Отпуск

Срок хранения заявлений на отпуск 2019

Заявления на отпуск имеют определенный срок хранения, регламентированный нормативно-правовыми актами РФ. При несоблюдении правил хранения этих документов к работодателю могут применяться штрафные санкции.

Всегда ли надо оформлять заявление на отпуск?

Если ежегодный отпуск предоставляется согласно графику отпусков, составленному на год, заявление не нужно. Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком, утвержденным руководством (ст. 123 ТК РФ). При этом график является обязательным и для работодателя, и для работников.

Однако заявление на отпуск нужно писать, если:

  • работник просит разрешить ежегодный отпуск в период, отличный от того, который был запланирован графиком;
  • работник устроился в организацию после того, как был составлен и утвержден график, и просит предоставить отпуск по истечении 6 месяцев работы;
  • работник отработал меньше 6 месяцев, то есть просит предоставить отпуск авансом.

Заявление на отпуск может быть написано от руки или напечатано на компьютере, главное — в нем должны быть дата составления документа и подпись сотрудника. Заявление пишется в свободной форме с просьбой о предоставлении отпуска с начальной даты на определенное количество дней или до конечной даты.

Заявление нужно писать не только на основной ежегодный отпуск, но и на другие периоды, например, на отпуск без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебный отпуск и др.

Вам также может быть полезна статья «Писать ли заявление на отпуск в 2019 году, если есть график отпусков».

Как хранить заявления на отпуск

Некоторые специалисты хранят заявления в личном деле каждого сотрудника. С одной стороны, это удобно, поскольку вся документация по человеку хранится в одном месте, и в случае необходимости ее не нужно искать.

С другой стороны, у кадровиков могут возникнуть определенные трудности при обработке информации, когда необходимо сдавать личные дела по выбывшим сотрудникам в архив, поскольку в них не должны содержаться заявления на отпуск. Кроме того, если сотрудник работает длительное время, в его личном деле может скопиться довольно много разных заявлений, и не только на отпуск.

Целесообразно все заявления персонала на отпуск хранить в одной папке с обязательной их регистрацией в журнале регистрации документов по отпускам. При этом нужно разделить заявления по видам отпусков, а также по годам, если в одной папке хранятся документы за период больше года.

Сроки хранения заявлений на отпуск

Правила хранения заявлений на отпуск установлены нормативно-правовыми актами:

  • Законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ,
  • Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526,
  • Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Организации имеют возможность установить свои правила обработки и хранения кадровой документации, в том числе и заявлений на отпуск. Их необходимо зафиксировать в локальных НПА компании. Кроме того, они не должны противоречить действующему законодательству РФ.

Заявления на отпуск относятся к документам по личному составу, а потому они должны храниться не менее 5 лет. Однако если локальными актами компании установлено, что эти заявления включаются в личные дела сотрудников, то тогда срок их хранения составляет 75 лет (если дата создания документа до 2003 года) или 50 лет (если дата создания документа с 2003 года).

Заявления, касающиеся специфических условий трудовой деятельности, например, при работе во вредных или опасных условиях, необходимо хранить 50 или 75 лет в зависимости от года создания документа.

О сроках хранения графика отпусков см. в этой статье.

Ответственность за нарушение сроков хранения заявлений на отпуск

Организация имеет право увеличить срок хранения заявлений на отпуск, о чем нужно указать в локальной документации компании. Нарушение правил и сроков хранения этих документов в соответствии с КоАП РФ предусматривает административную ответственность:

  • при нарушении норм трудового законодательства: предупреждение или штраф 1 000-5 000 руб. на должностных лиц и ИП, 30 000-50 000 руб. на юрлиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
  • при нарушении правил хранения документов: предупреждение или штраф 300-500 руб. на должностных лиц (ст. 13.20 КоАП РФ);
  • при неисполнении обязанности по хранению документов: штраф 2 500-5 000 руб. на должностных лиц и 200-300 тыс. руб. на юрлиц (ст. 13.25 КоАП РФ).

О штрафах за непредоставление отпуска более 2 лет подряд читайте в этой статье.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Теги: #2019 #время отдыха #заявление #отпуск #сроки

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Загрузка…
Комментарии