Есть много кадровых документов, заполнение которых — чистая формальность («издал и забыл»). График отпусков — яркий пример их антипода. Работодателю противопоказано забывать не только о необходимости его составления, но и о регулярности его актуализации, к которой следует подходить очень внимательно.
Зачем нужен график отпусков?
Составление графика отпусков для работодателя прямо предписывается законом (ст. 123 ТК РФ). Если его не составить, то Трудинспекция, узнав об этом, применит к работодателю санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
Составлять график нужно ежегодно. Причем, к началу каждого года (если точнее — не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года) график должен быть утвержден. На практике его ввод в действие, как правило, осуществляется в декабре. При необходимости в течение года, на который график утвержден, производится корректировка (дополнение) данного документа. Далее мы рассмотрим распространенные ее сценарии.
Документ, не считая самого факта его обязательности, безусловно, полезен работодателю — поскольку позволяет сориентироваться в последовательности выхода людей на отдых (и возвращения), а также не просрочить выполнение прочих предусмотренных ТК РФ обязательств по документированию такого выхода.
В их числе:
- информирование работника о предстоящем выходе в отпуск (не позднее, чем за 2 недели до его начала по графику);
- издание приказа на отпуск;
- выплата отпускных (не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска).
Общераспространено составление графика отпусков по унифицированной форме № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ознакомимся со спецификой его применения и заполнения подробнее.
Применение графика отпусков формы Т-7: нюансы
Само по себе содержание граф, предусмотренных формой Т-7, довольно логично и особых проблем с определением типов сведений, которые подлежат отражению в документе, возникать не должно. Вместе с тем, при его заполнении полезно обратить внимание на следующие нюансы:
- В первоначально утверждаемом графике (в котором, фактически, только запланирована последовательность выхода людей в отпуска) заполняются графы с 1-6 документа. Данные по графам 7, 8 и 9, таким образом, сразу не указываются — но вписываются в документ по мере ухода людей в отпуск и возвращении оттуда (а также в установленном порядке корректируются — об этом чуть позже). Конкретно графа 7 заполняется сразу после выхода человека на работу. Причем, фактического: не нужно спешить с ее заполнением, даже если сотрудник ушел в отпуск по графику.
Важно в графе № 2 приводить наименования должностей точно так, как они звучат в штатном расписании (его составлять тоже обязательно, без него вообще нельзя нанимать людей на работу).
- Если отпуск, изначально запланированный на определенную дату, переносится, то графе 8 показываются и фактическая причина переноса, и документ, на основании которых переносится отпуск. Таким документом может быть заявление работника — если перенос инициирован им, либо приказ работодателя.
- В форме Т-7 не предусмотрено граф для сбора подписей работников, удостоверяющих ознакомление с документом. Но эту графу работодатель может включить в состав бланка сам, удостоверив его корректировку отдельным приказом. Можно поступить иначе — сформировав отдельный лист ознакомления с графиком отпусков, с указанием всех его реквизитов, и собрав подписи работников на нем.
- В графе 10 отражаются 4 основных события: непредоставление отпуска; отзыв из отпуска; перенос отпуска на следующий год; продление отпуска. В графе приводятся причина и документальные основания указанных событий. Если у кого-либо из работников отпуск сдвигается или отменяется, то по факту отражения в графике сведений об этом он может поставить свою подпись — удостоверяющую ознакомление с переносом отпуска, в графе «Примечания». В этом случае других работников — у которых график не изменился — можно не беспокоить по поводу согласования графика.
- Если работники фирмы состоят в профсоюзе, график необходимо согласовать с ним и по факту согласования вписать реквизиты решения профсоюза в графу «Мнение выборного профсоюзного органа». А если нет, то имеет смысл, опять же, доработать форму, включив в нее — рядом с указанной профсоюзной графой — пустую строку, в которой указывать, что профсоюзная организация не создана.
- Сотрудник, ознакомившийся с графиком, вправе выйти в отпуск без получения от работодателя каких-либо дополнительных уведомлений и разрешений. Но это не освобождает работодателя от обязанности уведомлять человека о выходе в отпуск не позднее, чем за 2 недели до его начала (в самом общем случае такое уведомление производится с помощью приказа по форме Т-6 или Т-6а).
Рекомендуется каждый год, в конце декабря, сверять исполненный к тому моменту по большей части график отпусков с реальными фактами о выходе и возвращении работников из отпуска, поскольку бывают расхождения. По графику нужно отслеживать, выходили ли работники отдыхать тогда, когда им это полагается (отгуливали ли положенное). Поскольку, если выяснится, что не отгуливали, то Трудинспекция применит санкции.
Если работодатель — организация, и ведет бухучет, то график поможет (и должен обязательно использоваться в этих целях) корректно отражать данные по резерву отпусков. Как и, безусловно, составить график на следующий год — в который попадут не использованные дни отпусков в текущем году.
Скачать бланк графика отпусков формы Т-7, актуальный в 2019 году.
Что не попадает в график отпусков
В график не включаются отпуска:
- Подлежащие компенсации в качестве не использованных. Например, если срок действия трудового договора короткий, и по нему в принципе не положено отпуска. Либо — если ближайший отпуск работника полагается (в то время как работодателем и работником не оговорено иного) в году, по которому еще не составлен график, а сам работник увольняется до начала этого года.
- Учебные.
В графике подлежат отражению только основные и дополнительные отпуска, в том числе удлиненные, что установлены для различных категорий работников — например, учителей.
Составить график — полдела. Важно поддерживать его актуальное состояние, в том числе — производя своевременное исправление (и дополнение) сведений, что отражены в документе.
Как производится корректировка графика Т-7
Общее правило для процедуры корректировки сведений в графике (если требуется замена тех, что уже туда вписаны): старые зачеркиваются, рядом — пишутся новые. Также указывается дата корректировки, подпись и ФИО работника, который исправляет запись. Собственно, это общее правило для процедуры изменения любой первички, установленное ст. 9 Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Если говорить о примерах типичных сценариев исправления (дополнения) графика отпусков, можно выделить следующие:
| Основание | Необходимые корректировки |
| Работник по своей инициативе, направив работодателю заявление, просит перенести отпуск | В текущем графике отпусков указываются:
|
| Работодатель просит перенести отпуск |
Не исключено, что отпуск будет перенесен на следующий год и потому будет фактически исключен из графика. Тогда формулировка об этом вписывается в графу 10 и одновременно приводятся реквизиты согласия работника на отказ от отпуска в текущем году (и перенос на следующий год). |
| Сотрудника отзывают из отпуска |
|
| Отпуск переносится или продлевается из-за болезни работника | В случае переноса необходимо:
В случае продления:
|
| Сотрудник увольняется, при этом не отгуливает те дни отпуска, что показаны в графике | В графе 10 указывается, что сотрудник прекратил трудовые отношения с компанией, показывается дата увольнения. Графы 7, 8 и 9 не заполняются |
Скачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7.