял отчет, срок его представления уже прошел, за что компанию оштрафовали.
ВС РФ признал привлечение к ответственности в данном случае неправомерным |
Штраф за опоздание с СЗВ-М из-за сбоя в системе ПФР отменен | Определение ВС РФ от 08.08.2019 № 309-ЭС19-12439
|
ПФР все еще выдает СНИЛС старого образца. Почему?
Действительно, привычные всем зеленые карточки СНИЛС все еще выдают в ПФР. Хотя, их отменили с 01.04.2019 Законом от 01.04.2019 № 48-ФЗ.
Дело в том, что разработанная ПФР форма нового уведомления пока не утверждена. Карточки СНИЛС старого образца будут выдавать до тех пор, пока они не закончатся в отделениях фонда.
Кадровикам и бухгалтерам нужно быть готовым к тому, что карточки старого образца могут закончиться, а новый бланк так и не будет утвержден. В этом случае ПФР будет выдавать справку на бумаге лично в отделении ПФР или отправлять на электронную почту заявителя документ в электронном виде (порядок аналогичный действующему при потере СНИЛС).
Подводим итоги
- Порядок оформления СЗВ-М за сентябрь 2019 не изменился. Отчет необходимо сдать до 15.10.2019.
- В течение последних месяцев арбитражная практика, касающаяся штрафа за СЗВ-М, пополнилась несколькими судебными решениями в пользу страхователей.
- ПФР продолжает выдавать зеленые карточки СНИЛС, поскольку форма нового уведомления о пенсионном страховании граждан пока не утверждена.