Трудовые книжки

Заверяем трудовую книжку уволенному

Ведущий эксперт — профессиональный бухгалтер

Все действия, допустимые в отношении трудовых книжек, подчинены законодательно установленным правилам. О том, что, согласно этим правилам, происходит с трудовыми книжками при увольнении, позволяют ли они заверять уволенному копию трудовой книжки и как на них отразилось появление электронной версии этого документа, — в нашем материале.

Судьба трудовой книжки при увольнении

Трудовая книжка представляет собой документ, сопровождающий наличие трудовых отношений, подчиняющихся ТК РФ, и отражающий все этапы трудовой биографии человека (ст. 66 ТК РФ):

  • периоды его работы;
  • названия работодателей;
  • наименования занимаемых должностей;
  • реквизиты документов, на основании которых вносятся записи о трудовой деятельности.

Взаимоотношения с каждым конкретным работодателем возникают с дня принятия на работу и прекращаются в день увольнения.

Трудовая книжка в момент трудоустройства передается работодателю или оформляется им (если работа для работника оказывается первой). В период работы хранится она у работодателя, поскольку он обязан вести этот документ (ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225), но в день увольнения должна выдаваться работнику на руки с записью об этом событии (п. 35 Правил, утв. Постановлением № 225).

Если в период работы у работника возникает необходимость в получении копии его трудовой книжки, работодатель обязан выдать такую копию по заявлению работника в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением № 225). Копия должна быть заверена работодателем (ст. 62 ТК РФ).

Читайте также:  Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465

Можно ли заверить копию трудовой книжки уволенному?

После увольнения работника его бывший работодатель освобождается от обязанности выдавать ему какие-либо документы, связанные с работой. Поэтому заверить копию трудовой книжки он тоже не вправе.

Однако у уволившегося и пока не трудоустроившегося человека трудовая книжка находится на руках, а это означает, что он может:

  • Предъявить по месту требования ее саму с тем, чтобы там сделали с нее копию (возможно также предъявление книжки вместе со сделанной с нее копией). Заверяется такая копия уполномоченным на это представителем той инстанции, куда требуется копия.
  • Заверить ее копию у нотариуса.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на порядок заверения копий трудовых книжек. Если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.

Копия трудовой книжки при электронном ее ведении

С 2020 года трудовая книжка помимо традиционной бумажной формы получила еще одну — электронную (ст. 66.1 ТК РФ, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»). Электронные сведения в единой базе формируются в отношении всех работников без исключения, но накопление их начинается лишь с даты 01.01.2020 (п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). До этой даты единственным документом, подтверждающим наличие трудовой деятельности, остается бумажная трудовая книжка.

Возможность использования бумажной трудовой книжки не исчезает с появлением ее электронного варианта (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ), но вестись это документ будет параллельно с электронным. Для книжки, оформляемой на бумаге, сохраняется действие всех касающихся ее правил. Поэтому копию ее, заверенную работодателем, можно получить лишь у текущего работодателя. Уволенному же такой услугой воспользоваться будет нельзя.

Электронный вариант ведения трудовой книжки (со временем он станет единственно возможным) не требует ее копирования, поскольку позволяет на основе накопленных в системе данных формировать актуальный для текущей даты отчет, называемый «Сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ). Создаваться такой отчет может как на бумаге, так и в электронном виде. Работодатель обязан его выдать работнику при увольнении, но лишь в отношении периода работы у него.

Более полные сведения о своей трудовой деятельности, заверенные по всем правилам (подпись и печать для бумажного варианта, усиленная квалифицированная электронная подпись — для электронного), уволившийся работник вправе получить в виде аналогичного отчета (ст. 66.1 ТК РФ):

  • в МФЦ — в виде бумажного документа;
  • в ПФР — как на бумаге, так и в электронном виде;
  • через портал Госуслуг — в электронном варианте.

Т. е. электронный способ ведения трудовой книжки дает больше возможностей для получения информации из нее и существенно упрощает сам этот процесс как для работающего лица, так и для уволившегося работника.

Подводим итоги

  • Трудовая книжка — документ, отражающий данные о трудовой деятельности человека. В период работы она находится у текущего работодателя, а при увольнении выдается на руки уволенному работнику.
  • Увольнение прекращает взаимоотношения между работником и работодателем. Поэтому работодатель освобождается от обязанности выдавать уже уволенному работнику копии документов, связанных с работой, и заверить у него копию трудовой книжки нельзя. По месту требования в этом случае лицом, у которого трудовая книжка находится на руках, предъявляется либо ее оригинал, либо нотариально заверенная копия.
  • Электронный вариант ведения трудовой книжки, ставший доступным с 2020 года, позволяет формировать актуальную для этого документа информацию в виде особого отчета (сведений о трудовой деятельности). Отчет может создаваться как на бумаге, так и в виде электронного файла. Получить такой отчет (заверенный по всем правилам) можно в МФЦ, ПФР или через портал Госуслуг.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #кадровый учет #трудовая книжка #электронная трудовая книжка #этк

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии