Трудовые книжки

Копия трудовой: направляем по почте

Ведущий эксперт — профессиональный бухгалтер

Копия трудовой книжки может понадобиться сотруднику, не имеющему возможности получить ее у работодателя лично. О том, как ему может быть передан этот документ и что нужно для этого сделать, — в нашем материале.

Правила выдачи документов, связанных с работой

Трудовая книжка, отражающая все этапы трудовой деятельности работника, относится к числу документов, связанных с работой. В период трудоустройства она хранится у работодателя и может быть выдана на руки работнику на время (ст. 62 ТК РФ). Однако чаще сотрудники запрашивают копию этого документа, которая требуется для предоставления в какую-либо инстанцию.

Копия трудовой книжки — это тоже (как и оригинал, с которого делается копия) документ, связанный с работой, и правила его выдачи также подчинены правилам, содержащимся в ст. 62 ТК РФ:

  • сотрудник должен подать работодателю заявление с просьбой о выдаче;
  • копия обязательно заверяется работодателем (подписью ответственного лица и печатью);
  • передача сотруднику осуществляется не позже, чем через 3 рабочих дня после принятия заявления;
  • плата за копию не взимается.

Все эти правила в полной мере относятся и к ситуации, когда работник находится на удалении от работодателя. Поэтому на него тоже распространяется требование об обязательности подачи работодателю заявления, инициирующего процедуру выдачи копии трудовой книжки.

Традиционно такое заявление оформляется на бумаге и подписывается заявителем собственноручно. При невозможности передать его лично заявление направляется по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) или передается работодателю через представителя заявителя. Подача его в виде электронного документа становится возможной лишь тогда, когда в трудовой договор внесено положение о допустимости взаимодействия его сторон путем обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ, ст. 312.2 ТК РФ ТК РФ). Заявление, направляемое электронно, отправитель должен подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Читайте также:  Рассчитываем трудовой стаж по трудовой книжке

Как документ может быть передан сотруднику

Направить готовую к передаче копию трудовой книжки сотруднику можно:

  • в виде электронного документа, если такой способ взаимодействия предусмотрен трудовым договором (ст. 312.2 ТК РФ);
  • заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ);
  • через представителя работника (ст. 88 ТК РФ), имеющего доверенность на получение такого документа (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Доверенность, выдаваемая работником на получение копии его трудовой книжки, не относится к числу требующих обязательного нотариального заверения (ст. 185.1 ГК РФ). Но она может удостоверяться нотариусом по желанию доверителя.

Способ передачи копии работнику следует указать в заявлении.

Получение данных из электронной трудовой книжки

Начиная с 2020 года, сведения о трудовой биографии каждого лица, работающего по трудовому договору, стали накапливаться в единой электронной базе, ведение которой контролирует ПФР (ст. 66.1 ТК РФ, от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…», п. 1.7 Приложения № 2 к Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Работники при этом получили право сделать выбор из 2-х вариантов дальнейшего ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):

  • продолжение оформления ее бумажного варианта;
  • получение сведений из электронной базы данных в виде особого документа.

При сохранении бумажного варианта в его отношении продолжают действовать применявшиеся до 2020 года правила, выдачи и самой трудовой книжки, и ее копии.

Если же работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, она выдается ему на руки с внесением записи, указывающей на сделанный им выбор. В дальнейшем трудовая книжка будет находиться у работника на руках (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Копию с нее (при наличии такой необходимости) работнику сделают у нотариуса (если потребуется его заверение) или непосредственно в запрашивающей ее инстанции, где ее заверение осуществит представитель этой инстанции.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Данные о работе после 2019 года лицо, отказавшееся продолжить ведение бумажной трудовой книжки, сможет получить не только у работодателя (при этом работодатель вправе выдать данные лишь за период работы у него), но и (ст. 66.1 ТК РФ):

  • в МФЦ — здесь информацию из базы выдадут в виде бумажного документа;
  • в ПФР — фонд может сформировать как бумажный, так и электронный документ;
  • на сайте Госуслуг — тут доступен только документ электронного вида.

Новые способы выдачи информации о трудовой деятельности позволяют обходиться без обращения к работодателю и получать нужные сведения в любом удобном работнику месте в виде надлежащим образом заверенного документа.

Со временем (по мере снижения числа лиц, имеющих трудовые книжки, ведущиеся на бумаге) бумажная трудовая книжка перестанет применяться вообще (п. 4, п. 5, п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Это приведет к исчезновению необходимости делать с нее копии и решать вопрос о способе передачи отраженных в ней данных работнику, находящемуся на удалении от работодателя.

Подводим итоги

  • Работнику, находящемуся на удалении от работодателя, копия трудовой книжки выдается по правилам выдачи любого из документов, связанных с работой. Т. е. на основании заявления работника, с обязательным заверением, не позднее 3 рабочих дней с даты обращения, без оплаты. Заявление может быть направлено работодателю почтой или передано через представителя.
  • Готовую копию работнику также можно передать почтой (заказным письмом с уведомлением) или через представителя (он должен иметь доверенность от работника на совершение такого действия). Если трудовой договор предусматривает возможность обмена электронными документами, то копия может принимать вид электронного файла, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью. Способ передачи работник должен указать в заявлении.
  • С появлением электронного способа накопления данных о трудовой деятельности получение информации о ней для лиц, отказавшихся от ведения трудовой книжки на бумаге, становится возможным без обращения к работодателю. Выдачу таких сведений будут осуществлять все МФЦ и все отделения ПФР, а также сайт Госуслуг. Со временем (по мере уменьшения количества лиц, имеющих трудовые книжки, ведущиеся на бумаге) бумажная трудовая книжка перестанет применяться вообще и необходимость делать с нее копии исчезнет.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #трудовая книжка #электронная трудовая книжка #этк

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Комментарии