Мар 20, 2017 @ 17:07
Будьте в курсе последних изменений. Подпишитесь на новости!

Копия трудовой: направляем по почте

Сотрудник организации работает удаленно. Он запросил копию своей трудовой книжки. Так как в офисе он не бывает, кадровый специалист задался вопросом, можно ли направить такому сотруднику копию трудовой по почте. В создавшейся ситуации отправка копии трудовой книжки по почте – это практически единственный способ передать удаленному сотруднику документы. Не приезжать же сотруднику за копией из другого региона. Давайте, разбираться, как правильно поступить в такой ситуации.

Составляем заявление на выдачу правильно

Сразу скажем, что документы по почте отправить можно. Однако необходимо согласие работника на отправку. Поэтому лучше, чтобы в заявлении на выдачу копии сотрудник сразу указал такой способ получения нужных ему документов. Определиться с формулировками кадровику поможет образец заявления.

Напомним, что запрошенная сотрудником копия должна быть выдана или отправлена по почте не позднее трех рабочих дней со дня, когда работник подал соответствующее заявление (ст. 62 ТК РФ).

Сотрудник не дал согласия на отправку документов по почте

Как мы выяснили, отправка заверенной копии по почте возможна только при согласии сотрудника. Однако на практике может возникнуть ситуация, когда такое согласие от работника не получено. Например, удаленный сотрудник обратился с соответствующим заявлением, а затем пропал.

Чтобы не пропустить трехдневный срок подготовки документов, можно составить уведомление для работника о необходимости прийти за копией или согласиться на ее отправку по почте. В этом случае установленный законодательством срок будет соблюден.

Когда согласие работника на отправку копии по почте будет получено, документы нужно отправить ему ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении письма работнику. Такой вид почтового отправления позволит подтвердить факт отправки требуемой копии сотруднику.

К сведению
Если между организацией и сотрудником установлен электронный документооборот, то заверенную копию трудовой книжки можно направить в электронном виде. Главное, что бы стороны были согласны с таким решением (ст. 6, 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Комментарии

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: