Среднесписочная численность сотрудников — это относительный показатель, отражающий не только фактическое количество работников предприятия на определенную дату (например, отчетную), но и изменения в численности, которые произошли за период. Как ее посчитать, куда и когда подавать информацию и зачем это вообще нужно — расскажем в этой статье.
Зачем считать среднесписочную численность работников?
Существование любого бизнеса требует анализа и оценки его результатов. Кроме того, существование подавляющего большинства бизнесов требует привлечения наемного труда.
С этой точки зрения, анализировать такие показатели, как производительность труда, среднюю зарплату, коэффициенты трудоемкости, эффективность работы и т. п. следует за взятый для анализа период (месяц, квартал, год). Данные о работниках, представленные только на начало и конец периода, дают мало информации.
Например, на производственном предприятии на начало года было 100 человек, а на конец года стало 50. Это хорошо или плохо для предприятия? Непонятно. Такие показатели численности могут означать и то, что дела идут совсем плохо, и люди вынуждены массово увольняться, и то, что предприятие модернизировало производственные мощности, разработало уникальные технологии и теперь для обслуживания производственного процесса нужно небольшое число работников, но с высокой квалификацией.
Среднесписочная численность как раз и является подходящим показателем для проведения такого анализа. Кстати, по этой же причине в контролирующие органы подаются сведения именно о среднесписочной численности. Ведь и статистика, и налоговики, и фонды делают аналитику, каждый применительно к своим нуждам.
Кроме того, от показателя среднесписочной численности зависит и то, каким образом сдавать другие отчеты (бумажные или только электронные). А также зависит возможность применения налоговых спецрежимов.
Куда и когда сдавать отчет о среднесписочной численности?
Отдельный отчет о среднесписочной нужно ежегодно сдавать в налоговую. Крайний срок подачи данных за предыдущий год для действующих компаний и ИП с работниками — 20 января текущего года (п. 3 ст. 80 НК РФ). Например, сведения за 2018 год нужно подать до 21.01.2019 включительно. Крайний срок сдачи перенесен на 21.01.2019, т. к. 20.01.2018 выпадает на воскресенье.
Если юрлицо создано в течение года, то подать сведения по среднесписочной оно должно не позднее 20 числа месяца, следующего за датой создания. Аналогичное требование предъявляется к реорганизованным юрлицам. Они сообщают в ИФНС о численности до 20-го числа месяца, следующего за месяцем реорганизации.
У вновь зарегистрированных ИП обязанность сдавать сведения в году регистрации отсутствует.
Среднесписочная численность за отчетный период в обязательном порядке указывается на титульном листе формы 4-ФСС, подаваемой в Соцстрах (даже в нулевой).
Подробнее о нюансах и сроках сдачи формы 4-ФСС узнайте из нашей статьи.
При этом вычисление показателя среднесписочной для налоговиков и для Соцстраха имеет некоторые отличия. Разберем их далее.
Общие правила расчета среднесписочной численности работников
Шаг 1
Подготовьте сведения о персонале за тот период, за который собираетесь высчитать среднесписочную.
Вам нужно понять:
- сколько у вас было работников по трудовым договорам в каждом месяце (внешних совместителей, ГПХ, при этом люди в учебных и декретных отпусках не учитываются);
- сколько человек отработали месяц полностью, а сколько частично (например, увольнялись);
- кто из ваших работников работал неполный день и сколько часов отработал.
Шаг 2
Выберите всех работников, кто числится у вас с полным рабочим днем. Рассчитайте по ним показатель:
Обратите внимание: формула является достаточно универсальной, т. к. учитывает возможное изменение количества работников в течение месяца (если кто-то вновь устроился или уволился).
Шаг 3
Разберитесь с теми, кто работает неполный день.
Для этого:
- Вычислите, сколько всего часов отработали те, кто занят на неполную ставку. Это можно сделать по формуле:
Отработанные часы = Норма часов по неполной ставке * Количество отработанных дней
- Рассчитайте среднесписочную по этим работникам за каждый месяц, когда они у вас были.
Шаг 4
Посчитайте итоговый показатель среднесписочной численности (ССЧ):
- Сложите ССЧ сотрудников с полным рабочим днем и неполной ставкой за каждый месяц периода. Результат округлите до целого числа.
- Разделите получившееся значение на количество месяцев в периоде. Снова округлите до целого числа.
Как посчитать среднесписочную численность для налоговой?
В ИФНС следует подавать данные по тем работникам, кто так или иначе находится в штате работодателя. При этом в расчет они входят вне зависимости от факта нахождения на рабочем месте. Работники могут отсутствовать по причине болезни, отпуска, в связи с исполнением государственных обязанностей. При включении в состав численности учитываются все лица с сохранением средней заработной платы. Не подлежат учету в среднесписочной для налоговой только отдельные категории лиц.
| Включаются в расчет | Исключаются из расчета |
| Наемные работники, принятые на постоянную, временную или сезонную работу по трудовому договору | Лица, с которыми заключены договора ГПХ |
| Внутренние совместители | Внешние совместители |
| Работники на «обычных» больничных | Лица, находящиеся в отпуске по БиР и по уходу за ребенком
|
| Работники на испытательном сроке, предусмотренном трудовым договором | Ученики, с которыми оформлен ученический договор (даже с оплатой в периоде обучения) |
| Работники в «обычных» отпусках | Лица, которым предоставлен учебный отпуск без оплаты |
Не забудьте, что для остальных налоговых расчетов (например, для права применять спецрежим или сдавать отчеты на бумаге) будет применяться та ССЧ, которую вы задекларировали в налоговой.
Как посчитать среднесписочную численность для ФСС?
В отличие от налоговиков, страхователи в ФСС хотят видеть в составе ССЧ всех сотрудников, которым вы выплатили облагаемые взносами доходы в периоде расчета. Для этого к показателю, который рассчитали для налоговиков, прибавьте всех исключенных лиц (по таблице из предыдущего раздела), которым в периоде делались выплаты, облагаемые взносами в ФСС.
Пример расчета среднесписочной за 2018 год
Бухгалтер ООО «Карусель» подготовил такие данные по сотрудникам за год:
|
Месяц/Показатель |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Работники по трудовым договорам с полной ставкой | 10 | 9 | 9 | 9 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 |
| Работники, трудившиеся на полставки | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | |||||||
| Внешние совместители | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
С 1 февраля по 30 апреля один из постоянных работников находился в учебном отпуске без оплаты. В сезон нанимали дополнительных работников — всех на полные месяцы .
В ИФНС ООО «Карусель» подаст такие данные за год:
- ССЧ полный день
январь = (10 * 31) / 31 = 10;
февраль = (9 * 28) / 28 = 9
и далее аналогично.
Результаты сгруппируем в таблице:
|
Месяц/Показатель |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| ССЧ полный день | 10 | 9 | 9 | 9 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 |
| ССЧ полставки | ||||||||||||
| Итого ССЧ по месяцам |
- ССЧ полставки
Отработанное время:
май: 4 * 3 * 20 = 240 часов
июнь: 4 * 3 * 20 = 240 часов
июль: 4 *3 * 22 = 264 часов
август: 4 * 3 * 23 = 276 часов
сентябрь: 4 * 3 * 20 = 240 часов
ССЧ полставки май: 240 / (8 * 20) = 1,5
ССЧ полставки июнь: 240 / (8 * 20) = 1,5
ССЧ полставки июль: 264 / (8 * 22) = 1,5
И так далее до сентября.
Дополним нашу таблицу новыми показателями:
|
Месяц/Показатель |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| ССЧ полный день | 10 | 9 | 9 | 9 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 |
| ССЧ полставки | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | ||||||
| Итого ССЧ по месяцам | 10 | 9 | 9 | 9 | 11,5 | 11,5 | 11,5 | 11,5 | 11,5 | 11,5 | 10 | 10 |
Среднесписочная численность за 2018 год, которую ООО «Карусель» поставит в отчет для налоговой, будет равна:
(10 * 3 + 9 * 3 + 11,5 * 6) / 12 = 10,5 = 11 (с округлением до целых).
Чтобы указать ССЧ в титульном листе 4-ФСС, бухгалтеру ООО «Карусель» придется провести дополнительные действия: включить в расчет внешнего совместителя, которому платилась зарплата по которой начислялись взносы в ФСС.
Допустим, что он работает тоже на полставки:
|
Месяц/Показатель |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| ССЧ полный день | 10 | 9 | 9 | 9 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 |
| ССЧ полставки | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 | ||||||
| ССЧ внешние совместители | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | 0,5 | |||||
| Итого ССЧ по месяцам | 10 | 9 | 9 | 9 | 11,5 | 12 | 12 | 12 | 12 | 12 | 10,5 | 10,5 |
В отчет для ФСС пойдет показатель:
ССЧ = (10 + 9 * 3 + 11,5 + 12 * 5 + 10,5 * 2)= 129,5 = 130 (с округлением до целых).
130/12 = 10,83 = 11 (тоже с округлением).
Как видим, округленные значения ССЧ совпали, но при значительном количестве внешников или договоров ГПХ, могут и не совпадать.
Подведем итоги
Среднесписочная численность — многофункциональный показатель, отражающий динамику кадровых изменений в периоде, за который она рассчитывается. Показатель ССЧ включается в несколько видов отчетов, подаваемых в контролирующие органы. Причем в зависимости от адресата отчета, включаемые в расчет показатели могут отличаться.