О том, чтобы получить повышение или просто сменить рабочую обстановку — перейдя с одной должности на другую, может мечтать и сам работник, но часто бывает, что в таком переводе заинтересован работодатель. Случается, что в сферу его интереса попадает не один человек, а целая группа специалистов — которых работодатель переводит на новую работу с помощью коллективного распорядительного акта по форме Т-5а.
Зачем нужна форма о переводе сотрудников Т-5а?
Действительно, оформление человека на работу с помощью приказа по унифицированной «персонифицированной» форме Т-5 — общераспространенная практика. И во всех случаях можно ограничиться использованием только ее.
В каких же целях имеет смысл задействовать альтернативу, представленную «коллективным» — составлямым на нескольких работников документом Т-5а (который утвержден тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1)?
Это просто удобнее — в тех случаях, когда осуществляется перевод нескольких сотрудников, и при этом в отношении всех них имеют место место одни и те же:
- Вид перевода. Предполагается, что для всех работников переводимой группы перевод будет либо постоянный, либо временный: в форме Т-5а не предусмотрено дифференцированного отражения вида перевода по каждому человеку.
- Структурные подразделения. Они, безусловно, могут быть и разными. Но, как правило, группа специалистов переводится из одного подразделения в другое «массово».
- Должности. Переводиться может группа специалистов одного профиля — это распространенный сценарий. Например — инженеров или менеджеров.
- В некоторых случаях по переводимым работникам могут совпадать тарифные ставки (надбавки) — это еще один возможный критерий унификации характеристик должностей.
Таким образом, если данные характеристики действительно общие, эффективнее отразить их в одном распорядительном документе. Ему определенно сложнее — в сравнении с разрозненными персонифицированными приказами, затеряться в объемном объемном кадровом документообороте крупного предприятия.
Кроме того, если сотрудников много, то кадровику гораздо проще собрать их подписи — удостоверяющие факт ознакомления с приказом, с помощью общего документа, совершив контрольный обход коллег с одним листом бумаги в руках.
Скачать актуальный бланк формы Т-5а в 2022 году.
Важный нюанс использования формы Т-5а
У применения формы № Т-5а есть, вместе с тем, один риск.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ, работник вправе в любой момент запросить у предприятия копию приказа о своем переводе. В рассматриваемом случае в приказе будут фигурировать персональные данные — и не только заявителя, но и других его коллег. Важно не допустить их «утечки» за пределы предприятия.
Это можно обеспечить, к примеру, за счет включения в Положение о персональных данных, которому должны следовать работники, норм о недопустимости разглашения содержания приказов от начальства.
Кроме того, у работников не должно быть возражений по поводу того, что те или иные их персональные данные увидят коллеги. Самый «чувствительный» в этом плате тип персональных данных — заработная плата. Если она представлена чистым окладом — который приводится в форме № Т-5а, то лучше, конечно, использовать «персонифицированные» приказы по форме № 5.
А если оклад — лишь часть зарплаты (и по нему трудно или невозможно «вычислить» ее точный размер) — другое дело. Можно делать приказ коллективным и не бояться, что те или иные работники возмутятся о широком «афишировании» своего заработка всему офису.
Форма приказа Т-5а — очень простая по структуре. Но эта простота, во-первых, сопровождается рядом нюансов, а во-вторых — не всегда способствует общей эффективности применения формы. Иногда документ фирме лучше целенаправленно «усложнить» — рассмотрим далее, зачем и как.
Особенности заполнения формы Т-5а в 2022 году
В части заполнения формы заслуживает внимания ряд нюансов, характеризующих отражение длительности перевода человека на новую должность. Так, следует иметь в виду, что:
- Если перевод временный, то указывать дату окончания работы человека на новой должности следует, только если она точно известна (отражена в кадровых документах). А если нет, то в графе «Вид перевода» в ячейке «По» вписывается событие, по наступлении которого человек возвращается на исходную должность. Например, это может быть возвращение коллеги из декретного отпуска.
- У каждого работника могут быть разные обстоятельства временного перевода. И отражаться они в форме будут исходя из их содержания по существу. Например, один работник может быть переведен до окончания декрета коллеги, другой — до завершения проекта. В обоих случаях в приказ вносятся необходимые персонифицированные пояснения в ячейку «По».
- Если перевод постоянный, то в ячейке «По» ничего не указывается — что вполне логично.
Что касается перспектив доработки документа, то можно обратить внимание на следующее.
«Персонифицированная» форма № Т-5 и «коллективная»Т-5а отражают одни и те же типы сведений — но во второй нет возможности указать причину перевода. Вполне вероятно, что она будет общей для всех переводимых по приказу работников — но это не всегда так (и Трудинспекция может рассудить аналогично, после чего начать предъявлять претензии к кадровикам).
Поэтому, работодателю имеет смысл использовать документ Т-5а не в исходном унифицированном виде, а немного доработанную — к примеру, с добавленным столбцом «Причина перевода» в таблице.
Кроме того, документ может быть дополнен и иными графами (таблица — столбцами) — показывающими, к примеру:
- график работы на новом месте — если он отличается от того, что характеризует текущую должность (должности);
- наименование документа, на основании которого производится перевод.
Чем более детальным будет приказ (особенно в тех случаях, если перевод связан с изменением существенных условия трудового договора), тем меньше вероятности появления у Трудинспекции вопросов к работодателю.
При наличии возможности дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами недопустимо удалять из этих форм какие-либо из имеющихся частей (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 № 20).
Так, если кадровику захочется модифицировать форму для дифференцированного отражения вида перевода (поскольку очень даже может быть, что даже при общности характеристик должностей одни работники переводятся постоянно, а другие — временно), то сделать это не получится, поскольку удалять столбец «Вид перевода» или менять его по структуре — так, чтобы она значительно отклонялась от изначальной, нельзя.
Скачать образец заполнения формы Т-5а в 2022 году.