Сроки сдачи 2-НДФЛ в 2019 году

Налоговый агент обязан своевременно предоставлять справки 2-НДФЛ: как в ФНС, так и наемным работникам. Иначе — неизбежны неприятные санкции.

В какие сроки сдаются справки?

Справка 2-НДФЛ — это не один, а фактически три документа, каждый из которых предоставляется получателю в отдельные сроки.

Речь идет о следующих документах:

Эта разновидность справки (условно ее можно считать «базовой») предоставляется в ФНС во всех случаях, когда налоговый агент в отчетном году выплатил в пользу тех или иных лиц доходы, облагаемые НДФЛ.

При этом, не имеет значения:

• был ли удержан с таких доходов НДФЛ;
• применялся ли вычет по таким доходам (сведения о вычетах приводятся в самой справке);
• были ли доходы выплачены фактически «на руки» или они признаны только «по документам» (например, как зарплата, начисленная в сроки, предусмотренные трудовым договором, но не выплаченная фактически — то есть, задержанная).

Данная справка 2-НДФЛ за 2018 год сдается до 1 апреля 2019 года.

Эта разновидность справки предоставляется в ФНС налоговым агентом, если он не смог к моменту наступления крайнего срока сдачи такой справки удержать НДФЛ с доходов, выплаченных физлицу в отчетном году. Условно такую 2-НДФЛ можно считать справкой «по не удержанному налогу». 

Такая справка 2-НДФЛ за 2018 год сдается до 1 марта 2019 года.

Обе разновидности справки составляются по одной и той же форме, утвержденной Приложением № 1 к Приказу ФНС России от  02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. По содержанию в общем случае они будут одинаковыми.

Гарантированное различие между ними будет заключаться в том, что:

• в «базовой» справке, сдаваемой до 1 апреля, на первой странице (на Титульном листе) в поле «Признак» будет стоять цифра 1;
• в справке по «не удержанному налогу», сдаваемой до 1 марта, в поле «Признак» будет стоять цифра 2.

Таким образом, показывать в справке с признаком 2 только те доходы, по которым НДФЛ не удержан, не следует: нужно отражать все доходы, как в справке с признаком 1.

При этом, нужно иметь в виду следующее.

Если в период между 1 января и 1 марта работодатель удержит НДФЛ с прошлогодних доходов физлица, то справку с признаком 2 сдавать не надо. Все удержания будут показаны в «базовой» справке. Это следует из письма ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@.

Если удержание НДФЛ с прошлогодних доходов физлица произойдет между 1 марта и 1 апреля (когда справка по «не удержанному налогу» уже сдана налоговикам), то в ФНС нужно сразу же отправить аннулирующую справку (код корректировки — 99) с признаком 2. Если налоговый агент удержит НДФЛ по прошлогодним доходам после 1 апреля, нужно направить налоговикам корректировочную справку с признаком 1 — в которой НДФЛ, изначально отраженный в первичной справке как не удержанный, будет показан как удержанный. Это следует из письма ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283.

Справка 2-НДФЛ не должна содержать никаких ошибок. Любую из них ФНС вправе трактовать как предоставление неверных сведений — и оштрафовать налогового агента на 500 рублей за каждую справку с ошибками (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Избежать штрафа можно, если прислать в ФНС корректировочную 2-НДФЛ в срок до момента, когда налоговики сами найдут ошибку. То есть — как можно быстрее.

Такая разновидность 2-НДФЛ заполняется по отдельной форме — утвержденной Приложением № 5 к Приказу № ММВ-7-11/566@.

Срок выдачи справки работнику:

• если он в данный момент работает — 3 дня с момента получения запроса (ст. 62 ТК РФ);
• если он увольняется — в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ).

Если налоговый агент справку 2-НДФЛ в установленный законом срок не выдаст, его ждут строгие санкции.

Что будет при невыдаче справки в срок? 

Получатель справки 2-НДФЛ в первых двух рассмотренных нами разновидностях — ФНС. Если налоговики в установленные сроки справки не получат, то оштрафуют налогового агента на 200 рублей за каждую непредставленную справку.

Такой небольшой, на первый взгляд, штраф может вылиться в огромные суммы. Так, если в фирме работает 1 000 работников, и по всем просрочена сдача справок, то штраф составит 200 000 рублей.

Получатель справки в третьей разновидности — работник. С одной стороны, федеральным законодательством в отношении работодателя не определено прямых санкций за невыдачу 2-НДФЛ работнику по запросу. С другой стороны, работник вправе:

1. Пожаловаться на работодателя в трудинспекцию, которая совершенно обоснованно вменит налоговому агенту невыполнение норм трудового законодательства и оштрафует его (ст. 5.27 КоАП РФ):

• на 30-50 тыс. рублей (если работодатель — юрлицо);
• на 1-5 тыс. рублей (если работодатель — ИП).

Кроме того, на 1-5 тыс. рублей отдельно может быть оштрафован генеральный директор организации-работодателя.

При повторной невыдаче справки 2-НДФЛ наказание еще жестче:

• штраф в 50-70 тыс. рублей на юрлицо;
• штраф в 10-20 тыс. рублей на ИП.
• штраф в 10-20 тыс. рублей на гендиректора (либо запрет на занятие этой должности на 1-3 года).

2. Взыскать с работодателя убытки, связанные с неполучением 2-НДФЛ вовремя.

Например — если работнику не выдали кредит на выгодных условиях, действовавших до определенного числа, только из-за того, что он не смог подтвердить доход. Конечно, принятие судом решения в пользу истца в данном случае — лишь вероятностное. Но эта вероятность далеко не минимальна.

Резюмируем факты: таблица сроков сдачи справки 2-НДФЛ

Прочитать, как заполняется 2-НДФЛ за 2018 год, и увидеть образец оформления справки вы можете в этой статье.